مؤسسة التنمية المستدامة SDF

 

 

 

خطة استمرارية الأعمال

في الطوارئ

 

(خطة إحترازية لتسيير أعمال مؤسسة التنمية المستدامة – في ظل مخاطر إنتشار فيروس كورونا Covid-19)

 

مؤسسة التنمية المستدامة

 

 

مارس 2020م

 

 

فهرس المحتويات

أولاً: المُقدمة: 3

أولويات ومسؤوليات مؤسسة التنمية المستدامة: 3

أولويات ومسؤوليات المؤسسة عند حدوث حالات الطوارئ: 4

ثانياً: الهدف من الخطة: 5

ثالثاً: بدء ومُدة التنفيذ: 5

رابعاً: الترتيبات: 6

خامساً: مراحل خطة عمل الطوارئ: 9

المرحلة الأولى للعمل عن بعد (العمل عن بعد بشكل جزئي): 9

المرحلة الثانية للعمل عن بعد (العمل عن بعد بشكل كامل): 12

المرحلة الثالثة استعادة الأعمال. 14

سادساً: السياسات والإمتثال: 16

سابعاً الملاحق: 17

 

 

 


 

 

أولاً: المُقدمة:

نظراً للكارثة الإنسانية التي تُصيب العالم حالياً وتهدد جميع الدول بسبب فيروس كورونا Covid-19 , بدأت جميع الدول والحكومات والمؤسسات والقطاعات بوضع خطط وإجراءات لمنع انتشار الفيروس والحفاظ الحد الأدنى من قوائم وجداول الأعمال بتحديد الأدوار والمسؤوليات وتفاصيل تنفيذ الأعمال خلال فترات الطوارئ. وبالرغم من انه لم يتم الإعلان من السلطات في اليمن والمنظمات والوكالات الدولية ذات الصلة عن وجود أي إصابة بكورونا حتى الآن، لكن خطر تفشي الفيروس ما زال قائماً بعد وصوله إلى دول الجوار، رغم إغلاق المنافذ وتعليق الرحلات الجوية.

وعليه فقد قامت مؤسسة التنمية المستدامة بتطوير خطة استمرارية العمل للحد من انقطاع خدماتها في أوقات الكوارث والأزمات والتوترات الأمنية وانتشار الأوبئة . والخطة تحدد ما ينبغي أن يتم فعله في حال عدم التمكن من القيام بأنشطة الأعمال الاعتيادية وذلك بسبب حدث معطل مثل انتشار الأمراض والأوبئة الكوارث الطبيعية التي تعيق وتمنع قدرة المنتسبين للوصول لمبنى المؤسسة ومعداتها أو فقدان نسبة كبيرة من الموظفين لممارسة مهامهم.

تقدم هذه الخطة المعلومات اللازمة في ظل انتشار وباء فيروس كورونا وطرق الاستجابة له والحفاظ على استمرارية الأنشطة الضرورية / الأساسية وتوفير القدرة الى العمليات الطبيعية.

 

·      أولويات ومسؤوليات مؤسسة التنمية المستدامة:

 

يعد الوضع الانساني في اليمن كارثي و في تدهور سريع. ومن ثم ، فإن مؤسسة التنمية المستدامة تدرك أن الاستجابة الإنسانية ضرورية للحفاظ على تركيزها الاستراتيجي على توفير الخدمات المباشرة والمساعدة المنقذة للحياة وحماية المجتمعات الضعيفة.

و في الواقع ، تستند أنشطة المشروعات التي تقترحها وتنفذها مؤسسة التنمية المستدامة إلى أهدافها الأساسية مع التركيز بشكل رئيسي على تحقيق رؤيتها ورسالتها نحو التنمية المستدامة على المدى الطويل. يركز هدف مؤسسة التنمية المستدامة لعام 2020 وحتى 2022م على :

1.    مساعدة وحماية السكان المتأثرين بالنزاع ، وبالتالي فإن جهود المؤسسة تضمن تحقيق جميع المشروعات لأهدافها والوصول الى المخرجات المتوقعة للمجتمعات المستضعفة المستهدفة.

2.    تعزيز التمكين الاقتصادي وسبل العيش ،

3.    تعزيز فرص التعليم للجميع وإتاحة الفرص لهم.

4.    المساهمة في بناء السلام والحوكمة الجيدة لتهيئة بيئة آمنة ومواتية وصحية تستند إلى مبادئ حقوق الإنسان.

5.    تتطلع جميع الجهات الفاعلة الرئيسية في مشاريع مؤسسة التنمية المستدامة أن يصل العمل الإنساني الفعال المبدئي إلى من هم في أمس الحاجة إليها وتلتزم مؤسسة التنمية المستدامة بضرورة أن تستند خططها إلى الأدلة والقدرة الفعلية.

6.    تضمن مؤسسة التنمية المستدامة أن يركز تخطيط البرامج وإدارتها على المساءلة والشفافية وفعالية التكلفة خلال دورة حياة المشروع.

