سياسة وإجراءات الغش والتدليس


 

 

محمد النمر

اعداد

المنصب

التوقيع

الاسم

الاجراء

مدير الموارد البشرية

أسامة جباري

مراجعة

ضابط موارد بشرية اول

فيصل العوامي

نائب المدير التنفيذي

 

منصور السالمي

مصادقة

المدير التنفيذي

أسيا عبد الله المشرقي

اعتماد

 


 

 

 

1. مبادئ هذه السياسة

 

تسعى مؤسسة التنمية المستدامة لحماية مواردها وممتلكاتها والمعلومات المتعلقة بها وغيرها من الأصول من أي محاولة غش او تدليس او اهدار، سواء من قبل أفراد او من المستفيدين أو الموظفين أو الشركاء المباشرين والغير مباشرين أو المتطوعين أو الوكلاء والوسطاء او غيرهم، للحصول على منافع مالية أو غيرها من خلال’’ عدم التسامح مطلقاً‘‘تجاه الاحتيال والرشوة والممارسات الفاسدة وما يمكن اعتباره غش او تدليس عن طريق الخداع او التزوير. يتوجّب على جميع من ذكروا أعلاه من موظّفي وشركاء وموردي لمؤسسة التنمية المستدامة حمايةَ الأصول التابعة للمؤسسة والامتثال للقوانين واللوائح ذات العلاقة.

وتحدد هذه السياسة مبادئ توجيهية ومسؤوليات محددة فيما يتعلق بالإجراءات المناسبة التي يجب اتباعها للتحقيق في الاحتيال وغيره من المخالفات المماثلة.

 

2. التعريفات:

المصطلح

التعريف

"الرشوة" أو "الممارسات الفاسدة" أو "الفساد"

عرض أو تقديم أو تلقّي أو التماس منفعة مالية أو منفعة أخرى فيما يتعلّق بأداء منصبٍ يقوم على الثقة أو وظيفةٍ يُفترَض أن تؤدى بحياديّة او بحسن نيّة.

 

ويشمل السلوك الذي يُعَدّ أحد أشكال الرشوة أو الممارسات الفاسدة ما يلي مثالا لا حصراً:

 

·       دفع أو عرض رشوة – عندما يعرض أحد الأفراد أو يعطي أو يعِد بإعطاء أيّ شكلٍ من المنافع المادّيّة أو منفعةٍ أخرى على نحوٍ غير مشروع، سواء أكانت نقديةً أو عينيّة، لشخصٍ آخر بهدف التأثير في سلوكهم بأيّ شكل من الأشكال.

 

·       تلقّي أو طلب رشوة – عندما يطلب أحد الأفراد أو يوافق على تلقّي أو قبول أيّ شكلٍ من أشكال المنافع الماديّة أو منفعةٍ أخرى على نحوٍ غير مشروع، سواء أكانت نقديّةً أو عينيّة، بحيث يكون من شأنها أن تؤثّر في أو مهيئة للتأثير في سلوكه/ بأيّ شكل من الأشكال.

 

·       المحاباة أو المحسوبيّة – عندما يستخدم أحد الأفراد وظيفته على نحوٍ غير مشروع لمحاباة أو إفادة الأصدقاء أو الأقارب أو الزملاء الآخرين مادياً بطريقةٍ غير سليمة. على سبيل المثال: من خلال منح عقود أو وظائف أو مزايا مادية أخرى.

 

·       الاختلاس – عندما يستخدم أحد الأفراد الأموال أو الممتلكات أو الموارد أو غيرها من الأصول الأخرى التابعة لمؤسسة التنمية المستدامة أو لمنظَّمةٍ أو فردٍ ذا صلة بالمؤسسة على نحوٍ غير مشروع. على سبيل المثال، استخدام أحد الموظَّفين لمقاولي البناء الذين وُظِّفوا للعمل على مشروعٍ يتبع لمؤسسة التنمية المستدامة للعمل على ممتلكاتهم الشخصية الخاصّة بهم.

