دليل إجراءات المشتريات

الخاص بمؤسسة التنمية المستدامة

2020

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

النسخة

التاريخ

إعداد

مراجعة

تحقق

موافقة

1.0

21 يونيو 2020

مروان العريقي

معاذ حبيب

أمل قايد

اسيا المشرقي

المسمى الوظيفي / التوقيع

الاستشاري

مدير المشتريات

نائب المدير التنفيذي

المدير التنفيذي


 

المحتويات



1.    مقدمة:

هذا الدليل هو دليل إرشادي يقدم نظرة عامة على الإجراءات التي تنطبق على شراء جميع السلع والأعمال والخدمات في سياق اللوجستيات/العمليات التابعة لمؤسسة التنمية المستدامة. وبالإضافة إلى ذلك، يتضمن هذا الدليل معلومات ووثائق/نماذج مستخدمة وفقا لإجراءات محددة.

 

 

2.    النطاق

يسري هذا الإجراء على جميع أنشطة الشراء المتعلقة بالسلع والأعمال والخدمات ابتداء من تحديد المتطلبات وانتهاء بإصدار الالتزام الرسمي.

المراحل التي تم تغطيتها هي:

 

         تخطيط المشتريات

         البدء بالطلب;

         تحديد مقدمي العطاءات/الموردين المحتملين؛

         إعداد وإطلاق الدعوة لتقديم العطاءات؛

         استلام وفتح مظاريف العطاءات

         تقييم مستندات العطاءات؛

         إرساء (منح) العقود؛

         إصدار وثائق العقود وتنفيذها؛

         تعديل العقود؛

         التسليم؛

         إجراءات السداد

         التواصل مع الموردين

 

 

تختلف إجراءات عملية الشراء استنادا إلى المبلغ المخصص من الأموال في الميزانية.

وعلى جميع الأشخاص داخل المؤسسة المشاركين في أنشطة الشراء (تحديدا البدء في طلب الشراء وإعداد المناقصة وصولا إلى الإرساء) أن يكونوا على علم بما يلي:

         الإجراءات اللازمة التي يتعين اتخاذها وتوقيت هذه الإجراءات؛

         المستندات المتاحة، والنماذج والتوثيق الذي يتعين إعداده على أساس مخصص لكل على حده؛

         المتطلبات المتعلقة بإعلام الآخرين والتفاعل معهم.


 

3.    التعاريف

 

المؤسسة: تشير إلى مؤسسة التنمية المستدامة (SDF).

 

مقدم الطلب(طالب الخدمة): الشخص المخول بطلب شراء سلع أو أعمال أو خدمات لبرنامج أو مشروع.

مختص المشتريات: الشخص المخول للقيام بجميع أنشطة الشراء وفقا للإجراءات المنصوص عليها في هذا الدليل.

المورد/المقاول: شركة أو منظمة أو مؤسسة أو كيان قانوني آخر قد يقوم بتوريد سلع أو أعمال أو خدمات للمؤسسة بموجب أحكام هذا الدليل.

العطاء: عرض مقدم استجابة لدعوة رسمية لتوريد سلع أو أعمال أو خدمات تلبي مواصفات محددة بعينها.

العرض: عرض سعر أو عطاء مقدم من قبل مورد.

 

العقد: اتفاقية ملزمة قانوناً بين المؤسسة والمورد، والتي تنص على توريد السلع و/ أو أداء الأعمال أو الخدمات للمؤسسة بحسب الشروط والاحكام الواردة فيها.

وثائق العطاءات: تتكون من الوثائق اللازمة لوصف متطلبات إجراءات الشراء بصورة كاملة، وكذلك الإجراءات والتعليمات لمقدمي العروض لتقديم عطاءاتهم.

الشراء المباشر: هو طلب الشراء في ظروف معينة ويخضع للمراجعة والموافقة المناسبين، مباشرة مع مورِّد واحد عندما لا تفي إجراءات المناقصة التنافسية بمصالح المؤسسة وأهدافها بكفاءة وفعالية. و إذا كانت القيمة المقدرة تزيد عن 500 دولار أمريكي، فيجب على مقدم الطلب تقديم نموذج تنازل معتمد.

طلب عروض أسعار: هو طلب يقدم إلى المورد للحصول على السعر الذي تتوفر به السلع أو الخدمات (عرض السعر)، ويستخدم في شراء سلع أو خدمات بسيطة ذات مواصفات قياسية أو محددة بوضوح.

الدعوة لتقديم العطاءات: هي دعوة رسمية من المؤسسة للمورد/المقاول لتقديم عطاء رسمي وفقًا لإجراء محدد من المؤسسة لتوريد السلع أو الأعمال أو الخدمات التي تستوفي المواصفات المطلوبة.

عملية الشراء: هو اجراء يبدأ به مقدم الطلب بغرض الإيفاء بمتطلبات المؤسسة من السلع أو الأعمال أو الخدمات، فضلا عن سلسلة من الأنشطة التي تهدف إلى أن ينتج عنها تعهدا ملزم قانوناً تدخل فيه المؤسسة لشراء سلع أو عقد لأعمال أو خدمات بموجب أحكام هذا الدليل.

 

طريقة الشراء: هي الطريقة التي تتبعها المؤسسة لتوريد السلع/ الخدمات للمؤسسة ومعالجتها.

اتفاقيات طويلة الأجل: هي الاتفاقية مع مورد لتوفير سلع و / أو خدمات محددة بسعر ثابت على مدى فترة زمنية محددة. ويتم اختيار الموردين من قائمة الموردين المعتمدين والمؤهلين مع المؤسسة بعد اتباع إجراءات الشراء معهم.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.    المسؤوليات

مسؤول/مساعد المشتريات (مختص المشتريات): المسؤول عن جميع عمليات الشراء من استلام طلب الشراء حتى توقيع العقود مع المورد.

مدير المشتريات: المسؤول عن مراجعة إجراءات الشراء والمستندات والتحقق منها، والتأكد من توافقها مع إجراءات وعمليات الشراء الخاصة بالمؤسسة المنصوص عليها في هذا الدليل.

مدير المشروع/الإدارة (مقدم الطلب): المسؤول عن تخطيط واصدار طلب الشراء والشروع فيه من خلال نموذج طلب الشراء وتحديد الاحتياجات والمواصفات السلع أو الأعمال أو الخدمات المطلوبة. وهو مسؤول أيضا عن الإشراف على التقييم الفني للعطاءات وتقديم تقرير عن التقييم التقني. وعلاوة على ذلك، يعتبر مدير المشروع/الإدارة المسؤول عن تنفيذ العقد عند توقيعه من كلا الطرفين.

المدير التنفيذي: يقوم بالموافقة والتوقيع على عملية الشراء من خلال النماذج المعتمدة في هذا الدليل بحسب الاحتياج، بما في ذلك السماح بتجاوز إجراءات طرق الشراء لهذا الدليل بما يخدم مصلحة المؤسسة.

لجنة فتح مظاريف العطاءات: تتكون من ثلاثة أعضاء على الأقل، بقرار من المدير التنفيذي. وتتمثل مسؤوليتها في فتح وفحص مستندات العطاءات المقدمة، وتسليم العرض الفني إلى لجنة التقييم الفني، مع حفظ الملفات المالية مغلقة في مكان آمن في إدارة المشتريات.

لجنة التقييم الفني: تتكون من ثلاثة أعضاء على الأقل بقرار من المدير التنفيذي. وتتمثل مسؤوليتها في دراسة وتقييم العروض الفنية، وتقديم تقرير التقييم الفني بشأنها إلى إدارة المشتريات.

لجنة الاستلام والفحص: تشكل لجنة بقرار من المدير التنفيذي، تتكون من ثلاثة أعضاء على الأقل، بمن فيهم عضو من الإدارة المعنية. وتتمثل مسؤوليتها في التحقق من الكميات ومواصفات الأصناف الموردة والتأكد من أن الأصناف سليمة وخالية من أي عيوب و ان الاعمال المنفذة لا تحتوي على اي جوانب قصور.