7.    لدى مؤسسة التنمية المستدامة مشاريع تنفذ و قيد التوسع في كل من أمانة العاصمة ، صنعاء ، حجة ، الحديدة ، عدن ، ذمار ، البيضاء ، إب ولحج. تتولى مؤسسة التنمية المستدامة سلسلة من الإجراءات لبناء شراكات وتعزيز العلاقات مع السلطات المحلية والقطاع الخاص والمنظمات غير الحكومية والمنظمات الإقليمية والدولية.

 

.

 

أولويات ومسؤوليات المؤسسة عند حدوث حالات الطوارئ:

الصورة العامة

التأكد من أن جميع موظفي مؤسسة التنمية المستدامة آمنين ولا توجد مخاطر السلامة،

تقوم المؤسسة بإدارة الوضع لضمان مايلي:

1)    يقوم المدراء أو غيرهم بإخطار مدير استمرارية الأعمال ( نائب المدير التنفيذي) فورا بموضوع الحدث الطارئ.

2)    تنسيق إجراءات عمل الموظفين وأولويات أعمالهم طبقاً للإستراتيجية العامة لاسمراريه الأعمال.

3)    إمكانية تزويد المستفيدين بخدمات أساسية على مستوى مناسب.

 

وظائف الأعمال الحرجة

وظائف الأعمال الحرجة للمؤسسة:

1)    توفير الخدمات للمستفيدين من المؤسسة

حل مشكلات المستفيدين والعاملين إن وجدت وبصورة عاجلة.

فريق الطوارئ

1)    الإتصالات :إنشاء منطقة مركزية لموظفي مؤسسة التنمية المستدامة وأصحاب المصلحة الرئيسين ( المانحين /المساهمين الرئيسيين زالمستفيدين)

2)    تهيئة منصة النسخة الاحتياطية Disaster Recovery للاستخدام.

3)    التأكد من إعادة تقديم خدمات الإنسانية للمستفيدين.

4)    تحدد الفريق العامل في استمرارية العمل

5)    العمل من المنزل

6)    الإتصال ب:

* مدراء فرق العمل

* * أصحاب المصلحة

* الإعلام

 

 

 

 

 

 

ثانياً: الهدف من الخطة:

·       تنظيم اعمال مؤسسة التنمية المستدامة اثناء فترة طوارئ الإحترازيه للتصدي لفيروس كورونا Covid-19.

·       تحديد أولويات العمل في حال الكوارث والمخاطر واثارها على خدمات المؤسسة.

·       توضيح الإجراءات التي سوف يتم اتخاذها في جميع مراحل الخطة.

·       مساعدة الموظف وأفراد المجتمع على البقاء آمنين وفي صحة جيدة أثناء حدوث حالة طوارئ والتعافي منها سريعًا.

 

 

ثالثاً: بدء ومُدة التنفيذ:

·       يتم البدء بتنفيذ خطة طوارئ – وباء فيروس كورونا ابتداء من 29 من مارس 2020.

·       مدة الخطة 14 يوم قابلة للتمديد – وفقاً لمعلومات وتوصيات السلطات الرسمية ومنظمة الصحة العالمية.

·       يتم انهاء الخطة وإعادة تعافي وفقاً لبيان رسمي إضافة الى تأكيد رسمي من السلطات الرسمية ومنظمة الصحة العالمية بزوال الخطر.

 

 

 

 

 

 

 

 

رابعاً: الترتيبات:

·      بناء على التعليمات الاحترازية لعدم انتشار فيروس "كورونا"، التي تلقتها المؤسسة من قبل (الأمانة العامة للمجلس الأعلى لإدارة وتنسيق الشئون الإنسانية والتعاون الدولي) وكذلك السلطات المحلية وتوصيات منظمة الصحة العالمية، وحرصاً من إدارة المؤسسة للإستجابة العملية للإجراءات الإحترازيه ولإستمرارية تنفيذ الأنشطة الإنسانية اثناء هذه المرحلة فقد أقر مجلس إدارة المؤسسة الترتيبات التالية:

ü     دخول المؤسسة مرحلة العمل الطارئ وتفعيل سياسة العمل عن بعد بمرحلتيه بناء ً على المستجدات والتداعيات وذلك بهدف تمكين الموظفين من إمكانية انجاز الأعمال والمهام من مقر إقامتهم، إلا في حالات الضرورة القصوى:

- مرحلة أولى: العمل عن بعد بشكل جزئي.

- مرحلة ثانية: العمل عن بعد بشكل كامل (أثناء الحضر).

- مرحلة الثالثة: خطة الاستعادة للأعمال (بعد انتهاء الخطر).

