إدارة الموارد البشرية

ديسمبر 2020م

 

الغرض:

 

   تحدد هذه الوثيقة سياسات وشروط وإجراءات التطوع في مؤسسة التنمية المستدامة النطاق هذه الوثيقة صالحة لجميع مشاريع مؤسسة التنمية المستدامة في المركز الرئيسي والمكاتب الفرعية حتى يتم استبدال هذه السياسة أو تحديثها

النطاق

 

هذه الوثيقة صالحة لجميع متطوعي مؤسسة التنمية المستدامة حتى يتم استبدال هذه السياسة أو تحديثها.

سجل التفويض والتحديث

إدارة الموارد البشرية

المصادقة

رئيس المؤسسة

01

2020م

أ/ ضرار محمد علي عون

أ/فيصل العوامي

أ/ آسيا عبدالله محمد المشرقي

 

 

 

 

 

رقم النسخة

التاريخ

 

تم المصادقة عليها من ....

تم الموافقة عليها

 

 

أولاً المقدمة

 

يعتبر العمل التطوعي عصب أساسي الذي تنفذ من خلاله الأنشطة المختلفة في كثير من المنظمات والمؤسسات الإنسانية وكثير من المنظمات الإنسانية ومؤسسات المجتمع المدني تعتمد بشكل كلي على المتطوعين في تنفيذ أنشطة ومشاريع إنسانية مختلفة وذو تأثير مجتمعي فعال، ولذلك تحرص مؤسسة التنمية المستدامة على اتاحة الفرصة للمجتمع والشباب الطموح في تطوير مهارتهم والمساهمة في تقديم العمل الخيري الذي يعود بفائدة كبيرة على المجتمع المتضرر من اثار الصراعات والنزاعات الحالية. لكي تنفذ الخطط وتحقيق الأهداف الاستراتيجية المنشودة، وكذلك حرصاً من مؤسسة التنمية المستدامة على المحافظة على اختيار وتأهيل وتفعيل الطاقة الإيجابية في الشباب وتحسين إدائهم والتطوير مهاراتهم المعطلة؛ لابد أن تقوم باستقطاب واختيار المتطوعين لديها بدقة وعناية، وانتقاء أفضل المرشحين وإخضاعهم لفترة اختبار للتأكد من مدى صحة اختيار المتطوعين المناسبين في الاماكن المناسبة.

تُعد هذه السياسة لعمليات التطوع في مؤسسة التنمية المستدامة وثيقة مرجعية ودليلاً يحتوي على تعليمات وتفاصيل مراحل عمليات التطوع المُتبعة في المؤسسة، حيث تنفذها إدارة الموارد البشرية وتلتزم بها بكل شفافية ومهنية. ويتم تطوير هذه السياسة والتعليمات بطريقة علمية وموضوعية مواكبةً لأفضل المُمارسات في هذا المجال لتُصبح صالحة وقابلة للتطبيق فعلياً وتؤدي الدور الذي تم عملها وإنشائها لأجله، وهو ان تكون مرجعية ودليل فعال خلال القيام بعمليات التطوع المُختلفة التي تحتاجها المؤسسة تنفيذاً لسياستها ومنهجيتها في استقطاب أفضل الكوادر والعناصر البشرية في الُمجتمع باستخدام أساليب متطورة للمفاضلة وإعطاء الفرصة لمن يرى نفسه ذو كفاءة ورغبة في العمل التطوعي واثبات جدرتهم بمبادئ العمل المجتمعي الطوعي الذي تنتهجه مؤسسة التنمية المُستدامة. ولذلك تقوم إدارة الموارد البشرية بعملية التحديث لهذه السياسة بشكل دوري ومُنظم وعند الحاجة لذلك ويتم اعتمادها بشكل رسمي ومن ثم إلحاقها باللائحة الإدارية.

في هذا الوثيقة سيتم التطرق إلى السياسات والإجراءات التي يتم اتباعها وفق الآلية في إدارة عمليات تحديد الاحتياجات من الموارد البشرية والاستقطاب والاختيار والتعيين، والشروط والضوابط المتبعة العمل التطوعي في المؤسسة، وفقاً للقوانين واللوائح الصادرة في هذا الشأن.