 

5.    تخطيط المشتريات

لدعم أنشطة الشراء، يقدم مدير المشروع/الإدارة (مقدم الطلب) خطة مشتريات ربع سنوية لأنشطة الشراء التي ستكون بمثابة الأساس لطلبات عمليات الشراء.

وتشمل خطة الشراء بيان السلع و/أو الخدمات المطلوب شراؤها مع كمياتها، إلى جانب الميزانية التقديرية والجدول الزمني وموقع المشروع.

وفي حالة عدم وجود معلومات عن القيمة التقديرية و/أو توافر السلع في السوق، ينبغي أن تقوم وحدة المشتريات بعملية طلب المعلومات لجمع المعلومات المطلوبة. ويعد إشراك فريق المشتريات في تخطيط المشتريات للمشروع أمر أساسي لضمان التنفيذ الفعال للمشروع.

ويتعين على مدير المشروع أن يتأكد من أنه/ أنها قد أشرك وحدة المشتريات قدر الإمكان عند إعداد مقترح مشروع جديد، لا سيما عندما تكون هناك أنشطة تتطلب اتخاذ إجراءات شراء معينة كجزء من تنفيذ المشروع.

وفي مرحلة مشتريات المشاريع، سيشمل دور فريق المشتريات على ما يلي، على سبيل المثال لا الحصر:

         التأكد من توفر المستلزمات اللازمة في السوق.

         التأكد من أن التسعير وتوقيت التسليم للمستلزمات المنصوص عليها في المقترح واقعية. ويتم تنفيذ هذه الخطوة بالتنسيق مع إدارة المشتريات.

         التأكد من الالتزام بإجراءات المشتريات.

 

توضح خطة المشتريات أنشطة الشراء اللازمة للمشروع وطريقة الشراء التي سيتم تطبيقها. ويقوم مدير المشروع بإعداد الخطة بمساعدة ودعم من مساعد المشروع ان لزم، والتي يقوم مدير البرنامج بمراجعتها وإقرارها.


 

6.    بدء إجراءات طلب الشراء:

عندما يحدد مدير المشروع/الإدارة (مقدم الطلب) الحاجة إلى سلع وأعمال و/أو خدمات، يتم إصدار نموذج طلب شراء رسمي الذي يحدد بدقة السلع و/أو الخدمات المطلوبة ورفعه إلى مدير المشتريات للمراجعة والتنفيذ، إلى جانب أي مواصفات ووثائق أخرى ذات صلة تصف بوضوح ما يلي:

         متطلبات النطاق الفني بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر الشروط والمواصفات والكميات المطلوبة وشروط التسليم (الموقع والمواعيد النهائية... الخ)

         متطلبات الجدول الزمني الأولي والمدة

         الميزانية المخصصة لطلب الشراء

         استراتيجية التسعير (سعر الوحدة، المبلغ دفعة واحدة... الخ)

         استراتيجية السداد وشروطه.

         قائمة مقدمي العروض المقترحين إن وجدت

 

سيقوم مدير المشتريات بمراجعة طلب الشراء وتقييم المستندات المقدمة وطلب توضيحات أو معلومات إضافية من مقدم الطلب إذا لزم الأمر. ثم يقوم بإسناد الطلب إلى مسؤول المشتريات بعد الحصول على الموافقة من الأطراف ذات الصلة المذكورة في نموذج طلب الشراء.

 

 

حالات الطوارئ والاستثناءات:

 

في حالة الطوارئ والحالة التشغيلية الاستثنائية التي تكون فيها الاستجابة العاجلة مطلوبة لتقديم المساعدة الطارئة من خلال الشراء المباشر لما يزيد عن 500 دولار أمريكي أو من خلال استخدام طريقة شراء مختلفة عن ماهو محدد في اجراء الشراء، على مقدم الطلب تقديم نموذج (Waiver Form) يحدد فيه طريقة الشراء او المورد المقترح، متضمنا تبريرا لذلك و الذي يجب أن يوافق عليه المدير التنفيذي.

 

الخطة الزمنية لتنفيذ إجراءات الشراء:

 

يجب تقديم طلب الشراء في وقت مبكر بما يكفي لتوفير مهلة كافية للإيفاء بالجداول الزمنية للتسليم والتوزيع. الحد الأدنى من أيام العمل المطلوبة لتنفيذ إجراءات طلب الشراء من نقطة استلام طلب الشراء وحتى توقيع الاتفاقية مع الموردين محددة في الجدول أدناه:


 

نوع/ عملية طلب الشراء

شراء مباشر

 

طلب عرض سعر

ممارسة

مناقصة محدودة

مناقصة عامة

مراجعة طلب الشراء والموافقة عليه من قبل المدير التنفيذي

1

1

1

1

1

إعداد وثائق المناقصة

 

لا ينطبق

 

1

 

1

 

2

 

2

الاعلان عن المناقصة والموعد النهائي لتلقي العروض

 

3

 

3

 

5

 

5

 

10

فتح مظاريف العطاءات

 

 

 

 

2

 

1

1

1

1

التقييم الفني

2

3

5

التقييم المالي

1

1

2

خطاب منح (إرساء) العقد

1

1

1

1

اعداد العقد

1

1

1

1

توقيع العقد من قبل كلا الطرفين

1

1

1

1

إجمالي أيام العمل المطلوبة لتنفيذ طلب الشراء الذي يتم في المكتب الرئيسي

 

 

6

 

 

9

 

 

14

 

 

16

 

 

23

إرسال العطاءات المقدمة إلى المكتب الرئيسي

(بالنسبة للدعوة لتقديم عطاءات التي تتم في المكاتب الفرعية)

 

لا ينطبق

 

 

3

 

 

3

 

 

3

إجمالي أيام العمل المطلوبة لتنفيذ طلب الشراء الذي يتم القيام به في الفروع

 

-

 

17

 

19

 

26

 

 

 

7.    طرق الشراء والحدود الدنيا لمبالغ المشتريات:

سيتم تجهيز توريد السلع أو الخدمات للمؤسسة باستخدام إحدى طرق الشراء أدناه مع الأخذ في الاعتبار أن تكون المبالغ بالدولار الأمريكي أو ما يعادله:

 

طريقة الشراء

نطاق التكلفة بالدولار الأمريكي (أو ما يعادله)

الشراء المباشر (DP)

القيمة حتى 500 دولار أمريكي

طلب عروض الأسعار (RFQ)

القيمة من 501 دولار أمريكي حتى 5,000 دولار أمريكي.

الممارسة (LVT)

القيمة من 5,001 دولار أمريكي حتى 25,000 دولار أمريكي.

مناقصة محدودة (LT)

القيمة من 25,001 دولار أمريكي حتى 100,000 دولار أمريكي.

مناقصة عامة (PT)

القيمة التي تزيد عن 100,000 دولار أمريكي


 

8.    تحديد الموردين/مقدمي العطاءات

 

8.1    التأهيل المسبق للموردين:

لتحديد وتسجيل الموردين الذين قد يكونون في وضع يسمح لهم بتوريد السلع أو الأعمال أو الخدمات المطلوبة، وكذلك الذين يستوفون أي شروط إضافية. يجب على المورد تقديم الوثائق التالية لعملية التأهيل المسبق:

         وثائق تسجيل صالحة للكيان (الجهة).

         بطاقة ضريبية سارية.

         العقود السابقة التي تم تنفيذها مع منظمات أخرى.

         نبذة تعريفية عن الشركة.

         كتالوجات اللوازم/المعدات و/أو الخدمات التي يقوم بتوفيرها المورد/المقاول.

         أي وثائق قد تعتبر ضرورية لتعزيز عملية التأهيل المسبق (مثل دليل الجودة، شهادات الأيزو... الخ)

         استكمال تعبئة نموذج تسجيل الموردين من قبل المورد/المقاول (بالنسبة للموردين الجدد).