 

ü     تشكيل لجنة الطوارئ العليا لتسيير أعمال المؤسسة خلال فترة الطوارئ الحالية على أن تبداء أعمالها ابتداء من بدء تنفيذ هذه الخطة (الفقرة الثالثة) كالتالي:

·       لجنة الطوارئ العليا (الفريق الرئيسي):

أسيا المشرقي – المدير التنفيذي للمؤسسة

رئيس اللجنة

أمل قائد – نائب المدير التنفيذي

عضو اللجنة

منصور السالمي – نائب المدير التنفيذي

عضو اللجنة

محمد الصايدي – المدير المالي

عضو اللجنة

أسامه جباري – مدير الموارد البشرية

عضو اللجنة

معاذ حبيب – مدير المشتريات

عضو اللجنة

أحمد جباري

عضو اللجنة

محمد النمر – مدير الشؤون القانونية

عضو اللجنة

 

·       الأدوار والمسؤوليات

 

الدور

المسؤول

المسئوليات

المشرف العام لإدارة استمرارية الأعمال

رئيس اللجنة

المدير التنفيذي

الإشراف العام والتواصل مع الجهات السيادية.

حسن تسيير الشؤون الفنية والمالية والاشراف والتنسيق

الموافقة واعتماد النظم واللوائح واعتماد الميزانية

مدير استمرارية الأعمال

عضو اللجنة

نائب المدير

التنفيذي

أ/منصور السالمي

أ/أمل قايد

* تفعيل خطة استمرارية الأعمال.

* الإشراف على مهام الطوارئ.

اعداد واقتراح النظم واللوائح والميزانية

* التصديق على وظائف الأعمال الهامة واعتماد موقع الطوارئ لإنجاز الأعمال.

* إعادة الخدمات في مقر مؤسسة التنمية المستدامة.

* التواصل مع المؤسسة (بما في ذلك المدير التنفيذي و/

أو رئيس المؤسسة في حالة غياب المدير التنفيذي).

المسئول المالي ومسئول

تقييم المخاطر

المدير المالي

أ/ محمد الصايدي

* الاتصال بمدير استمرارية الأعمال حال معرفة حالة الطوارئ.

* التصديق على قرارات الطوارئ والرفع لنائب لمدير التنفيذي.

* قيادة الفريق المالي للمؤسسة.

* التنسيق مع فريق الاتصال واستمرارية الأعمال

كبير منسقي استعادة الأعمال

مدير الموارد البشرية

أ. أسامة جباري

        تنسيق وتسهيل إنشاء مقر استعادة الأعمال جنباً إلى جنب مع المديرين.

        التواصل والإشراف على إدارة الموظفين وكذلك التواصل مع أمن المؤسسة.

        تقييم إجراءات السلامة لكافة الموظفين من خلال ملاحظة الموقع الفعلي لهم

        إدارة إخلاء الموظفين بأمان

توزيع المهام والمناوبة بشكل ملائم سواء من داخل أوخارج مكاتب العمل، للتأكد من سير العمل دون توقف أو ضرر

مدير إدارة استعادة الأعمال

مدير العمليات

الإتصال ب:

·       مدراء فرق العمل

·       أصحاب المصلحة

·       الإعلام

مدير العمليات الميدانية

البرامج والمنح

·       رفع خطة جميع المشاريع نهائية

·       رفع خطة التواصل مع المانحين

المدير الدعم التقني والاتصالات

ضابط تقنية المعلومات والاتصالات

·       رفع خطة الدعم الفني للفريق

·        

منسق التواصل والاعلام

لتسيير الاعمال

الاعلام

·       رفع خطة التوثيق المصاحب لكل النشاطات التي تمت خلال فترة الطوارئ وانزاله في الموقع كونها استجابة إنسانية مهمة للمؤسسة ومن مصلحتها توثيق كل ذلك خطوة بخطوة، وعلى سبيل المثال ما يحصل لاكثر من استجابة طارئة في مشروع النازحين لمناطق الحجر الصحي وما قامت به المؤسسة في هذه الحقبة.

منسق التقييم والتصحيح

المراجعة الداخلية

·       رفع خطة استكمال المهام الطارئة ( مراجعة – تأهيل موردين)

 

ü     الغاء جميع الاجتماعات في كافة الفروع والمكاتب التابعة لمؤسسة التنمية المستدامة وإستبدال طريقة الإجتماعات التقليدية بطرق الإجتماع عبر الصوت او الفيديو والإستعانة بإدارة تكنولوجيا المعلومات بتوفير أدوات وتكنولوجيا الإجتماعات عن بعد.

ü     الغاء جميع مهام وتكاليف السفر وجميع الورش والتدريبات المخطط لها وكذلك أي أنشطة يتخللها اجتماع او لقاءات مباشرة مع أشخاص وكذلك الحد من التنقلات والنزول الميدانية بين المحافظات إلا للضرورة القصوى تخضع تلك الحالات الضرورية للإجراءات المفروضة والمتبعة من وزارة الصحة والجانب الأمني.