 

 

ثانياً: التعريفات

 

·       ما هو التطوع: الجهد الذي يبذله أي إنسان بلا مقابل لمجتمعه بدافع منه للإسهام في تحمل مسؤولية المؤسسة التي تعمل على تقديم الاعمال الانسانية.

·     من هو المتطوع: هو الشخص الذي يسخر نفسه عن طواعية ودون إكراه أو ضغوط خارجية لمساعدة ومؤازرة الآخرين بقصد القيام بعمل يتطلب الجهد وتعدد القوى في اتجاه واحد، ويسعى العمل التطوعي لخلق روح انسانية تعاونية بين أفراد المجتمع الواحد والمجتمعات المختلفة.

ثالثاً: الأهداف

1.     توضيح هذه الوثيقة السياسة والإجراءات والآلية ذات العلاقة بتحديد الاحتياجات التطوعية من الموارد البشرية والاستقطاب والاختيار والتعيين حسب الأصول، ليتم اتباعها من قبل المعنيين في إدارة الموارد البشرية والمدراء وكافة الموظفين.

 

2.     يساهم تحديد الاحتياجات متطوعين في:

·       تجنب التطوع الزائد عن حاجة العمل.

·       العمل على توفير فرص التطوع لكل من يريد ان يقدم عمل انساني ويحدث تأثير إيجابي في المجتمع.

·       يشكل الاختيار والتعيين المتطوعين أهمية قصوى مما له أثر كبير ومهم للوصول للكفاءات والخبرات المتميزة ما يمكن المؤسسة الاستفادة منها وقدراتها ومهاراتها المكدسة ولم يتم تفعليها بعد قبل المؤسسات الأخرى، وعليها يتوجب الاختيار السليم للمرشحين لشغل منصب العمل التطوعي بطريقة علمية، تتناسب مع احتياجات العمل ضمن الأطر المعتمدة في الخطة الاستراتيجية لمؤسسة التنمية المستدامة.

 

3.     تلعب فترة الاختبار أهمية قصوى حيث تساهم في:

·       التأكد من كفاءة المتطوع الجديد.

·       حث المتطوع الجديد على بذل الجهد وإثبات نفسه وإمكانياته.

 

4.     تلتزم مؤسسة التنمية المستدامة عند تحديد الاحتياجات التطوع مراعاة التالي:

·       تحقيق مستهدفات الخطة الاستراتيجية والتشغيلية للمؤسسة، للسنة أو للسنوات القادمة.

 

Ø   رابعاً: فوائد ومميزات العمل التطوعي

 

v    يعدُّ العمل التطوعيّ خياراً جيّداً للحصولِ على العديدِ من الخبرات المُهمّة التي تحملُ نتائجَ إيجابيّةٍ للمُتطوّعِ نفسه، والمُؤسّسة التي يعمل لصالحها أيضاً، حيثُ يمكنُ للمُتطوّع أن يكسبَ مهاراتٍ جديدة أو يُحسّن المهارات التي يمتلكها.

v    تعتبرُ الأنشطة التطوعيّة من أهمّ النّشاطات العامّة التي تُساهمُ في المُحافظةِ على تطوّر المُجتمع.

v    يُساعدُ المتطوّعين على الاستفادةِ من وقت فراغهم، وتحويله إلى نشاطٍ تطوعيّ مُفيد.

v    يساهمُ العملُ التطوعيّ في زيادة قدرة المُتطوّعين على التّواصل الفعّال مع الأفراد الآخرين

خامسا: أنواع التطوع

 

v    تطوع دائم - أن يكون المتطوع عاملا بشكل دائم ومستمر وينقسم الى التالي:

o      التطوع المستمر: كامل الوقت اليومي.

o      التطوع الجزئي: جزء من الوقت حسب الاتفاق مع المتطوع.

v    التطوع المشروط: حسب الشروط المتفق عليها بين المتطوع والمؤسسة

v    تطوع مؤقت - وهو أن يكون التطوع إما

o      زمني : لفترة زمنية محددة ومستمرة أو لفترات زمنية متقطعة حسب الحاجة.

o      نوعي : لنشاط محدد ومعين فقط أو لجملة أنشطة وفعاليات محددة على سبيل المثال (توزيع الزي توزيع سلل غذائية ).