 

وستقوم وحدة المشتريات بتقييم الوثائق المقدمة أعلاه قبل إضافة أي مورد جديد إلى قاعدة بيانات الموردين.

ويجب أن تحتوي قاعدة بيانات الموردين على المعلومات التالية لكل مورد على حده، والتي يجب تحديثها بصورة منتظمة:

         بيانات الاسم الكامل لشركة المورد وعنوانها.

         معلومات التواصل (البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف ومسؤول الاتصال، ... الخ)

         المنتجات والمنتجات الفرعية الموردة (مثل المعدات وأنواعها)

         تصنيف المورد إلى فئات. مثل أي نوع من طلبات الشراء التي يمكن للمورد المشاركة فيها (طلبات عروض الأسعار أو المناقصة أو الجميع).

         تاريخ التسجيل في قاعدة البيانات.

         تصنيف مراتب الموردين / تقييم الخدمات السابقة / الأعمال المقدمة (إذا لزم الأمر).

 

8.2    تحديد قائمة مقدمي عروض الاسعار/العطاءات لـ (طلب عرض سعر- الممارسة - المناقصة المحدودة):

باستخدام قاعدة بيانات الموردين، يكون مختص المشتريات مسؤولا عن تحديد قائمة لمقدمي العطاءات المحتملين للتواصل معهم في كل دعوة لتقديم عروض الأسعار أو المناقصات، مع الأخذ في الاعتبار اولئك الموردون الموصي بهم من قبل مقدم طلب الشراء.

المعايير التي يتم فيها تحديد الموردين واختيارهم للمشاركة في طلب عرض سعر معين أو مناقصة هي كما يلي:

1)      القدرة على توفير السلع أو الخدمات المطلوبة بطريقة تستوفي شروط المؤسسة.

2)      تم تحديده سابقاً واختياره لتوفير سلع أو خدمات مشابهة.

3)      سبق وأن منح عروض وقام بتوريد / تسليم سلع او خدمات مماثلة بصورة مرضية.

4)      أثبت أن لديه الكفاءة الفنية والقدرة والخبرة والأداء المرضي ولديه سجلات مالية مثبتة في تعاملات سابقة مع المؤسسة.

5)      الأفضلية المحلية من حيث موقع المورد بغرض تسهيل عملية الوصول.

ملحوظة: عند تحديد عدد الموردين الذين يدعون إلى تقديم عروض أسعار أو الدخول في مناقصة، يجب على مختص المشتريات التأكد من أن لديه عدد كاف من الموردين الذين يجب دعوتهم، بهدف الحصول على ثلاثة عروض/ عطاءات كحد ادنى مؤهلة من الناحية الفنية.


 

 

 

في حالة المناقصات، عندما يستجيب موردون للدعوة لتقديم عطاءات أقل من ثلاث موردين، أو لم يكن بمقدور مختص المشتريات تحديد ثلاثة موردين على الأقل والذين هم في وضع يسمح لهم بتوفير السلع أو الأعمال أو الخدمات المطلوبة وتلبية الحد الأدنى من المتطلبات الفنية والمالية، فإنه يجب توثيق هذه الظروف باستخدام نموذج (Derogation Form) لتبرير الدعوة لعدد يقل عن ثلاثة موردين. وبعد ذلك، يتم المضي قدما في إجراءات الشراء بصورة طبيعية وبما يتوافق مع هذا الدليل.

ويكفل مدير المشتريات أن يجري اختيار قائمة الموردين بطريقة شفافة ومنصفة مع مراعاة متطلبات الشراء.

 

9.    محتويات وثائق عرض السعر/العطاء

 

9.1    يجب أن تحتوي وثائق الشراء المباشر/طلبات عروض الأسعار على ما يلي:

 

I.            وصف واضح للسلع أو الأعمال أو الخدمات المطلوبة.

II.             كميات السلع أو جدول الكميات الخاصة بالأعمال وشروط التسليم والموقع والوقت اللازم للأداء.

III.             آخر موعد لاستلام عرض السعر.

 

9.2 يجب أن تحتوي وثائق الممارسة والمناقصة المحدودة على التالي:

 

I.            خطاب دعوة رسمية لمقدمي العطاءات.

II.             وثيقة تعليمات الدخول في المناقصة لمقدمي العطاءات والتي تحتوي على الإجراءات اللازمة لتقديم العطاءات بما في ذلك الموعد النهائي لاستلام العروض.

III.             قائمة الوثائق المطلوبة الواجب تقديمها من قبل مقدمي العطاءات كجزء من عروضهم.

IV.            المواصفات الفنية والشروط (واضحة وكاملة) بخصوص السلع والاعمال أو الخدمات المطلوبة.

V.            معايير التقييم الفني (يتم طلبها من قبل طالب الخدمة وتجهيزها قبل فتح المظاريف).

VI.            كميات السلع أو جداول الكميات للأعمال وشروط التسليم والموقع والجدول الزمني للتنفيذ.

VII.            نموذج العقد والذي يحتوي على الشروط والاحكام العامة مع طلب بأن يشير المورد المدعو بقبوله بالختم على هذا النموذج كجزء من تقديمه للعرض.

 

 

9.3    يجب أن تحتوي وثائق المناقصة العامة على التالي:

 

I.            تعليمات واضحة وكاملة لمقدمي العطاءات بخصوص الإجراءات الخاصة بتقديم العروض مع أخر تاريخ لاستلام العروض.

II.             قائمة الوثائق المطلوبة الواجب تقديمها من قبل مقدمي العطاءات كجزء من عروضهم.

III.             المواصفات الفنية والشروط (واضحة وكاملة) بخصوص السلع والاعمال أو الخدمات المطلوبة.

IV.          معايير التقييم الفني (يتم طلبها من قبل طالب الخدمة وتجهيزها قبل فتح المظاريف).

V.            كميات السلع أو جداول الكميات للأعمال وشروط التسليم والموقع والجدول الزمني للأداء.

VI.            طلب كفالة بنكية أولية (ضمان عطاء).

VII.            نموذج العقد والذي يحتوي على الشروط والاحكام العامة مع طلب بأن يشير المورد المدعو بقبوله بالختم على هذا النموذج كجزء من تقديمه للعرض.

وإذا كان من الواجب الحصول على عينات من السلع المعروضة كجزء من التقييم، فيجب أن تنص وثائق المناقصة على الكمية والحجم وغيرها من المواصفات للسلع المطلوبة، وكذلك وصفا للاختبارات التي سيتم تطبيقها. ويجب ان تنص وثائق المناقصة بوضوح على أنه سيتم توفير العيانات مجانا والتي لا يتم إرجاعها في العادة، إلا إذا كان هناك طلب من المورد بإعادتها على نفقته الخاصة بحالتها "كما هي".


 

10.           إرسال طلبات عروض الأسعار/ وثائق العطاءات واستلام العروض

 

10.1                    فيما يتعلق بالشراء المباشر:

         سيقوم مختص المشتريات بإرسال مواصفات الاصناف المطلوبة باستخدام البريد الإلكتروني ( متبعا اياه بمكالمة هاتفية لإبلاغ المورد) الى المورد المحدد لطلب عرض سعر منه.

         يقر المورد باستلامه للطلب ويؤكد عزمه على الرد على الطلب.

         ويقوم المورد بتقديم عرضه عن طريق البريد الإلكتروني أو عن طريق البريد وذلك بإرساله عرض سعر مختوم قبل الموعد النهائي.

         ويؤكد مختص المشتريات استلام عرض السعر من المورد عن طريق الرد على البريد الإلكتروني الخاص بالمورد مع الاقرار بالاستلام.

 

 

10.2                    فيما يتعلق بطلبات عروض الأسعار:

         سيقوم مختص المشتريات بإرسال طلب عرض السعر مستخدما البريد الإلكتروني (متبعا اياه بمكالمة هاتفية لإبلاغ الموردون ) لجميع الموردين الذين تم اختيارهم في وقت واحد وبشكل منفصل.