ü     على جميع مدراء الإدارات والمشاريع تحديد مجموعات العمل خلال الفترة والتناوب خلال مرحلة العمل عن بعد الأولى وكذلك الثانية وارسالها للموارد البشرية، مرفق الجدول للأشخاص ومسمياتهم ومعلومات التواصل معهم.

ü     يقوم مدراء الإدارات والمشاريع والإدارة المالية بالرفع للإدارة عن الأنشطة التي سيتم ايقافها على مستوى كل مشروع، نظراً لطبيعتها وللوضع واقتراح اليات وأساليب امنه للتنفيذ ان أمكن، وكذلك توثيق كل ما سبق بمراسلات مع المانحين والجهات المختصة لمعرفة وتوثيق حجم وتفاصيل تأثر مشاريع المؤسسة خلال فترة تنفيذ هذه الخطة.

ü     يقوم مدراء الإدارات والمشاريع بمتابعة إنجاز الأعمال والتقارير خلال مراحل العمل عن بعد والرفع بتقارير التخصصية للجنة الطوارئ.

 

خامساً: مراحل خطة عمل الطوارئ:

المرحلة الأولى للعمل عن بعد (العمل عن بعد بشكل جزئي):

-        تعريف المرحلة: وهي مرحلة تقليص عدد الموظفين المتواجدين في اماكن العمل في المؤسسة الى ما يقارب 80%.

-        البدء بتنفيذ المرحلة: إبتداء من 29 من مارس 2020.

-        دواعي الدخول في المرحلة: إجراءات إحترازية لتفشي وباء فيروس الكورونا.

-        فترة المرحلة: الى حين يتطلب الأمر الدخول في المرحلة الثانية (مرحلة الحضر) وذلك بناء على تقارير الجهات المختصة والرسمية.

-        ساعات العمل اليومية: ساعات العمل المعتمده للمرحلة الأولى للتواجد في أماكن العمل لفريق الطوارئ ولجنة الطوارئ هي 6 ساعات عمل (من الساعة التاسعة صباحاً حتى الثالثة عصراً). وكذلك لجميع الموظفين العاملين من المنازل عن بعد الإلتزام بالعمل خلال هذه الفترة وأن يكونوا متاحين ومتوفرين خلال ساعات العمل اليومية لخطة الطوارئ وهي كذلك من الساعة التاسعة صباحاً – حتى الثالثة عصراً. وعلى مدراء الإدارات الحرص على التواصل الدائم ومتابعة الإنجاز والإلتزام.

-        فريق الطوارئ في المؤسسة خلال المرحلة الاولى:

المركز الرئيسي

الأسم

المسؤولية

البريد الإلكتروني

تلفون

أسيا المشرقي

جميع الإدارات

 

 

أمل قائد

الموارد البشرية المشتريات

الشؤون القانونية- فرق الطوارئ.

 

 

منصور السالمي

المالية – البرامج والمشاريع

– فرق الطوارئ.

 

 

 

محمد الصايدي

أمين الخميسي

أديب شمسان

إسماعيل الشوافي

المالية والحسابات

 

 

معاذ حبيب

محمد الزين

مجيب الصلوي

المشتريات والدعم اللوجستي

 

 

أسامة جباري

فيصل العوامي

الموارد البشرية

 

 

ماجد الزوملي

الإعلام والتصميم

 

 

علاء المهدي

عدي الحملي

البرامج والمشاريع

 

 

ميمونة الصلوي

عماد المغلس

قطاع الحماية – فرق الطوارئ

 

 

أمين عبدالله

العلاقات العامة

 

 

أحمد الصعفاني

قطاع الصحة – فرق الطوارئ

 

 

محمد النمر

الشؤون القانونية – فرق الطوارئ

 

 

ياسر البوره

فريق الشيلتر

 

 

أنور السويدي

فريق الصمود

 

 

تريم الحارثي

الرقابة والتقييم

 

 

امير شانع

عزيز العزاني

المكتب والسكرتارية

 

 

 

·       طاقم العمل في الفروع:

فرع الحديدة

د. أيمن الحرازي

مدير الفرع

 

 

فضل الجنيد

المسؤول المالي

 

 

سباء المقرمي

الموارد البشرية

 

 

فرع حجة

نبيلة المغنج

مدير الفرع

 

 

أمة الله قشوه

المسؤول المالي

 

 

فرع ذمار

محمد المنقذي

مدير الفرع

 

 

نصر جبير

ضابط الحماية

 

 

أحمد الأنسي

مسؤول الدعم

 

 

مكتب مأرب

أحمد العبادي

منسق المكتب

 

 

مكتب عدن

أحمد الحيدري

منسق المكتب

 

 

 

 

-        متطلبات ومسؤوليات التنفيذ:

العمل والإجراءات

المسؤولية

اعلان دخول المؤسسة مرحلة خطة الطوارئ المرحلة الأولى

للعمل عن بعد .

