دليل الوصف الوظيفي

إدارة الموارد البشرية

فبراير 2020م


 

فهرس المحتويات

الغرض: 3

النطاق 3

أولاً أسس ومبادئ التوصيف الوظيفي 4

مبدأ الوظيفة 4

مبدأ المهام والواجبات الرئيسة 4

متطلبات الوظيفة 5

أهداف التوصيف الوظيفي 5

مكونات بطاقة التوصيف الوظيفي 6

مجالات استخدام التوصيف الوظيفي 8

تحديث بطاقة التوصيف الوظيفي 9

نموذج بطاقة التوصيف الوظيفي 10

 

الغرض:

 

وتحدد هذه الوثيقة دليل الوصف الوظيفي والآلية التي سيتم اتباعها عند صياغة الوصف الوظيفي في مؤسسة التنمية المستدامة.

النطاق

هذه الوثيقة صالحة لجميع موظفي المؤسسة حتى يتم استبدال هذه السياسة أو تحديثها.

-        تسري هذه اللائحة على موظفي مؤسسة التنمية المستدامة الرسميين.

يتم إعداد التوصيف الوظيفي لكل إدارة تحتاجها المؤسسة التنمية المستدامة حالياً ووفق الهيكل التنظيمي الذي سيتم اقتراحه

 

سجل التفويض والتحديث

إدارة الموارد البشرية

المصادقة

رئيس المؤسسة / او المدير التنفيذي

01

24 فبراير 2020م

أ/ فيصل علي العوامي

أ/أسامة جباري

أ/ منصور السالمي

أ/ آسيا عبدالله محمد المشرقي

02

 

 

 

 

رقم النسخة

التاريخ

كتبها

تم المصادقة عليها من ....

تم الموافقة عليها

 

 

 

 

 

 

 

أولاً أسس ومبادئ التوصيف الوظيفي

 

مبدأ الوظيفة

 

تم إعداد التوصيف الوظيفي لكل إدارة تحتاجها المؤسسة التنمية المستدامة حالياً وفق الهيكل التنظيمي الذي سيتم اقتراحه واعتماده من الإدارة العليا، وبالتالي فإن هذا الهيكل هو هيكل وظائف وليس هيكل موظفين وذلك يعني:

‌أ                 - ليس هنالك ضرورة لإيجاد شخص أو موظف محدد لكل وظيفة بعينها أي ليس هناك تساوي بين عدد الوظائف وعدد الموظفين، إنما يمكن أن يعهد لموظف واحد بشغل والقيام بأعباء أكثر من وظيفة.

‌ب             أن الموظف قد يشغل وظيفتين من مستويين مختلفين في آن واحد كأن يكون رئيس قسم، وهو نفسه المحاسب طالما لم يتطلب حجم العمل وجود اثنين من الموظفين أو طالما أن باستطاعة أحدهما أن يقوم بأعباء الوظيفتين معاً.

‌ج               - أن يشغل الوظيفة الواحدة أكثر من موظف إن دعت الحاجة لذلك.

‌د                - إن شاغل الوظيفة المكلف بها رسمياً يقوم بأعباء الوظيفة كما هي محددة في التوصيف الوظيفي بصرف النظر عن الدرجة أو مستوى الوحدة الإدارية الوظيفية التي وصل لها، فقد يكون هناك موظف بمسمى مدير إدارة يتقاضى راتباً ومعين على مرتبة ودرجة أعلى من موظف آخر مسمى أيضاً مدير إدارة ولكنه يتقاضى راتباً ومعين على مرتبة ودرجة أقل. إذ إن الراتب يحدد وفق عناصر الشهادة العلمية وسنوات الخبرة والأقدمية وما شابه ذلك.

 

مبدأ المهام والواجبات الرئيسة

‌أ        - يقتصر التوصيف الوظيفي على عرض للمهام والواجبات الرئيسة التي يجب أن يقوم بها شاغل الوظيفة وبالتالي فإن ما تشتمله بطاقة التوصيف الوظيفي ليست حصراً كاملاً للأعمال أو المهام أو الواجبات أو المسؤوليات الثانوية والتفصيلية التي تتطلبها الوظيفة.

‌ب    - أن المهام والواجبات المذكورة في التوصيف قد صيغت بصورة عامة وغير تفصيليلة ولذلك ليس فيها تحديد أو توصيف أو بيان محدد للإجرا ات المطلوب القيام بها لتنفيذ مهام وواجبات الوظيفة، ذلك أن مثل هذه الإجراءات تحددها لوائح الإجراءات والدورات المستنَديّة وطبيعة العمل وأدوات العمل المستعملة (يدوي / حاسب آلى).