 

·       تلقّي ما يُسمّى "بالعمولة غير المشروعة" – عندما يتلقّى أحد الأفراد حصة من الأموال أو عمولةً من مزوِّدٍ ما على نحوٍ غير مشروع نتيجةً لتورّطه في عمليّة مزايدة أو عطاء فاسدة.

 

·       التواطؤ – عندما يتواطأ أحد الأفراد على نحوٍ غير سليم مع الآخرين للتحايل على أو خلاف ذلك من تجاهل للقواعد أو السياسات أو التوجيهات الخاصة بمؤسسة التنمية المستدامة. على سبيل المثال، عندما يحاول أحد الأفراد أن يتلاعب بمستوى العطاء ليجعله دون الحد الذي كانت حددته المؤسسة مسبقا.

 

·       إساءة استخدام منصبٍ يقوم على الثقة – عندما يستخدم أحد الأفراد منصبه في المؤسسة أو في منظَّمةٍ شريكة لها على نحوٍ غير مشروع لإفادة أنفسهم مادياً أو أي طرف آخر. على سبيل المثال، تعمّد اطّلاع أحد الأفراد على مادةٍ سريةٍ لا يحقّ له الاطّلاع عليها أو نقل معلوماتٍ سريةٍ (مثل محتويات مناقصة عطاء) إلى طرف ثالث.

 

"الاحتيال"

عمل من أعمال الخداع بقصد تحقيق مكسبٍ شخصيٍّ أو التسبّب في خسارةٍ لطرفٍ آخر (حتى وإن لم يتحقّق المكسب أو الخسارة بالفعل). ويشمل السلوك الذي يُعَدّ أحد أشكال الاحتيال ما يلي مثالا لا حصراً:

 

·       تزييف الفواتير – عندما يُعِدّ أحد الأفراد أو يستخدم فواتير كاذبة عن علمٍ وبأي طريقة.

 

·       الاحتيال في النفقات – عندما يستخدم أحد الأفراد نظام النفقات بطريقة مخادعة لدفع مالٍ أو منافع أخرى ليست من حقّ المُستلم.

 

·       الاحتيال في عمليات الشراء – عندما يمارس أحد الأفراد سلوكاً مخادعاً يتعلّق بعملية الشراء أو العطاء، مثل طرح عطاءات أو عروض أسعار كاذبة.

 

·       الاحتيال من خلال سلسلة الإمداد – عندما يُضلل أحد الأفراد السّلع أو يسرقها أو يزوّر سجلّات المواد المخزونة أو ينشئ شركات وهميّة لتوجيه الدفعات من خلالها.

 

·       الاحتيال من خلال كشوفات الرواتب – عندما يتلاعب أحد الأفراد بنظام الرواتب بطريقة مخادعة لدفع دفعاتٍ غير مسموح بها لنفسه أو لغيره. على سبيل المثال، من خلال إنشاء موظَّفين "وهميين" أو زيادة الراتب الخاص بأحدٍ ما بطريقةٍ مخادعة.

 

·       التزوير المحاسبيّ – عندما يتعمّد أحد الأفراد إدخال معلوماتٍ خاطئة أو مُضَلِّلة إلى أي شكل من أشكال السجلّات المحاسبيّة أو الماليّة.

 

·       التزوير – عندما يُعِدّ أحد الأفراد أو يستبدل وثيقةً بطريقةٍ مخادعة كي تصبح المعلومات الواردة فيها خاطئة أو مضلِّلة بأي طريقة كانت.

 

·       الاحتيال المصرفي أو الاحتيال من خلال الشيكات – عندما يتلاعب أحد الأفراد بأي نظامٍ أو سجلٍّ مصرفيّ بطريقة مخادعة (مثل الشيكات أو كشف الحساب المصرفي أو التحويل الإلكتروني).

 

·       الاحتيال من خلال العلامة التجارية – عندما يستخدم أحد الأفراد اسم المؤسسة أو علامتها التجارية أو وثائقها بطريقةٍ مخادعة للوصول إلى غاياتٍ محظورة أو غير شرعيّة.