 

 

سادسا: واجبات المتطوع

 

v    الالتزام بأنظمة العمل التي تحددها المؤسسة

v    المشاركة في الأنشطة والفعاليات التطوعية

v    المحافظة على سرية المعلومات في المؤسسة

v    المحافظة على أدوات العمل التي بحوزته

v    المحافظة على موارد المؤسسة

v    حسن التعامل مع الآخرين

v    الشعور بالانتماء لبيئة العمل

v    التعاون والمبادرة والاستعداد للعمل التطوعي

v    العمل ضمن فريق واحد

v    القيام بالعمل الموكل به على أكمل وجه

v    تقبل توجيهات المسؤولين في المؤسسة

v    عدم محاولة استغلل التطوع لأهداف أخرى

v    الالتزام بالعمل التطوعي كالالتزام بالوظيفة الرسمية

سابعا: حقوق المتطوع

v    التعامل معه باحترام وثقة وشفافية ، وبأن جهوده تساعد فعليا في تحقيق أهداف المؤسسة.

v    إطلاع المتطوع بطريقة مهنية وواضحة على بيئة المؤسسة وتنظيماتها والمعلومات الضرورية للقيام بعمله.

v    مساعدة المتطوع على إبراز قدراته ومواهبه.

v    إدماج المتطوع في العمل، وكذلك العمل على توظيف طاقاته وقدراته للاستفادة منها بأكبر قدر.

v    التعامل بجدية مع المتطوعين.

v    تقديم التوجيه والتدريب للمتطوع ليتمكن من القيام بالأعمال الموكل به بكفاءة وفاعلية.

v    نشر معلومات عن المتطوعين وإنجازات المتطوعين بمختلف الوثائق النصية، المرئية المسموعة لتحفيز وتشجيع الأشخاص على التطوع.

v    التفاعل مع المتطوعين الجدد والمحتملين واستطلاع آرائهم.

v    تكريم المتطوعين بحيث يتم اختيار أفضل متطوع ونشر ذلك على المواقع التواصل الاجتماعي.

 

Ø    ثامنا: مصادر استقطاب المتطوعين للمؤسسة:

 

·       الإعلان في وسائل التواصل الاجتماعي على سبيل المثال لا الحصر (صفحة المؤسسة في الفيس بوك ولنكد ان ).

·       الإعلان الداخلي في الموقع الالكتروني العام للمؤسسة.

·       الإعلان الخارجي في المواقع الإلكترونية.

·       المعارض العامة الخاصة.

·       الجامعات والكليات والمعاهد الفنية.

·       التعاقد مع الجامعات لترشيح اشخاص المتميز للعمل التطوعي.

·       تعين أو توصية من رئيس المؤسسة أو ذو المناصب العليا في المؤسسة أو من رؤساء الأقسام بعد

التأكد من كفاءات المتطوع للعمل في المؤسسة.

 

Ø    تاسعا: يحق للمؤسسة إنهاء خدمات المتطوع بحسب ما يلي:

·       انتهاء مدة التطوع المتفق عليها.

·       عدم التزام المتطوع بأوقات الحضور والانصراف.

·       عدم التزام المتطوع بإنجاز المهام الموكلة إليه.

·       إضرار المتطوع بمصلحة المؤسسة.

 


 

Ø    عاشراً: إجراءات التطوع

اجراءات طلب التطوع

خطوات الإجراء

الوحدة التنظيمية

المسؤولية

عند الحاجة الى التطوع جديد، اما لشغل منصب خالي بسبب انهاء الخدمة او الترقية او لزيادة عدد العاملين او لشغل منصب استحدثت ضمن خطة احتياجات التطوع ومازالت شاغرة او لزيادة الاعمال وضغط عمل، يتم اعداد طلب تعيين متطوع وارساله الى المسئول الاعلى.