         ويقوم كل مورد على حده بتقديم إقرار بالاستلام ويؤكد على عزمه على الرد على طلب عرض السعر.

         يقدم الموردون عروضهم عبر البريد الإلكتروني أو البريد وذلك بإرسالهم عروض سعر مختومة قبل الموعد النهائي.

         يقوم مختص المشتريات بتأكيد استلام عروض الأسعار من الموردين من خلال الرد على البريد الإلكتروني للموردين مع الإقرار بالاستلام.

 

 

10.3                    فيما يتعلق بالممارسات والمناقصات المحدودة:

         سيقوم مختص المشتريات بإرسال الدعوة لتقديم العطاءات جنبا إلى جنب مع وثائق المناقصة باستخدام البريد الإلكتروني (متبعا ذلك بمكالمة هاتفية لإبلاغ الموردين) إلى جميع مقدمي العروض المحتملين في وقت واحد وبشكل منفصل. ويمكن للموردين القيام بزيارة مكتب المؤسسة للحصول وثائق المناقصة في حال اقتضى الأمر ذلك.

         ويقوم كل مورد على حده بتقديم إقرار بالاستلام ويؤكد على عزمه على الرد على المشاركة في المناقصة.

         وسيكون العرض المقدم من الموردين على شكل ظرف مغلق ومختوم بالشمع الاحمر ووفقا لوثائق المناقصة على أن يتم تسليمه إلى مكتب المؤسسة عناية وحدة المشتريات قبل الموعد النهائي.

         وفي حال إذا تم القيام بطلب تقديم العطاءات في موقع آخر غير المكتب الرئيسي، سيقوم الموردون بتقديم عروضهم إلى الموقع المحدد في وثائق المناقصة، عناية وحدة المشتريات، وسيكون ممثل المؤسسة في المكتب الفرعي مسؤولا عن إرسال طرود العطاءات المستلمة إلى مدير المشتريات في المكتب الرئيسي.

         ويؤكد مختص المشتريات استلام العطاءات التي يقدمها الموردون باستخدام نموذج استلام العطاءات، التي يجب أن يحتفظ به مختص المشتريات لتسجيل جميع العطاءات الواردة.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10.4                    فيما يتعلق بالمناقصات العامة:

         سيتم الإعلان عن الدعوة للمشاركة في المناقصة العامة وطلب الموردين للمشاركة، وذلك إما عن طريق صحيفة أو موقع إلكتروني على الانترنت أو كليهما.

         يجب على الموردين الذين لديهم الرغبة في المشاركة ولم يستطيعوا ان يحصلوا على وثائق المناقصة من موقع الانترنت في الاعلان، الحضور إلى مكتب المؤسسة للحصول على هذه الوثائق بنسخة إلكترونية مثبتة على CD.

         سيكون عرض الموردين المقدم على هيئة مظروف مغلق ومختوم بالشمع الاحمر ووفقا لوثائق المناقصة على أن يتم تسليمها إلى مكتب المؤسسة عناية وحدة المشتريات قبل الموعد النهائي.

         وفي حال إذا تم إجراء الدعوة لتقديم العطاءات في موقع آخر غير المكتب الرئيسي، سيقوم الموردين بتقديم عروضهم إلى الموقع المحدد في وثائق المناقصة، عناية وحدة المشتريات، وسيكون ممثل المؤسسة في المكتب الفرعي مسؤولا عن إرسال طرود العطاءات المستلمة إلى مدير المشتريات في المكتب الرئيسي.

         ويؤكد مختص المشتريات استلام العطاءات التي يقدمها الموردون باستخدام نموذج استلام العطاءات، التي يجب أن يحتفظ به مختص المشتريات لتسجيل جميع العطاءات الواردة.


 

11.           قواعد عامة في إرسال وتقديم طلبات عروض الأسعار/ وثائق العطاءات

 

11.1                    الموعد النهائي لتقديم العروض:

يتم تحديد الموعد النهائي لتقديم عروض الأسعار/ العطاءات من قبل مختص المشتريات بالتشاور مع مقدم طلب الشراء، مع الأخذ بعين الاعتبار شروط التسليم ومدى تعقيد نشاط الشراء وسرعة تنفيذ الطلب والحاجة إلى توفير الوقت الكاف للموردين لإعداد وتسليم عروض اسعارهم/ عطاءاتهم.

لن يتم النظر في عروض الأسعار/ العطاءات التي تصل بعد الموعد النهائي. وسيتم إرجاع كافة العروض المتأخرة إلى الموردين المعنيين. ولن يتم ايضا النظر في عروض العطاءات التي لم تقدم في مظاريف مغلقة او مختومة.

 

11.2                    التواصل مع الموردين المدعوين خلال فترة الدعوة لتقديم العطاءات :

يمكن للمورد تقديم طلب بالحصول على معلومات إضافية أو توضيحية أثناء فترة الدعوة لتقديم العطاءات. وسيقوم مختص المشتريات بإعداد وارسال ردود خطية على استفسارات الموردين، وجعل جميع الردود معروفة، جنبا إلى جنب مع نص الاستفسارات إلى جميع الموردين المدعوين. يجب توثيق جميع المراسلات مع الموردين المدعوين خلال فترة الدعوة لتقديم العطاءات.

جميع الاتصالات والمراسلات مع الموردين يجب ان تتم من خلال وحدة المشتريات فقط.

 

11.3                    الموعد النهائي للتمديد:

يمكن أيضا ان يقوم مختص المشتريات بالتشاور مع مقدم طلب الشراء بتمديد الموعد النهائي لتقديم العروض إذا كان ذلك مطلوبا للسماح للموردين المدعوين لتقديم عروضهم.

ويمكن أيضا النظر في تمديد الموعد النهائي لتقديم العروض ومنح التمديد من قبل مختص المشتريات بالتشاور مع مقدم طلب الشراء وفقا لطلبات مقدمة من الموردين بذلك.

يسمح بتمديد الموعد النهائي فقط قبل الوصول إلى يوم الموعد النهائي وفي حال لم يكن هناك أي عروض قد قدمت من موردين حتى حينه.

 

11.4                    تعديل وثائق المناقصة:

اذا كان تعديل وثائق المناقصة ضروريا بأي شكل من الأشكال و قبل الموعد النهائي لتسليم العطاءات ، فانه يتم ارسال التعديل إلى جميع الموردين المدعوين. وسيقوم مختص المشتريات بتقييم ما إذا كان لا يزال هناك وقت كاف للموردين للنظر في وثائق المناقصة المعدلة، بحيث إذا كان الوقت المتبقي لا يعتبر كافيا، فيمكن لمختص المشتريات ان يمدد الموعد النهائي وذلك بعد التشاور مع مقدم طلب الشراء.


 

11.5                    حماية العروض المقدمة:

مختص المشتريات هو الشخص المسؤول عن التأكد من أنه يتم الاحتفاظ بالعروض المستلمة بشكل آمن لضمان سريتها حتى الموعد النهائي للدعوة لتقديم العطاءات، أي " ألا تفتح قبل الموعد / الوقت النهائي".

 

11.6                    إلغاء الدعوة لتقديم العطاءات:

قد يصبح من الضروري إلغاء الدعوة لتقديم العطاءات قبل أو بعد الموعد النهائي، على سبيل المثال، إذا لم تكن هناك حاجة للسلع والأعمال أو الخدمات أو أن المتطلبات تغيرت بصورة جذرية أو أن التمويل لم يعد متاحا أو أن الاستمرار في الدعوة لتقديم العطاءات لم يعد يصب في مصلحة المؤسسة. ويقوم مختص المشتريات في هذه الحالة بإخطار جميع الموردين المدعوين بإلغاء الدعوة لتقديم العطاءات مع ذكر الأسباب وراء الإلغاء.