لجنة الطوارئ العليا

موافاة الموارد البشرية والإدارة بقوائم بأسماء الموظفين في كل

إدارة والواجب عليهم التواجد في مكان العمل .(مرفق الجدول)

مدراء الإدارات

مدراء المشاريع

مدراء الفروع

تشكيل فرق الطوارئ الميدانية للقطاعات اللازمة .

إدارة البرامج

رؤساء القطاعات – مدراء المشاريع

تطبيق تفاصيل سياسة العمل عن بعد الخاصة بمؤسسة

التنمية المستدامة وتفعيل الأدوات للعمل والتنفيذ.

إدارة الموارد البشرية

إدارة تكنولوجيا المعلومات

تخصيص مبلغ نقدي في خزنة المؤسسة لتغطية المصاريف الطارئة لمرحلة الخطة كاملة.

لجنة الطوارئ

الإدارة المالية

تزويد فرق الطوارئ في المؤسسة والفروع بإجراءات ومتطلبات

السلامة من مستلزمات وحقائب النظافة، دليل التوعية

الصحية والوقاية ، وخطة الطوارئ.

المشتريات والدعم اللوجستي

مسؤول قطاع الصحة

تحديد وشراء متطلبات دوام فريق مكون من 12 موظفاً ان تطلب الأمر تفعيل المرحلة الثانية للخطة (اثناء حضر التجول):

- تخزين أغذية – مياه شرب صحية – أدوية – محروقات – فحص وتجهيز المولدات والمواطير – فحص وتجهيز منظومة الطاقة الشمسية – تعبئة خزانات المياة – تعبئة ارصدة تلفونات مدراء الإدارات والمشاريع وفرق الطوارئ – تسديد خطوط الأنترنت لفترات أطول – دفع فواتير الكهرباء والاشتراكات – فحص إجراءات السلامة العامة والإسعافات الأولية – فحص أجهزة ومعدات مطبخ متكامل.

المشتريات والدعم اللوجستي

الإدارة المالية

لجنة الطوارئ

مشاركة أسماء الموظفين وعناوينهم المُحدثه

وبيانات التواصل معهم .

مدراء الإدارات والمشاريع

الموارد البشرية

تكنولوجيا المعلومات

مشاركة جميع الموظفين بأرقام التواصل الهامة

(المنظمات الإنسانية الفعالة – ارقام الطوارئ

وغرف العمليات الطارئة– المستشفيات المعتمدة للحالات

– طوارئ شركة التأمين الصحي المتعاقد معها قبل المؤسسة).

البرامج – الموارد البشرية

تكنولوجيا المعلومات

الإبلاغ عن أي حالة مرض او اشتباه في أحد الموظفين أو أي

فرد من عائلاتهم .

جميع الموظفين

المدراء المباشرين

التواصل الفعال ومتابعة إنجاز الأعمال عبر نظام ERP والأيميلات

والإتصالات .

الموظفين – مدراء المشاريع –

مدراء الإدارات

التأكد والتحقق من قدرة جميع الموظفين الوصول لبريدهم الإلكتروني وحساباتهم في النظام عن طريق جهاز الكمبيوتر والتلفون المحمول وتحميل وتجربة برامج التواصل المعتمدة في سياسة المؤسسة للعمل عن بعد .

تكنولوجيا المعلومات – مدراء الإدارات

التواصل مع الموظفين للحصول على تحديث عملهم اليومي ومن ثم توثيق ذلك على أساس يومي ومشاركتها مع الإدارات ولجنة الطوارئ في المؤسسة والفروع أو من خلال مدراء المشاريع وعكسها على الخطط الأسبوعية .

المدراء و المشرفين المباشرين – مدراء المشاريع

متابعة إرشادات وتعميمات ومعايير منظمة الصحة العالمية ومشاركة

الموظفين بالتحديثات اولاً بأول.

البرامج – الموارد البشرية

الدعم الفني وحل مشكلات الإتصال بالنظام او الأيميل وتوفير حلول بديلة.

تكنولوجيا المعلومات

 

 

المرحلة الثانية للعمل عن بعد (العمل عن بعد بشكل كامل):

 

-        تعريف المرحلة: وهي مرحلة العمل الكامل للموظفين من أماكن سكنهم. سيعمل جميع منتسبي المؤسسة بالعمل من المنزل وفي حالة تم طلب الاستجابة فعلى الموظف التجاوب سواء اكان العمل من البيت او نزول ميداني.

-        البدء بتنفيذ المرحلة: عند اعلان الجهات الرسمية تطبيق منع التجول.

-        دواعي الدخول في المرحلة: تسيير أعمال المؤسسة اثناء مرحلة طوارئ تفشي فيروس الكورونا.

-        فترة المرحلة: الى حين انتهاء فترة الطوارئ وذلك بناء على تقارير الجهات المختصة والرسمية.