الإدارة المعنية

المسئول المباشر

دراسة طلب التعيين في ضوء خطة الاحتياجات التي سبق الموافقة عليها.
في حالة عدم الموافقة يتم اعادة الطلب للمسئول المباشر
في حالة الموافقة يتم التوقيع على الطلب وتوزيع النسخ كالاتي:

·       نسخه الى مدير الموارد البشرية

·       نسخه الى المسئول المباشر للمتابعة

·       نسخة للحفظ في ملف خطة احتياجات التطوع.

الإدارة المعنية

مدير الإدارة

التأكد من وجود موافقة المسؤول الاعلى ومن ان خطط التطوع قد شملت الوظيفة المعنية في الطلب.
مراجعة وصف وظيفة
البحث مع المسئولين عن امكانية وجود متطوع مناسب لهذه التطوع من داخل المؤسسة.
في حالة وجود متطوع مناسب من داخل المؤسسة، يتم اتباع اجراءات النقل.
في حالة عدم وجود متطوع مناسب من داخل المؤسسة يتم اتباع اجراءات البحث في قاعدة بيانات التطوع فاذا لم يوجد يتم الاعلان عن طلب متطوعين.
الاحتفاظ بنسخه من طلب التطوع في ملف طلبات متطوعين.

إدارة الموارد البشرية

مدير الموارد البشرية


 

 اجراءات الاعلان عن طلب متطوعين

 

 

خطوات الإجراء

الوحدة التنظيمية

المسؤولية

 

مناقشة تقرير احتياجات التطوع مع مدراء الادارات والتأكد من التزام الادارات بالسياسة العامة للمؤسسة والقرارات المتعلقة باستراتيجية العمل للعام التالي.
ادخال التعديلات اللازمة على تقرير احتياجات التطوع
اعتماد تقرير احتياجات التطوع وارساله الى مدير الموارد البشرية

إدارة الموارد البشرية

رئيس المؤسسة

 

اعداد نسخه من تقرير احتياجات التطوع النهائي وتوزيعه على النحو التالي:
Eالاحتفاظ بالنسخة في ملف خطط التطوع حسب الادارات والاقسام
استكمال اعداد جداول الموازنات التقديرية وارفاق نسخه من تقرير احتياجات التطوع بجدول تقديرات الموازنة للمتطوعين.
حفظ نسخه من تقرير احتياجات التطوع مرفقا به نسخه من البيان التفصيلي للعاملين في ملف خطة احتياجات التطوع للرجوع اليه عند الحاجة الى تعيين متطوعين جدد.

إدارة الموارد البشرية/ الإدارة المعنية

مدير الموارد البشرية
مدير الإدارة

 

  اجراءات استلام وفحص طلبات التوظيف

 

 

خطوات الإجراء

الوحدة التنظيمية

المسؤولية

 

تسليم المتقدمين نموذج طلب التطوع لتعبئته بالكامل.
التأكد من استيفاء كافة البيانات المطلوبة.
تسجيل المعلومات اللازمة من واقع الطلبات في ملف طلبات التطوع بالكمبيوتر
تصنيف الطلبات حسب الرغبة (الخبرة – الخ)
وضع رقم التطوع على كل طلب
دراسة مدى مطابقة المتقدمين للشروط والمواصفات المطلوبة.
مقابله المتقدمين للوقوف على مستوى مطابقتهم للشروط النفسية المؤهلة للتطوع بالمؤسسة.
تصنيف الطلبات حسب الاتي:
E طلبات مرفوضه لعدم مطابقتها شروط التعيين
E طلبات غير مطابقه لمتطلبات التطوع
E طلبات مقبولة مبدئيا للتطوع.

إدارة الموارد البشرية

المختص في إدارة الموارد البشرية

 

 

اجراءات تحديد المرشحين

 

 

خطوات الإجراء

الوحدة التنظيمية

المسؤولية

 

تحضير قائمة المرشحين لشغل التطوع وتشمل التفاصيل الخاصة بالمتقدمين سواء كانوا ممن استخرجت طلباتهم من قاعدة بيانات طلبات التطوع او ممن تقدموا عن طريق التوصية او الاعلان.
التأكد مما إذا كانت الطلبات المقبولة تؤمن الحد الأدنى من المواصفات المطلوبة لملئ التطوع.
في حالة عدم كفاية عدد الطلبات، يتم الحصول على طلبات اخرى اما عن طريق الاعلان مره اخرى
اعلام اصحاب الطلبات المرفوضة برفض طلباتهم.