 

11.7                    سوء العطاءات (اعادة اعلان المناقصات):

يجوز للمشتري خلال عملية التقييم أن يعلن عن سوء العطاءات المستلمة. وفي مثل هذه الحالات:

 

         يقوم مختص المشتريات بإبلاغ مقدم طلب الشراء عن أسباب هذا القرار وتوثيق تلك الأسباب.

         ويقوم مختص المشتريات أيضا بإبلاغ الموردين الذين قدموا العطاءات بأنه تم الإعلان عن سوء العطاء.

         ويقوم مختص المشتريات بتقديم توصية إلى طالب الشراء بشأن مسار العمل المناسب بعد سوء العطاء والذي قد يشمل الدعوة لتقديم عطاءات جديدة اوالقيام بإجراء مفاوضات مباشرة أو أي إجراءات أخرى مناسبة.

         يجوز إعلان سوء العطاء، ولكن ليس على سبيل الحصر، في الحالات التالية:

o        عدم تلقي أي عروض.

o        جميع العروض المقدمة زائدة عن اسعار السوق العادية.

o        تبين أن وثائق المناقصة لم تقدم المعلومات المطلوبة للسماح للموردين بتقديم عروض تلبي متطلبات المؤسسة أو السماح للمؤسسة للقيام بالتقييم العادل للعروض.

o        تم التأكد من أن توزيع وثائق المناقصة لا يتفق مع اجراءات عملية الشراء أو لم تمنح الوقت الكاف للموردين المدعوين لتقديم العروض.


 

12.           فتح مظاريف العطاءات المقدمة

 

12.1                    تشكيل لجنة فتح مظاريف العطاءات (ينطبق على المناقصات فقط):

بعد انتهاء موعد تقديم العروض واستقبال جميع العطاءات المقدمة من الموردين (بما في ذلك العروض المقدمة لمكاتب الفروع والتي يجب ارسالها إلى المكتب الرئيسي)، فإنه يجب تشكيل لجنة من قبل المدير التنفيذي أو ممثله المفوض لفتح مظاريف العطاءات والتي تتألف من 3 أعضاء على الأقل من بينهم: مختص المشتريات، ومدير المشروع (مقدم الطلب) أو من ينوب عنه او عنها وعضو اخر من أعضاء فريق المشروع طالبين الخدمة، ويفضل أن يكون لديه خلفية في الجانب الفني في مواصفات المناقصة.

وستكون لجنة فتح مظاريف العطاءات مسؤولة عن فتح العطاءات، وفحص الوثائق المقدمة والتأكد من استلام العطاءات عن طريق تعبئة نموذج استمارة فتح العطاء.

ويجب على كل عضو من أعضاء لجنة فتح المظاريف التوقيع على استمارة فتح العطاء لضمان أنه تم التأكد من مطابقة وامتثال العطاءات المسلمة واستكمالها.

وسيتم توزيع الوثائق الفنية من العطاءات المقدمة إلى لجنة التقييم الفني للقيام بالتقييم الفني باستخدام نموذج استمارة إحالة المستندات الفنية. في حين أنه ينبغي أن تظل العروض المالية في عهدة وحدة المشتريات.

 

12.2                    طلب المورد للحصول على معلومات و/ أو وثائق إضافية:

لن يتم قبول تعديلات على أي عرض مقدم من المورد بعد فتح العطاءات. ويجوز لمختص المشتريات مع ذلك الموافقة على قبول معلومات إضافية أو توضيحية من المورد قبل إرساء العطاء النهائي شريطة أن المعلومات الإضافية او التوضيحية لن تؤثر سلبا على شفافية أو نزاهة عملية التقييم.

وتشمل ظروف قبول معلومات/ مستندات إضافية من المورد والتي يمكن النظر فيها ما يلي:

         لتصحيح اخطاء الجمع، والتي يحتكم فيها القرار لأسعار الوحدات باستثناء اخطاء الكتابة الواضحة في سعر الوحدة.

         لتقديم وثائق مطلوبة في مستندات العطاء ولكنها لم تقدم عند تقديم العطاء ولا تؤثر على السعر او المواصفات (مثل السجل التجاري، الملف التعريفي، دليل شهادة الجودة، ... الخ).

         لتقديم معلومات توضيحية في تقديم العطاء والتي لا تؤثر على السعر أو تعدل الجوانب المادية للمواصفات.


 

13.           تقييم العطاءات

 

سيتم القيام بتقييم العطاءات / العروض من أجل الحصول على أقل العروض من بين الموردين المؤهلين من الناحية الفنية بما يلبي متطلبات المؤسسة. ويجب أن تتسم عملية التقييم بالشفافية مع الحفاظ على السرية ويجب أن تكون عملية التقييم منصفة وموضوعية ووفقا لمعايير ولمنهجيات التقييم المتبعة والمنصوص عليها في استمارة التقييم الفني. ويجب القيام بالتوثيق الملائم لجميع خطوات تقييم العطاءات.

يعتبر التقييم للعروض مسؤولية مشتركة بين مختص المشتريات ومقدم الطلب وبمساعدة الممثل الفني من المشروع الذي طلب الخدمة. ويجب ان يحافظ جميع الموظفين العاملين في تقييم العروض على الشفافية والنزاهة والسرية في عملية التقييم.

 

13.1                    معيار ومنهجية التقييم:

يجب على مقدم الطلب تحديد معاير تقييم العطاءات بالإضافية إلى المنهجية المستخدمة في التقييم، و أي ترجيح أو متطلبات الزامية الواجب اسنادها إلى معايير التقييم في استمارة التقييم الفني، والتي يجب أن تراجع من قبل مختص المشتريات قبل اصدار الدعوة لتقديم العطاءات.

سيتم تحديد اختيار منهجية التقييم وفقا للنوع والقيمة واجتياجات متطلبات الشراء. ويمكن استخدام التكلفة كمعيار منفرد (مثل طلبات عروض الأسعار) أو تعيين نقاط و أوزان لمعايير التقييم لتحديد المورد المؤهل من الناحية الفنية (مثل المناقصات).

ويمكن زيادة درجة القبول والتأهيل الفني لمناقصات معينة لما يصل إلى 70% وذلك لأن جودة وتقديم الخدمات تعد أمرا حاسما بينما تكون درجة القبول الفنية العادية 50%.

ويجب أن تؤخذ عناصر مثل السعر والكمية ومدى التوفر وخبرة المورد وقدرته على التنفيذ عند وضع معايير التقييم.

ويتعين أن تهدف معايير ومنهجية التقييم المقترحة إلى ضمان اختيار المورد المؤهل من الناحية الفنية مع تقديم اقل العروض تكلفة للمؤسسة.

وسيتم اخذ المنهجية والمعايير المبينة فقط في استمارة التقييم الفني بعين الاعتبار على أن يتم تطبيق كافة المعايير بشكل متساو على جميع العروض.


 

13.2                    تشكيل لجنة التقييم الفني (ينطبق فقط على المناقصات):

يجب ان يتم تشكيل لجنة التقييم الفني من قبل المدير التنفيذي أو ممثل مفوض وتتألف من 3 أعضاء على الأقل: مدير المشروع (مقدم الطب) أو من ينوب عنه أو عنها واعضاء اخرين من فريق المشروع الذين يطلبون الخدمات والذين يفضل ان يكون لديهم خلفية في الجانب الفني لمواصفات المناقصة، يتم اختيارهم من قبل المدير التنفيذي. ويمكن إضافة عضو إلى لجنة التقييم الفني من خارج المؤسسة في حال دعت الحاجة لخبرة معينة.

كما يجب على لجنة التقييم الفني التوقيع على نموذج الإقرار الخاص بتضارب المصالح قبل القيام بعملية التقييم الفني.

وستقوم لجنة التقييم الفني بالتقييم الفني للعطاءات المقدمة وفقا للمعايير والمنهجية المعدة مسبقا في نموذج التقييم الفني.