 

·       تضارب المصالح – عندما يكون أحد الأفراد على علمٍ بأن لديه مصلحة تجارية او غيرها غير معلنة ضمن جهةٍ لها علاقةٌ تجاريةٌ او غيرها مع المؤسسة.

 

·       السرقة – عندما يأخذ أحد الأفراد أو يستملك أي شيء من ممتلكات كيان آخر بطريقةٍ مخادعةٍ.

 

"الفرد"

·       في التعريفات الواردة أعلاه، يمكن أن يشمل هذا المصطلح، ولكن لا يقتصر عليه، أحد الموظَّفين أو المستشارين أو المتعاقدين أو المتدرِّبين أو المُعارين أو المتطوِّعين او المدربين لدى مؤسسة التنمية المستدامة، بالإضافة إلى الشركاء والمستفيدين والموردين التابعين لها.

 

 

يشمل الاحتيال وغيره من المخالفات المشابهة، على سبيل المثال لا الحصر:

أ) تزوير أو تغيير الشيكات، السندات، السندات والأذونات الصرفية والأوراق المالية.

ب) اختلاس الأموال أو الأوراق المالية أو الإمدادات أو أي أصول أخرى.

د) اختلاس الأثاث والتجهيزات والمعدات.

و) الاستخدام غير المصرح به أو إساءة استخدام ممتلكات مؤسسة التنمية المستدامة أو المعدات أو المواد أو السجلات.

ز) أي نشاط متعلق بالكمبيوتر يتضمن تغيير أو إتلاف أو تزوير أو استغلال البيانات لأغراض احتيالية أو اختلاس البرمجيات المملوكة لمؤسسة التنمية المستدامة.

(ح) أي مطالبة عن سداد المصروفات التي لم يتم تكبدها لفائدة مؤسسة التنمية المستدامة.

ط) توفير ميزة غير مصرح بها للمؤجر بما في ذلك، على سبيل المثال ليس على سبيل الحصر: التخفيض غير المصرح به من قيمة الإيجار الذي يدفعه المستأجر، التحويلات الداخلية غير المصرح بها إلى ملحق آخر تابع للمؤسسة أو تقرير غير مصرح به لغرض الحصول على إعانة الإسكان.

 

3. نطاق الانطباق:

تنطبق هذه السياسة على أعضاء مجلس الإدارة وجميع العاملين في مؤسسة التنمية المستدامة وكل من ذكر اعلاه.

4. السياسة العامة والمسؤوليات:

(أ) من أهدف مجلس الإدارة - إجراء تحقيق كامل في أي أعمال مشبوهة تتعلق بالاحتيال أو التملك غير المشروع أو غير ذلك من المخالفات المماثلة المشار الى بعضها اعلاه. سيتم إجراء تحقيق موضوعي ونزيه بغض النظر عن المنصب أو العنوان أو مدة الخدمة أو العلاقة مع مؤسسة التنمية المستدامة لأي طرف قد يكون هو موضوع هذا التحقيق.

جميع العاملين في مؤسسة التنمية المستدامة سيتعاونون بشكل كامل مع مجلس الإدارة لضمان صحة أن أي أعمال يشتبه في انها احتيال، أو أي مخالفات أخرى مماثلة، ويتم التحقيق بما يقترحه رئيس المؤسسة و / أو بما يقترحه أعضاء مجلس الإدارة.

 

(ب) في جميع الظروف، إذا كانت هناك أسباب معقولة للإشارة إلى احتمال حدوث غش او تدليس فإن مجلس الإدارة، بمشورة محاميه، سيتصل بالمعنيين من جهات رسمية وغير رسمية، والجهات الأمنية ذات العلاقة لاطلاعه على ما يجب ان يطلعوا عليه.

ج) عند الانتهاء من التحقيق، سيتم إبلاغ النتائج إلى رئيس مجلس الإدارة. ويقدم الرئيس نسخة من النتائج إلى مجلس الإدارة في المؤسسة.

(د) سيوالي مجلس الإدارة كل جهد معقول، بما في ذلك التمثيل امام المحكمة أو أي مصادر او جهات مناسبة أخرى لاسترداد الخسائر ممن ثبت ضدهم الاختلاس او الاحتيال او الغش.