إدارة الموارد البشرية

المختص في إدارة الموارد البشرية

 

اجراءات تحديد مواعيد المقابلات

خطوات الإجراء

الوحدة التنظيمية

المسؤولية

 

يتم التحضير لعدد 3 مقابلات:

·       مقابلة تقييم ادارة الموارد البشرية

·       مقابلة لجنة التطوع

·       مقابلة عرض التطوع

·       الاتفاق مع المسئول المعني بالمقابلات على البرنامج العام وشرح اسلوب المقابلة وكيفية احتساب الدرجات وتقييم المرشح

·       الاتصال بالمرشحين وابلاغهم بمكان وزمان المقابلات.
ادخال التعديلات على ملف المقابلات في حالة تغيير المواعيد حسب رغبة المرشح.

إدارة الموارد البشرية

المختص في إدارة الموارد البشرية

 

اجراءات المقابلات

خطوات الإجراء

الوحدة التنظيمية

المسؤولية

 

اجراء مقابلة تقييم الموارد البشرية وذلك عن طريق فحص شخصية المرشح من حيث الشعور بالملكية والنزاهة وقدرته على التعامل مع الاخرين.

إدارة الموارد البشرية

مدير الموارد البشرية

 

اعلام المرشحين الذين رسبوا في المقابلة الاولى
اعلام المرشحين الذين اجتازوا المقابلة الاولى بموعد المقابلة الثانية

إدارة الموارد البشرية

المختص في إدارة الموارد البشرية

 

اجراء المقابلة مع المرشح وفق نظام المقابلات المعتمد على ان يشمل ذلك:
E توجيه أسئلة محدده وموحده لجميع المرشحين.
E اعطاء المرشح صورة عامه عن اهداف وسياسات المؤسسة.
E فحص المعلومات الفنية للمرشح ومدى تناسب مؤهلاته وخبرته السابقة مع متطلبات التطوع.
E شرح مطالبات التطوع.
E الإجابة بشكل عام عن اية أسئلة تتعلق بالتطوع او بدل المواصلات او المزايا او اية سياسات اخرى للمؤسسة
استكمال تقرير تقييم مرشح عند نهاية كل مقابله وتحديد مجالات القوة والضعف لدى المرشح.
ذكر اذا كان هناك حاجه لأجراء مقابله ثانية معه.
ارسال ال تقرير الى مدير الموارد البشرية.

لجنة المقابلات والاختيار

أعضاء اللجنة

 

تسجيل درجات المرشحين في ملف نتيجة المقابلات.
اعلام المرشحين الذين حصلوا على اقل من 67% برفض طلباتهم.
اعلام المرشحين الذين طلب اجراء مقابله ثانية معهم بموعد المقابلة.

إدارة الموارد البشرية

المختص في إدارة الموارد البشرية

 

اجراءات الاختيار

خطوات الإجراء

الوحدة التنظيمية

المسؤولية

 

سال قائمة المرشحين الذين اجتازوا المقابلات الى المسئول المباشر لتصنيف المرشحين حسب الأولوية.

إدارة الموارد البشرية

المختص في إدارة الموارد البشرية

 

اعداد التقرير وارساله الى مدير الموارد البشرية على ان يتم ذكر الاسباب التي تم اختيار أحد المرشحين دون الاخر.

الإدارة المعنية

المسؤول المباشر

 

اجراءات اعلام اصحاب الطلبات المرفوضة

خطوات الإجراء

الوحدة التنظيمية

المسؤولية

 

تحضير قائمة بأسماء وعناوين اصحاب طلبات التطوع الذين لم يتم اختيارهم في مرحله من مراحل عملية التطوع.
تحضير خطاب رفض طلب التطوع وارسالها الى المتقدم اما بالبريد العادي او البريد الالكتروني.
وضع كافة محتويات ملف المرشحين الذين رفضت طلباتهم بما فيه طلب التطوع في ملف طلبات التطوع

إدارة الموارد البشرية

المختص في إدارة الموارد البشرية