ويجب أن يقدم مختص المشتريات أي دعم مطلوب للجنة التقييم الفني في حالة الحاجة الى ذلك.

 

 

13.3                    تقييم الشراء المباشر:

         يتم استلام عرض السعر عن طريق البريد الإلكتروني في الاستجابة للطلب المرسل من قبل مختص المشتريات.

         ويفترض من المورد الذي تمت دعوته أن يكون مؤهلا من الناحية الفنية ولديه القدرة على تلبية الاحتياجات. ولذلك، يجب أن يتم تقييم عرض السعر بما يضمن أن قيمة عرض السعر ليست أعلى من القيمة المقدرة للطلب في الميزانية. وخلاف لذلك، تكون هناك حاجة إلى مزيد من التفاوض مع المورد للحصول على عرض سعر مناسب. أو بدلا من ذلك، يجب على مختص المشتريات أن يبحث عن مورد أخر بعرض سعر مناسب.

         يقوم مختص المشتريات بإصدار خطاب قبول على اساس عرض السعر المقدم من المورد ويتم مراجعة هذا الخطاب من قبل مدير المشتريات وتوقيعه من قبل المدير التنفيذي او من ينوب عنه.

         وسيقوم مختص المشتريات بإرسال الخطاب إلى المورد عبر البريد الإلكتروني لإعلامه بقبول عرض سعره وبتوريد السلع/الخدمات المطلوبة.

 

 

13.4                    تقييم طلبات عروض الأسعار:

         يتم استلام عروض سعر الموردين عبر البريد الإلكتروني وفقا للطلب المرسل من قبل مختص المشتريات.

         ويفترض في جميع طلبات عروض الأسعار ان الموردين مؤهلين من الناحية الفنية ولديهم القدرة على تلبية الاحتياجات المطلوبة، ولذلك، فإن معايير تقييم عروض السعر تكون مبنية على أساس أقل عرض سعر يلبي المتطلبات.

         يقوم مختص المشتريات بإصدار نموذج تقييم عروض الاسعار بناء على عروض الأسعار المستلمة، تحدد المورد الذي رسا عليه العطاء ويتم مراجعة هذا النموذج وتوقيعه من قبل مدير المشتريات و المراجع الداخلي للمؤسسة.

         وفي حالة الحصول على ما يقل عن ثلاثة عروض اسعار، يقوم مختص المشتريات بتوثيق اسباب عدم الحصول على ثلاثة عروض اسعار.

         يقوم مختص المشتريات بإعداد خطاب الإرساء موقعا من المدير التنفيذي او من ينوب عنه بغرض إرساله إلى المورد الذي رسا عليه العطاء لإبلاغه بقبول عرض سعره، وسيتم اعداد العقد لتسليم السلع / الخدمات المطلوبة على هذا الاساس.

         وبعد التوقيع على العقد مع المورد الذي رسا عليه العطاء، سيتم إرسال بريد إلكتروني إلى الموردين الأخرين الذين تمت دعوتهم وقدموا عروض اسعارهم لإبلاغهم بأن عروض أسعارهم لم تكن أسعارهم تنافسية.

          

 

 

 

 

 

 

 

13.5                    تقييم المناقصات:

 

13.5.1    التقييم الفني:

 

         بعد فتح العطاءات ستقوم لجنة التقييم الفني باستلام الوثائق الفنية للعطاءات بغرض التقييم الفني.

         وستقوم لجنة التقييم الفني بالتقييم الفني وفقا للمعايير والمنهجية المبينة سابقا في نموذج التقييم الفني.

         وبمجرد انتهاء لجنة التقييم الفني من عملية التقييم، سيقومون بتقديم تقرير التقييم الفني إلى مختص المشتريات و الموقع من قبل اللجنة و الذي يحدد الموردين المؤهلين من الناحية الفنية وبالتالي اي من العروض المالية المرتبطة بهم سيتم النظر فيها لمرحلة التقييم المالي.

         وسيقوم مختص المشتريات بمراجعة تقرير التقييم الفني لضمان أن التقييم يتوافق مع المعايير المحددة مسبقا في وثائق العطاء.

 

 

13.5.2    التقييم المالي:

 

         يقوم مختص المشتريات بعد ذلك بالتقييم المالي لعروض الاسعار(فقط لأولئك الذين تم اعتبارهم بانهم مؤهلون من الناحية الفنية بنجاح) استنادا إلى بنود وكميات تم تحديدها في وثائق العطاء والأسعار التي تم تقديمها من قبل الموردين.

         يقوم مختص المشتريات بإعداد نموذج التقييم المالي والحصول على مراجعة هذا النموذج والموافقة علية وتوقيعه من قبل مدير المشتريات و المراجع الداخلي للمؤسسة.

         وبناء على ذلك، يقوم مختص المشتريات بإعداد تقرير تقييم المناقصة الكلي استنادا إلى نموذج التقييم الفني و نموذج التقييم المالي والذي يتضمن خلاصة طرح المناقصة وتزكية الارساء والحصول على الموافقة من قبل الأطراف المخولة ذات الصلة.

         ونتيجة لذلك، يقوم مختص المشتريات بإعداد خطاب الإرساء موقع من قبل المدير التنفيذي بغرض إرساله إلى المورد الذي رسا عليه العطاء لإعلامه برسو عطائه المقدم، شريطة تقديم خطاب ضمان بنكي للتنفيذ (إذا لزم الأمر) وبالتالي؛ يتم تجهيز العقد لتسليم السلع / الخدمات المطلوبة وفقا لذلك.

 

 

13.5.3    التواصل مع الموردين خلال مرحلة تقييم العطاءات:

يعتبر مختص المشتريات هو جهة التواصل الوحيدة مع الموردين أثناء التقييم وذلك للقيام بطلب معلومات أو توضيحات إضافية. ويمكن لمختص المشتريات الطلب من مورد او أكثر أن يقدموا معلومات إضافية اثناء التقييم للعطاء بشأن تقديمها. ويمكن أرسال ردود الموردين إلى مختص المشتريات مباشرة عبر البريد الإلكتروني وسيقوم بدوره بإعادة ارسال ردودهم إلى اللجنة الفنية في حال كانت المعلومات ذات صلة بالجوانب الفنية.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

14.           إعداد العقد ومنحه (إرساءه)

 

عند إرسال خطاب الإرساء إلى المورد الذي رساء عليه العطاء. يجب على مختص المشتريات اعداد العقد وتجهيزه وفقا لمستندات العطاء التي تمت الموافقة عليها من قبل المورد مسبقا اثناء عملية تقديم العطاءات.

وعليه، يتم تحديث وثيقة العقد التي كانت ضمن مستندات العطاء حسب الاقتضاء، بحيث تتضمن العناصر الخاصة بالعطاء الفني والمالي للمورد الذي وقع عليه الاختيار وذلك من أجل الوصول إلى وثيقة عقد متاح للتنفيذ من قبل الطرفين. ويجب ان تكون وثيقة العقد شاملة وتتضمن المستندات المشار إليها كجزء لا يتجزأ من وثائق العقد.

 

توقيع العقود:

 

يجب أن يتم توقيع العقد من قبل المدير التنفيذي للمؤسسة والمورد/المقاول. حيث يوقع المدير التنفيذي للمؤسسة أولا، يتم توقيع العقد من نسختين أصليتين على الاقل، بحيث يحصل كل طرف من اطراف العقد على نسخة اصلية وموقعة من جميع الاطراف.

وعند توقيع كلا الطرفين (او الاطراف) على العقد، سيتم ارسال نسخة من العقد إلى مقدم الطلب (مدير المشروع) للرجوع إليها عند تنفيذ العقد. ويتم الاحتفاظ بالنسخة الاصل والخاصة بالمؤسسة في الملف الخاص بعملية الشراء حيث يتم ارساله لاحقا الى وحدة الشؤون المالية للدفع والارشفة.