-        ساعات العمل اليومية: ساعات العمل المعتمده للمرحلة الثانية للمتواجدين في أماكن سكنهم بنظام العمل عن بعد هي 6 ساعات عمل (من الساعة العاشرة صباحاً حتى الرابعة عصراً). وعلى مدراء الإدارات الحرص على التواصل الدائم ومتابعة الإنجاز والإلتزام.

 

-        فريق الطوارئ في المؤسسة خلال فترة الحجر ومنع التجوال:

لا ينبغي ان يزيد عدد الفريق المتواجد عن 12 شخص وذلك حرصاً على

سلامتهم وكفاية مستلزمات بقائهم لأطول فترة ممكنة .

الأسم

الصفة

المسؤولية

منصور السالمي

الإدارة والإشراف

الإشراف العام

محمد الصايدي

المدير المالي

أي متطلبات مالية

أسامة جباري

مدير الموارد البشرية

متابعة ودعم

فوزي المشرقي

مدير تكنولوجيا المعلومات

ضمان الدعم الفني والتواصل

مجيب الصلوي

مسؤول الخدمات والدعم

خدمات التشغيل

معاذ حبيب

مدير المشتريات

توفير المستلزمات

أحمد جباري

مدير البرامج

الدعم الفني للمشاريع

أمين الخميسي

مدير الحسابات

متابعة ودعم

ماجد الزوملي

إعلام وتصميم

متابعة ودعم

 

حارس

خدمات

 

سائق

خدمات

 

نظافة

خدمات

 

طباخ

خدمات

 

 

-        متطلبات ومسؤوليات التنفيذ للمرحلة الثانية (اثناء حضر التجول):

العمل والإجراءات

المسؤولية

اعلان دخول المؤسسة مرحلة خطة الطوارئ المرحلة الثانية

للعمل عن بعد .

لجنة الطوارئ العليا

موافاة الموارد البشرية والإدارة بقوائم بأسماء الموظفين

الواجب عليهم التواجد في مكان العمل .

لجنة الطوارئ العليا

تطبيق تفاصيل سياسة العمل عن بعد الخاصة بمؤسسة

التنمية المستدامة وتفعيل الأدوات للعمل والتنفيذ.

إدارة الموارد البشرية

إدارة تكنولوجيا المعلومات

تزويد فرق الطوارئ في المؤسسة والفروع بإجراءات ومتطلبات

السلامة من مستلزمات وحقائب النظافة، دليل التوعية

الصحية والوقاية ، وخطة الطوارئ وجميع المتطلبات للبقاء الدائم داخل مبنى المؤسسة من مأكولات وأدوية ومحروقات وغيرها تم تحديدها في الجدول السابق (تم شرائها مبكراً قبل مرحلة الحضر للتجوال وتخزينها).

المشتريات والدعم اللوجستي

مسؤول قطاع الصحة

المالية

لجنة الطوارئ العليا

 

الإبلاغ عن أي حالة مرض او اشتباه في أحد الموظفين أو أي

فرد من عائلاتهم .

جميع الموظفين

المدراء المباشرين

الموارد البشرية

التواصل الفعال ومتابعة إنجاز الأعمال عبر نظام ERP والأيميلات

والإتصالات .

الموظفين – مدراء المشاريع –

مدراء الإدارات

التأكد والتحقق من قدرة جميع الموظفين الوصول لبريدهم الإلكتروني وحساباتهم في النظام عن طريق جهاز الكمبيوتر والتلفون المحمول وتحميل وتجربة برامج التواصل المعتمدة في سياسة المؤسسة للعمل عن بعد .

تكنولوجيا المعلومات – مدراء الإدارات

التواصل مع الموظفين للحصول على تحديث عملهم اليومي ومن ثم توثيق ذلك على أساس يومي ومشاركتها مع الإدارات ولجنة الطوارئ في المؤسسة والفروع أو من خلال مدراء المشاريع وعكسها على الخطط الأسبوعية .

المدراء و المشرفين المباشرين – مدراء المشاريع

متابعة إرشادات وتعميمات ومعايير منظمة الصحة العالمية ومشاركة

الموظفين بالتحديثات اولاً بأول.

البرامج – الموارد البشرية

الدعم الفني وحل مشكلات الإتصال بالنظام او الأيميل وتوفير حلول بديلة.

تكنولوجيا المعلومات

 

المرحلة الثالثة استعادة الأعمال

-        تعريف المرحلة: وهي مرحلة العمل الكامل للموظفين وعودتهم لمزواله مهامهم في أماكن عملهم.

-        البدء بتنفيذ المرحلة: عند اعلان الجهات الرسمية إزالة الخطر.

-        دواعي الدخول في المرحلة: تسيير وتعافي أعمال المؤسسة بعد مرحلة طوارئ تفشي فيروس الكورونا.

-        فترة المرحلة: الى حين انتهاء فترة الحظر وذلك بناء على تقارير الجهات المختصة والرسمية.

-        ساعات العمل اليومية: ساعات العمل المعتمدة للمرحلة الثالثة ساعات العمل القانونية او ما يتم اعتماده من رئيس المؤسسة.