5- يُعامَل التخلّف عن الإبلاغ عن وجود احتيالٍ أو رشوةٍ أو فسادٍ ممن يستوجب عليهم الإبلاغ على أنّه مسألةٌ جدّيّةٌ ومرفوضة وقد ينتج عنه اتّخاذ تدابير تأديبيّةٍ حيال ذلك.

6- يُعامَل الشروع في الاحتيال أو الرشوة أو الفساد بنفس الجدّيّة والإجراءات التي يُعامَل بها الارتكاب الفعليّ لأفعال الاحتيال أو الرشوة أو الفساد بموجب هذه السياسة.

5. الوقاية

يمارس مجلس الإدارة والموظفين إجراءات الرقابة الداخلية المستمرة للحد من مخاطر الغش او التزوير أو غير ذلك من المخالفات المماثلة.

 

 

6. الإجراءات الواجب اتباعها عند الاشتباه في الاحتيال:

6.1 الإبلاغ:

أ) الموظفين

-أي موظف لديه معرفة بحدوث سلوك غير منتظم، أو لديه سبب للاشتباه في حدوث غش، يجب أن يخطر المدير المباشر على الفور. إذا كان لدى الموظف سبب للاعتقاد بأن المدير المباشر قد يكون متورطًا، يجب على الموظف إخطار رئيس مجلس الإدارة او المدير التنفيذي او مدير الشؤون القانونية على الفور.

-لا يجوز للموظفين محاولة التحقيق في أي غش مشتبه به أو مناقشة الأمر مع أي شخص غير معني بخلاف الشخص الذي تم الإبلاغ عن الغش به، والمعنيين من الإدارة العليا بموجب لوائح المؤسسة والجهات الحكومية ذات العلاقة ان وجدت.

* ادعاءات الاحتيال أمر خطير. الموظفون الذين يقدمون بلاغات ومزاعم كاذبة عن علم سيخضعون لإجراءات العقوبة التي قد تشمل الفصل.

ب) المدير المباشر:

أو إذا كان لدى المدير سبب للاشتباه في حدوث غش من موظف يشتبه في قيامه بتزوير، يقوم المدير المباشر بإخطار رئيس المؤسسة على الفور، ولا يجوز للمدير محاولة التحقيق في أي غش مشتبه به أو مناقشة الأمر مع أي شخص آخر غير مختص عدا المعنيين من الإدارة العليا بموجب لوائح المؤسسة والجهات الحكومية ذات العلاقة ان وجدت.

ج) رئيس المؤسسة:

إذا كان لدى الرئيس سبب للاشتباه في حدوث غش قبل أي موظف بتهمة الغش المشكوك فيه، يقوم الرئيس فوراً بإخطار مجلس الإدارة والموارد البشرية. لا يحاول الرئيس التحقيق في أي غش مشتبه به أو مناقشة الأمر مع أي شخص آخر غير المدير (إذا كان ذلك مناسبًا)، ومجلس الإدارة، ومحامي المؤسسة، وإدارة الموارد البشرية والشرطة. يقوم الرئيس بتنسيق التحقيق مع الموارد البشرية ومسؤولي تطبيق القانون المناسبين نيابة عن المجلس.

سيضمن الرئيس أن يحتفظ الأشخاص الذين يمثلون اللجنة الذين يجرون التحقيق بسجل مفصل لأية سجلات ذات صلة بما في ذلك الوثائق والمحادثات والمقابلات الرسمية.

 

 

 

د) مجلس الإدارة

سيقوم مجلس الإدارة، بالتشاور مع أدارة الموارد البشرية والقسم القانوني بالمؤسسة عند اكتشاف عملية احتيال مشكوك فيها ، بإجراء مراجعة أولية على الفور، وتحديد ما إذا كان الاحتيال المشتبه به يتطلب تحقيقًا إضافيًا أم لا. وفي جميع الظروف التي يبدو أن هناك أسباباً معقولة للاشتباه في حدوث غش، يتواصل مجلس الإدارة بالتشاور مع القسم القانوني، مع النيابة العامة او الشرطة او أي جهة حكومية مختصة. وسيقوم مجلس الإدارة بالتحقيق في أي غش مشكوك فيه بما يتناسب مع لوائح الموارد البشرية، يجب على المجلس ضمان إجراء التحقيق بنشاط وبحسن نية ويمكن إجراء مقابلات مع أي شهود كجزء من التحقيق.