وبعد التوقيع على العقود من قبل الطرفين (او الاطراف) ، فإنه ينبغي على مختص المشتريات التواصل مع مقدمي العطاءات غير الموفقين لإرجاع سندات ضمان الدخول في المناقصة الخاصة بهم من المؤسسة إن وجدت.

 

 

15.           تنفيذ العقد

 

بمجرد توقيع العقد من قبل كلا الطرفين، يقوم مقدم الطلب (مع مساعدة مختص المشتريات) بالتواصل مع المورد لتوفير السلع والأعمال او الخدمات المنصوص عليها في العقد إلى موقع المشروع وتأكيد وتوضيح جميع جوانب تنسيق العقد ذات الصلة.

طوال مدة العقد، يقوم مقدم الطلب بمتابعة تنفيذ العقد من خلال المجالات التالية وحسب الاقتضاء وكما هو محدد بصورة أكثر تفصيلا في العقد وملحقاته ذات الصلة:

         ادارة العقد والتقارير

         التواصل مع المورد/المقاول بخصوص تنفيذ العقد.

         التأكد من الامتثال بالقواعد والتعليمات والإجراءات ذات الصلة.

         التنفيذ والأداء.

         الجدول الزمني والتسليم.

         شهادات وضمانات الصيانة (إذا لزم الأمر).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

16.           تعديلات العقود:

 

قد يتطلب العقد تعديلا بعد الموافقة عليه وتحريره. والتعديل هو أي تغيير في الشروط اوالاحكام التعاقدية التي قد يكون أو لا يكون لها أثر على القيمة الإجمالية للعقد. ويجوز إدخال التعديلات فقط على العقود التي لم تنتهي أو تنقضي مدتها. وسيتم إدخال التعديلات على العقود وتحريرها كتابتا بحيث يجب ان يتم قبولها والتوقيع عليها من كلا الطرفين.

وقد يكون من الضروري تعديل الجوانب المالية أو غيرها في العقود القائمة أو تمديد تاريخ انتهاء مدة العقد للسماح باستكمال الأعمال أو الخدمات اذا لم تكن المدة المحددة مسبقا كافية لانجاز وتنفيذ اعمال العقد.

وعموما، وفي هذه الحالة، يتم الشروع في طلب التعديل من قبل مقدم الطلب باستخدام نموذج تعديل العقود، ويمكن أن يشرع مختص المشتريات أو المورد بطلب التعديل اذا لزم الامر. وفي هذه الحالة يجب على مختص المشتريات التشاور مع مدير المشروع للقيام بالتقييم اللازم وتحديد ما اذا كان التعديل هو الانسب أو عمل عقد جديد.

 

 

17.           استلام السلع والأعمال و/ أو الخدمات:

 

17.1                    تشكيل لجنة الفحص والاستلام (تنطبق فقط في المناقصات):

 

يجب تشكيل لجنة الفحص والاستلام من قبل المدير التنفيذي أو ممثل مفوض عنه وتتكون من 3 أعضاء على الأقل. ويقوم مختص المشتريات و مدير المشروع (مقدم الطلب) او من ينوب عنه أو عنها بالاضافة الى عضو اخر من فريق المشروع طالبين الخدمة والذي يفضل ان يكون لديه خلفية فنية بمواصفات المناقصة.

 

 

17.2                    تقارير الاستلام

         يجب اعداد تقارير استلام السلع والأعمال و/ الخدمات عند الاستلام / التسليم الفعلي الذي يؤكد ما هو منصوص عليه في العقد.

 

         ويجب على لجنة الفحص والاستلام أن تقوم بفحص كميات ومواصفات الأصناف الموردة المنصوص عليها في العقد والتأكد من أن هذه الأصناف آمنة وخالية من أي عيوب أو اوجه قصور.

 

         لا يجب استلام السلع او قبول الخدمات التي لا تتطابق مع الشروط والتفاصيل المذكورة في العقد.

 

         وبالنسبة للسلع والمواد الغذائية التي يتم توزيعها للمستفيدين من قبل المؤسسة، فيجب ايجاد نظام توريد مخزني وعلى المورد ضمان أن الأصناف بحسب بالمواصفات المحددة في العقد.

 

         وفي حال ما اذا كانت الأصناف غير مطابقة للمواصفات باقل من 5% من اجمالي التوريد، فيجب إعادة هذه الاصناف الغير مطابقة الى المورد لاستبدالها؛ ما لم، اذا كانت الاصناف الغير مطابقة باكثر من 5% من اجمالي التوريد فإنه يتم رفض قبول جميع الأصناف برمتها وارجاعها الى المورد، وفي هذه الحالة ينبغي رفع المسألة إلى وحدة المشتريات لاتخاذ القرار اللازم والرجوع الى نصوص العقد الموقع لتنفيذ الاجراءات ذات الصلة.

 

وتعتمد التقارير المطلوبة لإغلاق العقد على نوع الخدمات المقدمة، نماذج هذه التقارير مرفقة بهذا الدليل للالتزام بها وهي محددة كما يلي:

 

 

 

         تقرير الفحص والاستلام: يكون هذا التقرير مطلوب في حال كان هناك توريد سلع او مواد مثل سلال الاغذية اومستلزمات النظافة اوالأدوية اوالمستلزمات الطبية.

 

         تقرير التركيب والتشغيل والتدريب: ينطبق هذا التقرير فقط في حال توفير معدات مثل تركيب نظام طاقة شمسية أو مضخات مياة او مولدات كهربائية او معدات طبية في مركز صحي.

 

         تقارير تسليم الموقع والتسليم الأولي و والتسليم النهائي: هذا التقرير مطلوب في أعمال البناء مثل خدمات إعادة التأهيل.

 

         شهادة الكفالة (الضمانة): تكون هذه الشهادة مطلوبة في جميع العقود التي تتضمن توفير الأدوات و/أو المعدات ويجب أن يكون منصوصا عليها صراحة في العقد والتي يقدمها الموردون كجزء لا يتجزأ من الشروط والمواصفات الفنية وفقاً لأحكام وشروط العقد.

 

         ضمان الصيانة: هذا الضمان مطلوب في أعمال البناء وخدمات إعادة التأهيل، ويجب أن يكون منصوصا عليه في العقد ويقدمه المورد وفقا لأحكام وشروط العقد، ويأتي في شكل ضمان بنكي، حيث يتم ارجاع هذا الضمان للمقاول وفقا للشروط المنصوص عليها في العقد.

 

         شهادة ضمان الجودة: هذه الشهادة مطلوبة فقط بناء على طلب من ممثل المشروع لأغراض التقييم الفني للعطاءات المقدمة. ولا ينطبق ذلك أثناء تسليم السلع/المواد أو إغلاق العقد.

 

         تقرير التوزيع: لا يكون هذا التقرير مطلوب إلا عندما يكون هناك توزيع مباشر للسلع/المواد على المستفيدين في الميدان مثل سلال الأغذية أو حقائب مستلزمات النظافة.

 

         تقرير استلام المستلزمات الطبية والأدوية للمراكز الصحية: يكون هذا التقرير مطلوبا عندما تكون هناك مستلزمات طبية و/أو أدوية سيتم تسليمها إلى المرافق الصحية، ويلزم على ممثلي المرافق الصحية الإقرار باستلامها.

 

         تقرير التوريدات/الصادرات المخزنية (فقط لمستودعات المؤسسة): يكون هذا التقرير مطلوب عندما يكون هناك فائض من السلع/المواد الموزعة التي سيتم تخزينها في مستودع المؤسسة، أو عندما يقوم الموردون بتسليم السلع/المواد مباشرة إلى مستودع المؤسسة وفقا لشروط العقد، بحيث يتم توزيعها الى المستفيدين في وقت لاحق.