‌ج      - أن بطاقة التوصيف الوظيفي لا تشتمل على صلاحيثت الموظف. وتحدد لائحة الصلاحيثت حدود صلاحية كل موظف في كل نوع من أنواع الصلاحية المطلوبة. وحين تشتمل بطاقة التوصيف الوظيفي على ما يبدو و أنه صلاحية، فإن ذلك يعني أن ممارسة هذه الصلاحية إنما هي إحدى مهام أو واجبات الموظف.

 

متطلبات الوظيفة

تتضمن بطاقة التوصيف الوظيفي بياناً بمتطلبات كل وظيفة، من حيث المؤهل العلمي وعدد سنوات الخبرة والمتطلبات الأخرى. وقد أعدت هذه المتطلبات انطلاقاً من مبدأ عدم المغالاة في هذه المتطلبات سهولةً أو صعوبة، أي يجب أن تتضمن ما يفوق الحد الأدنى، كما يجب في نفس الوقت ألا تنطلق من افتراض أفضل المواصفات المطلوبة. من هنا فإن التقييم النهائي للموظفين سيضع بالاعتبار مدى توفر هذه المتطلبات لدى شاغل الوظيفة الحالي. ومن ثم إعداد قائمة بمن تتوفر لديهم هذه المتطلبات، وقائمة بمن يتوفر لديهم قدرا أكبر من المؤهلات والخبرة مما تتطلبه وظائفهم التي يشغلونها حالياً، ولائحة بمن يشغل وظيفة لا تتوفر لديه متطلباتها.

 

أهداف التوصيف الوظيفي

 

من الأهداف التي يسعى التوصيف الوظيفي إلى تحقيقها، هو تحديد وايضاح المهام والواجبات والعلاقات الوظيفية لكل وظيفة مدرجة على الهيكل التنظيمي للمؤسسة، والحد من الازدواجية والتداخل بين مهام العناصر العاملة، وتوجيه كل موظف أياً كان موقع وظيفته في الهيكل التنظيمي بإيضاح حدود واجباته ومسؤولياته، ومن هو رئيسه المباشر، ومن هم الموظفون الذين يشرف عليهم ويعمل على إدارتهم، ومع من ينسق ويتعاون لتحقيق الأهداف المرسومة والخطط الموضوعة للمؤسسة.

 

 

مكونات بطاقة التوصيف الوظيفي

 

تشتمل بطاقة التوصيف الوظيفي لكل وظيفة على العناصر الآتية:

-   هوية الوظيفة: مسماها / الإدارة أو القسم التابعة لها... إلخ.

-   الهدف العام من الوظيفة والاختصاص العام لها.

-   متطلبات الوظيفة من مؤهلات وخبرات.

-   المهام والمسؤوليات على شاغر الوظيفة.

5 / 1 هوية الوظيفة وتشتمل على الآتي:

-   مسمى الوظيفة.

-   الإدارة أو القسم الذي تتبعه.

-   الرئيس المباشر.

-   المرؤوسون.

 

5 / 2 الهدف من الوظيفة والاختصاص العام لها

وهو بيان مختصر لطبيعة الوظيفة والأهداف الرئيسة التي تسعى إلى تحقيقها.

 

5 / 3 مهام ومسؤوليات شاغل الوظيفة

تم تحديد الواجبات والمسؤوليات التي يجب على شاغل الوظيفة القيام بها، وقد راعينا عند تحديد الواجبات والمسؤوليات اختلاف المستويات الوظيفية، فمثلاً الوظائف القيادية يتم التركيز فيها على المسؤوليات التي تتعلق باقتراح السياسات والخطط والبرامج، بينما تختلف المسؤوليات بالنسبة لباقي الوظائف حيث يتم التركيز على تنفيذ السياسات والخطط والبرامج.

ولعدم إمكانية حصر المهام والواجبات لكل وظيفة ونظراً لكون ظروف الموظفين قد تتطلب تكليف العاملين بأعمال مماثلة لأعمالهم لكنها لا تدخل مباشرة ضمن اختصاصهم لذلك فقد تم إدراج عبارة القيام بما يوكل إليه من مهام مرتبطة بأهداف وظيفته.

5 / 4 متطلبات الوظيفة

تتمثل في المؤهلات العلمية والخبرات العملية التي يجب توافرها في شاغل الوظيفة.

5 / 5 المهام والمسؤوليات عند شاغر الوظيفة.

تتمثل في المهام والجدارات التي يجب توافرها في شاغل الوظيفة.

 

مجالات استخدام التوصيف الوظيفي

يعتبر التوصيف الوظيفي أداة فعّالة من أدوات الإدارة الحديثة واستخداماته تفيد كلاً من:

6 / 1 الموظف

‌أ        - عند التقدم للوظيفة يساعد دليل التوصيف الوظيفي الموظف على معرفة محتوى الوظيفة وتقدير ما إذا كانت تتناسب مع ميوله وقدراته أم لا.