وفي الوقت الراهن فساعات الدوام هي 8 ساعات عمل (من الساعة الثامنة صباحاً حتى الرابعة عصراً). وعلى مدراء الإدارات الحرص على التواصل الدائم ومتابعة الإنجاز والالتزام.

 

v    خطوات الاستعادة للأعمال :

 

الوقت

المسئول

الخطوات

العمل المطلوب

حالما تصل الخدمات إلى المقر

مدير استمرارية الأعمال

1

ضمان تغطية جميع احتياجات التأمين.

المدير التقني

2

التأكد من سهولة استخدام المقر وأنه لا يزال يلبي احتياجات المؤسسة.

مدير العمليات

3

تقييم متطلبات التكنولوجيا لاستعادة الخدمات في مكاتب المؤسسة.

 مدير الموارد البشرية

4

تقييم الأثاث والاحتياجات الثابتة لإعادة الخدمات في مكاتب المؤسسة.

 

5

ضمان وجود جميع متطلبات الصحة والسلامة.

 

6

ضمان وجود جميع خدمات المكاتب العامة.

 

7

تهيئة الموظفين للعودة إلى المقر.

 

 

سادساً: السياسات والإمتثال:

ü     مواعيد الدوام وساعات العمل.

ü     مدونة السلوك الخاصة بالمؤسسة.

ü     السرية وحماية البيانات.

ü     سياسة العمل عن بعد المقترحة.

ü     مدونة استخدام الأيميل.

ü     قواعد وتعليمات السلامة والصحة.

 

 

 


 

سابعاً الملاحق:

 

 

ملحق رقم (1):

جدول بأسماء الموظفين الذين تم رفعهم من قبل مدراء الإدارات للدوام خلال المرحلة الأولى (تقليص عدد الموظفين – الدوام عن بعد الجزئي):

الإدارة المالية

محمد الصايدي  

المدير المالي

ياسمين علي  العماري  

رئيس قسم الحسابات و محاسب الصحة اوتشا .

امين الخميسي  محاسب مشروع الصمود

محاسب – مشروع الصمود

اديب شمسان  المسؤول المالي   النازحين

ضابط اول مالية – مشروع النازحين

إسماعيل الشوافي   

ضابط مالية – مشروع النازحين

محمد محرم

امين الصندوق ومحاسب المؤسسة

أيمن الحميدي

محاسب مشروع المأوى– الكريمي

الموارد البشرية

أسامة جباري

مدير الموارد البشرية

فيصل العوامي

ضابط اول الموارد البشرية

المشتريات والدعم اللوجستي

معاذ حبيب

مدير المشتريات

مجيب الصلوي

مساعد الدعم

عبداللطيف الخميسي/ محمد الزين

مساعدي مشتريات (تناوب)

البرامج والمشاريع

 

علاء المهدي

مدير البرامج

عدي الحملي

مساعد البرامج

أحمد الصعفاني

مسؤول الصحة

الإدارة القانونية

محمد لطف النمر

مدير الإدارة القانونية

الإعلام والتصميم

ماجد الزوملي

مدير إدارة الإعلام والتصميم

تكنولوجيا المعلومات

فوزي المشرقي

مدير إدارة تكنولوجيا المعلومات

إدارة المكتب والسكرتارية

أمير فيصل شانع

مكتب المدير التنفيذي

عبدالعزيز العزاني

مساعد إداري وسكرتارية

فريق الحماية والتعليم:

الأسم

التلفون

الصفة

التاريخ

محمد عبدالله

739255505

ضابط حماية الطفل

24- 26/3/2020

29/3 – 2/4/2020

بشير مهدي

739555481

مساعد حماية طفل

مجدي الشميري

735778999

اخصائي نفسي

ميمونة الصلوي

739748555

مدير المشروع

منى حجر

739255515

ضابط تعليم

عبدالفتاح بوطاسو

 

مترجم ارومو

احمد نور

736827404

مترجم صومالي

رحمة جامع

739746555

مساعد حماية طفل

5-16 /4/2020

اكرام الرقاص

739255509

مساعد حماية طفل

سمر سلال

739745559

مدير مركز العائلة

أسماء خالد

739555381

اخصائي نفسي

فرح الكثيري

739255507

مساعد تعليم

رمضان احمد

736869641

مترجم ارومو

فهد باغلاب

773644448

مترجم صومالي

محمد عبدالله

739255505

ضابط حماية الطفل

19/4- 30/4/2020

بشير مهدي

739555481

مساعد حماية طفل

مجدي الشميري

735778999

اخصائي نفسي

ميمونة الصلوي

739748555

مدير المشروع

منى حجر

739255515

ضابط تعليم

عبدالفتاح بوطاسو

 