 

 

18.           إجراءات الشراء وإنهاء العقد:

 

عند استكمال وتسليم السلع أو الأعمال و/ أو الخدمات من قبل المورد، على مقدم الطلب أن يقوم بالتنسيق وإصدار تقارير الاستلام اللازمة (تقرير استلام وفحص لتوريد السلع وتقرير التركيب والتشغيل بالنسبة للمعدات وتقرير الاستلام الأولي والنهائي لأعمال البناء) والتي تشمل الخدمة المقدمة أو العمل المنجز، حيث يتم التأكيد على أنه تم استلام السلع والأعمال أو الخدمات بصوره سليمه. وفي نهاية المطاف، يقوم المورد بتقديم فاتورة الخدمة المقدمة أو العمل المنجز إلى وحدة الشؤون المالية.

وعلى مقدم الطلب أن يقدم النسخ الأصلية من تقارير الاستلام إلى وحدة المشتريات للتحقق من تسليم السلع/ الخدمات وفقا للعقد الموقع.

ومن ثم يتم إرسال ملف إجراءات الشراء إلى وحدة الشؤون المالية للبدء في عملية دفع الفواتير والأرشفة واغلاق العقد.

 

 

 

 

 

ويكون مختص المشتريات بحاجة لتجميع جميع المستندات وسندات الاستلام والتقارير وفقا لـنموذج قائمة التحقق من المستندات.

 

ويكون دور مختص المشتريات في هذه المرحلة كما يلي:

 

         المتابعة والحصول على تقارير الاستلام وتقارير التوزيع و/ أو أي تقارير أخرى مطلوبة بناء على نوع عملية الشراء و وفقا لقائمة التحقق من المستندات.

         المطابقة والمراجعة والتأكد من أن تسليم السلع / المواد إلى موقع المشروع مطابق وبحسب المواصفات الفنية المنصوص عليها في العقد.

         توثيق جميع المستندات والوثائق اللازمة وفقا لنموذج قائمة التحقق من المستندات لكل عملية شراء وتسليم على حدة، بغرض التحضير لسداد فواتير المورد.

         متابعة السداد للمورد مع وحدة الشؤون المالية.

         العمل بمثابة نقطة تواصل مع الموردين من حيث التنسيق مع ادارة المشاريع لتسليم المواد/ الخدمات المطلوبة.

ويجب على مقدم طلب الشراء أيضا أن يقدم إلى وحدة المشتريات تقرير تقييم المورد فيم يتعلق بأداء المورد المتعاقد معه في ما يخص التسليم والقيام بأداء الأعمال/ الخدمات المطلوبة.

 

 

19.           إجراءات السداد:

يجب تسليم ملف كامل لكل طلب شراء على حدة إلى محاسب المشروع للمراجعة ومن ثم التصديق عليه من قبل رئيس الحسابات. والذي يجب أن يتم مراجعته في وقت لاحق من قبل مدقق الحسابات الداخلي وفقا لدليل إجراءات الشراء هذه.

 

وفي حال كانت هناك حاجة لمعلومات أكثر و/ او مستندات مفقودة، فإنه يجب إعادة الملف إلى مختص المشتريات لاستكمال المستندات المفقودة و/ أو تقديم الايضاحات اللازمة على المعلومات المطلوبة.

 

ومن ثم، سيقوم المدير المالي بالمصادقة على الملف لإجراءات السداد وإرسال الملف إلى المدير التنفيذي للموافقة على الدفع النهائي للمقاول.

 

يجب أن يتم السداد وفقا لشروط الدفع المنصوص عليها في العقد.


 

20.           تسجيل وحفظ الملفات والوثائق

 

من أجل ادارة ومتابعة إجراءات الشراء، فإنه يجب المحافظة على نظام حفظ الملفات وفقا للقائمة المرجعية للوثائق. وينبغي عمل ملف لكل عملية شراء على حدة والذي يحتوي على كافة المستندات المستخدمة.

 

ويجب تسليم ملف إجراءات الشراء بعد ذلك إلى وحدة الشؤون المالية للقيام بعملية دفع الفواتير للمقاولين والأرشفة.

ويجب على وحدة المشتريات تجهيز ملف لكل عملية شراء على حدة. ومن المفترض أن يحتوي ملف المشتريات "المستقل" على ما يلي بالترتيب ومفصولا بفواصل لتسهيل الرجوع اليه:

         نموذج طلب شراء

         خطاب الدعوة لتقديم العطاءات أو المناقصة (رسائل البريد الإلكتروني المرسلة للشراء المباشر/ طلبات عروض الأسعار)

         نموذج تقديم العطاء

         العروض الأصلية من الموردين المستجيبين، بما في ذلك جميع المراسلات ذات الصلة

         تقرير فتح المظاريف

         تقرير التقييم الفني

         التقييم المالي لعروض الاسعار او نموذج التنازل المعتمد مع المبرر لاختيار المورد والسعر الممنوح

         مبرر عن غياب المنافسة في حال تم استلام عدد اقل من العطاءات المحددة (نموذج عدم التقيد)

         تقرير تقييم المناقصة الكلي(قرار البت في المناقصة)

         خطاب الارساء

         خطابات الضمان البنكي، إذا لزم.

         العقد الموقع من قبل الطرفين وأي تعديلات مرتبطة بها.

         نسخة من تقارير الفحص والاستلام (للسلع) او تقارير التسليم (بالنسبة للاعمال أو الخدمات)؛

         نسخة من فاتورة المورد؛

         أي وثائق أخرى ومراسلات ذات صلة بالعطاء أو العقد.

 

ويجب أيضا أرشفة المستندات أعلاه بنسخ إلكترونية في نظام برنامج أرشفة مثل ERP او IT Drive.

يجب على وحدة المشتريات أن توثق إي أوجه تفاوت (مثل استخدام اجراءات الجهة المانحة) أو تجاوز موافق عليه من قبل الاشخاص المخولين في اجراءات المشتريات عبر توثيق المستندات والملاحظات وارفاقها بملف عملية الشراء.

يجب أن تكون جميع الوثائق في نسخ مطبوعة وإلكترونية ويجب المحافظة عليها للرد على الأسئلة والاستفسارات المستقبلية من المراجعين أو مدققي الحسابات.

 

21.           المشتريات على مستوى مكاتب المناطق والفروع

 

تقع مسؤولية عمليات الشراء على وحدة المشتريات في المكتب الرئيسي. ولا يسمح لمكاتب الفروع بالقيام باي عملية شراء سلع او خدمات مباشرة بدون إشراف و موافقة مدير المشتريات.

 

 

 

 

 

 

 

 

22.           تصريح:

 

يحل دليل إجراءات المشتريات هذا محل جميع الادلة والإجراءات الموضوعة في السابق.

تمت مراجعة هذا الدليل من قبل وحدة المشتريات والتحقق منه من قبل نائب المدير التنفيذي والموافقة عليه من قبل المدير التنفيذي.

يجب ان يستخدم هذا الدليل كدليل إرشادات وحيد ومصدر للمعلومات لموظفي المؤسسة العاملين في ادارة مشتريات المؤسسة والذين يقدمون الدعم اللازم للإدارات التي تحتاج الى القيام بعمليات شراء. ويمكن أيضا ان يستخدم هذا الدليل من قبل اعضاء فريق المؤسسة اوالشركاء اوالجهات المانحة كمصدر مرجعي.

يجب عند القيام بتنفيذ أي عمليات تدقيق محاسبي داخلي ان يستخدم هذا الدليل كمرجعية فيما يتعلق بإجراءات عمليات الشراء.

اي تعديلات أو تغييرات على هذا الدليل تتم فقط من قبل وحدة المشتريات على أن تخضع لمراجعة وموافقة المدير التنفيذي.

يتم توزيع هذا الدليل إلى كل إدارة / برنامج على حده داخل المؤسسة لكي يكونوا على دراية واطلاع به، وكذلك الالتزام به عند الحاجة الى القيام برفع طلبات شراء.

وفي حال كانت هناك أي ملاحظات او مقترحات على هذا الدليل، يرجى التواصل مع وحدة المشتريات.