‌ب    - يعتبر التوصيف الوظيفي وسيلة فعالة للموظف للتعرف في أقصر وقت على رؤسائه ومرؤوسيه وزملائه وموقعه على خريطة العمل.

‌ج      - يعتبر التوصيف الوظيفي أداة فعالة للموظف لمعرفة واجباته ومسؤولياته بشكل تفصيلي بحيث يتمكن من تقييم مدى قيامه بواجباته.

6 / 2 الرئيس المباشر

- يساعد التوصيف الوظيفي الرئيس المباشر على تعريف الموظف الجديد بعمله وتدريبه على أداء واجباته وجعله عضواً منتجاً في أقصر وقت ممكن.

- يساعد التوصيف الوظيفي الرئيس المباشر على توزيع العمل على الموظفين لديه أو إعادة توزيعهم وفقاً لحجم العمل وظروفه وعدد الموظفين المتاحين فعلاً.

- يعتبر التوصيف الوظيفي معياراً سليماً لتقييم أداء الموظفين.

- يعتبر التوصيف الوظيفي أداة لمتابعة ورقابة مدى تقدم العمل وتحقق الأهداف.

6 / 3 الموارد البشرية

- يعتبر التوصيف الوظيفي وسيلة للإعلان عن الوظائف بصورة تمكن من جذب الكفاءات.

- أداة مناسبة للاختيار السليم للموظف المرشح لشاغل الوظيفة من بين المتقدمين وذلك باختيار الشخص الأنسب لشغل الوظيفة حسب متطلباتها.

- أداة مناسبة لمراجعة صحة قرارات الترقية والنقل حسب استيفاء شروط شغل الوظيفة.

6 / 4 التدريب والتطوير

- التوصيف الوظيفي وسيلة هامة لدراسة وتحديد احتياجات الموظفين التدريبة، فهو يوضح الفروقات بين متطلبات الوظيفة وبين قدرات وأداء القائم بها.

- يمكن استخدام التوصيف الوظيفي لتصميم البرامج والمواد التدريبية ومناهجها.

- يساعد في الربط بين الجهود التدريبية والاحتياجات الفعلية للموظف تحقيقاً لمبدأ التدريب بالأهداف.

- يساهم في اختيار المجموعات المتجانسة من العاملين في تخصصها المهني ومستوى الأداء والمؤهل العلمي والخبرة للاشتراك في الدورات التدريبية.

 

تحديث بطاقة التوصيف الوظيفي

 

يتم تحديث بطاقة التوصيف الوظيفي عندما يطرأ جديد في بيانات وأهداف وعلاقات وواجبات الوظيفة وفيما يلي بيان بالحالات التي يتعين بموجبها تحديث التوصيف الوظيفي.

7 / 1 تحديث بيانات الوظيفة:

وذلك عند حدوث تعديل في مسمى الوظيفة أو موقعها.

7 / 2 تحديث هدف الوظيفة:

وذلك عند تغير الهدف من الوظيفة نتيجة تغير مهامها ومسؤولياتها.

7 / 3 تحديث العلاقات الوظيفية:

ذلك إذا تم نقل الوظيفة من إدارة إلى أخرى أو من قسام إلى آخر، حيث يتم هنا اختلاف مسمى الوظيفة المشرفة وكذلك مسميات الوظائف المرؤوسة، وتختلف نتيجةً لذلك العلاقات الوظيفية والجهات التي ينسق معها الموظف.

7 / 4 تحديث مواصفات أو متطلبات الوظيفة:

وذلك إذا رأى المسؤولون تخفيض / رفع درجات المتطلبات كأن يتطلب للوظيفة المؤهل الجامعي بدلاً من الدبلوم، أو يطلب للوظيفة الشهادة الجامعية زائد عشر سنوات خبرة بدلاً من الشهادة الجامعية زائد ًخمس سنوات خبرة وهكذا.

/ 5 تحديث المهام والمسؤوليات:

عند إدخال تغييرات في مهام ومسؤوليات الوظيفة، يمكن تمييز هذه التغيرات بالآتي:

إعطاء الوظيفة أهمية أ كبر تتمثل في منح المزيد من المسؤوليات الإشرافية أو التخطيطية أو الرقابية أو التنسيقية.

التقليل من أهمية الوظيفة بتخفيض مهامها ومسؤولياتها.

نموذج بطاقة التوصيف الوظيفي

 


بطاقة وصف وظيفي

الوظيفة

نائب .................

الإدارة / القسم

إدارة ...........

المسئول المباشر( مسئول تجاه)

مدير ......

المرؤوسين

إ

 

م

طبيعة العمل

 

مهام ونشاطات الوظيفة

 

المؤهلات والخبرات

المهارات والقدرات

 

 

تم