مترجم ارومو

احمد نور

736827404

مترجم صومالي

رحمة جامع

739746555

مساعد حماية طفل

3- 14/5/2019

اكرام الرقاص

739255509

مساعد حماية طفل

سمر سلال

739745559

مدير مركز العائلة

أسماء خالد

739555381

اخصائي نفسي

فرح الكثيري

739255507

مساعد تعليم

رمضان احمد

736869641

مترجم ارومو

فهد باغلاب

773644448

مترجم صومالي

 


 


خطة العمل الطارئة والخاصة بتنفيذ انشطة مشروع النازحين

 

ملاحظات

التكلفة

الكادر الملتزم بالعمل ميدانيا

الكادر المداوم بالمكتب

الوقت الزمني للتنفيذ

المسئول عن التنفيذ

الاجراءات / الانشطة

م

سيتم التناوب بين مساعدي الحماية وفرق المراقبة كل يومين

$4950

مراقبي الحماية (5) فرق

ضابط الحماية+ مساعد الحماية

يومياً

مدير المركز + ضابط الحماية

عملية التقييم الاعتيـــادية

1

 

$3910

فريق الطوارئ

ضابط الحماية+ الاخصائي الاجتماعي+ فريق الطوارئ

حسب الحاجة

مدير المركز + ضابط الحماية

تقييم الحالات الطارئة (الحماية + الايجار) وصرف المساعدات النقدية لها.

2

 

$1310

ضابط الايواء+ ضابط التوزيع + فريق التوزيع

ضابط الايواء+ ضابط التوزيع

حسب الحاجة

مدير المركز

توزيع مواد الايواء للحالات الطارئة.

3

 

$5000

مدير المشروع + مدير المركز+ ضابط اللوجستيك

مدير المشروع + مسؤول الـ CBPN

5 أيام

مدير المشروع

تنفيذ مشروع QIP في حالة موافقة المفوضية.

4

عبارة عن تجهيز غرفة طوارئ للمركز او المكتب بالمواد الغذائية والطبية الاساسية في حال لم يستطع الفريق العامل من الخروج من المركز (تطبيق حظر التجوال أو مشابه)

1000$

----------

حسب الحالة الطارئة

حسب الحاجة

مدير المشروع

احتياجات طارئة (تجهيز غرفة طوارئ في كل مركز أو مكتب مجتمعي)

5

 

$16170

 

 

 

 

الإجمالي


خطة العمل الطارئة والخاصة بتنفيذ انشطة المشروع ودوام فريق العمل التابع له

الكادر الملتزم بالعمل ميدانيا

الكادر المداوم بالمكتب

الوقت الزمني للتنفيذ

المسئول عن التنفيذ

الاجراءات / الانشطة

م

يحيى المذحجي- منسق مديرية أسلم

أحمد خالد - منسق مديرية خيران المحرق

حسن الوشلي- منسق مديرية بكيل المير

أحمد الاشول- منسق مديرية مستبأ

أمة الله – المساعد الاداري

أحمد خالد – منسق مشروع

يحيى المذحجي – منسق مشروع

23-3-2020 حتى

6-4-2020

 

جميع كادر المرافق الصحية

توفير رعاية صحية متكاملة في حالات الطوارئ الأولية والثانوية والأمهات وحديثي الولادة

1

أطباء المراكز الصحية

+ منسقي المشروع

تفعيل نظام الإحالة في المرافق الصحية المستهدفة.

2

مدراء المرافق الصحية

+ إدارة المشتريات للمؤسسة+ منسقي المشروع

دعم المرافق الصحية بأنشطة المياه والصرف الصحي ، بما في ذلك توفير شاحنات المياه ومواد التنظيف والصيانة والتجديد.

3

المرشدين الصحيين داخل المرافق الصحيه + متطوعي التثقيف الصحي عبر حملات التوعيه المجتمعيه الشهريه

تنظيم حملات التوعية الصحية المجتمعية بشأن تفشي الأمراض والأمراض المعدية والقضايا الأخرى ذات الصلة بالصحة وكيفية الوقاية منها بواسطة العاملين الصحيين في المرافق الصحية إلى جانب توفير المعلومات باللغات المحلية للنساء والرجال عن الخدمات الصحية المتاحة ومواقعها . التأكد من أن جميع أفراد المجتمع الذين يصعب الوصول إليهم والضعفاء على وعي تام بالخدمات الموجودة وكيف يمكنهم الاستفادة من الوصول إليها والاستفادة منها.

4

 

 

 

 

بقية الأنشطة تم تنفيذها في وقت سابق ( الورشة التعريفية، دورة الاسعافات الاوليه وكيفية التعامل مع الصدمات، دورة ادارة الحوامل والقابلات، شراء الادوية والمستلزمات والتجهيزات، توفير صندوق الشكاوي والاقتراحات في كل مرفق صحي لإنشاء قناة اتصال، توفير الحوافز للعاملين / الموظفين الصحيين في المرافق الصحية المستهدفة ( يتم بصورة شهرية مستمرة)

5-