6.2 أمن الأدلة.

(أ) بمجرد الإبلاغ عن حدوث غش مشكوك فيه، يتخذ مجلس الإدارة، بالتشاور مع القسم القانوني وإدارة الموارد البشرية، إجراءات فورية لمنع سرقة السجلات ذات الصلة أو تغييرها أو إتلافها.

ب) قد تشمل هذه الإجراءات، على سبيل المثال لا الحصر، التحفظ على السجلات ووضعها في مكان آمن، والحد من الوصول إلى الموقع الذي توجد فيه السجلات حاليًا، ومنع أي فرد (أفراد) يُشتبه في ارتكابهم للغش من الوصول. إلى السجلات. يجب أن تكون السجلات مضمونة بشكل كافٍ حتى ينتهي المحقق في إجراء التحقيق أو يمكن استثناء في حالة استدعى ذلك ان تتولى أي جهة خارجية اخرى مثل الشرطة السيطرة على السجلات لبدء تحقيق التدقيق.

6.3 السرية

يجب على جميع المشاركين في التحقيق في الاحتيال الحفاظ على سرية تفاصيل ونتائج التحقيق وأي معلومات أخرى ترد إليهم بسبب او بعلاقة العمل في المؤسسة.

6.4 اتخاذ الإجراءات

(أ) إذا ثبتت شكوك في حدوث غش في التحقيق، يحق للجنة التحقيق او الشخص المخول بالتحقيق بحسب اللائحة ان يتخذ إجراءً تأديبيًا يصل إلى الفصل، بالتشاور مع الادارة القانونية.

(ب) ما لم تكن هناك ظروف استثنائية، يجب إخطار الشخص قيد التحقيق بتهمة الاحتيال كتابة وتشمل هذه الكتابة البيانات الأساسية للادعاءات وعقب انتهاء التحقيق وقبل اتخاذ الإجراء التأديبي النهائي في حالة تقديم إشعار له يجوز للشخص الذي قدمت له هذه الادعاءات تقديم طلب تفسير كتابي إلى رئيس مجلس الإدارة (أو غيره من المعينين) في مجلس الإدارة في موعد أقصاه سبعة أيام بعد استلام الإشعار.

 

 

6،5 الحماية من المخالفات.

لا يجوز لأي شخص يتصرف نيابة عن مؤسسة التنمية المستدامة، بما في ذلك مجلس الإدارة في التصرفات الاتية على سبيل المثال لا الحصر.

أ) طرد أو تهديد أو فصل الموظف.

ب) الانضباط أو تهديد تأديب أو تعليق دوام الموظف؛

ج) فرض أي عقوبة على الموظف

د) تخويف أو إكراه الموظف

6.6 قضايا وسائل الإعلام

يجب على أي موظف أو عضو في مجلس الإدارة الذي اتصلت به وسائل الإعلام فيما يتعلق بأمر متعلق بالمؤسسة او أحد أنشطتها او مشاريعها او تحقيق المراجعة إحالة وسائل الإعلام إلى رئيس المؤسسة او اخذ موافقة منه او ممن يمثله. بمعنى انه لا يجوز أن يناقش الشخص المزعوم الاحتيال أو التحقيق في التواصل مع وسائل الإعلام.

 

6.7 استرداد الخسارة

في حالة تأكيد الغش أو أي مخالفة أخرى من التي ذكرت أعلاه، تقوم لجنة التحقيق بتقييم مدى الخسارة، بما في ذلك تكاليف التحقيق، وغيرها من التكاليف وتبدء اجراءات المطالبة بهذه المبالغ المالية.

تمت بحمد الله وعونه.