دليل تطبيق

«العمل عن بعد»

في مؤسسة التنمية المستدامة وإرشادات إجرائية في الظروف الطارئة

2021 أبريل

 

المحتويات

«العمل عن بعد». 1

المقدمة: 3

اولًا: مفهوم العمل عن بعد 4

ثانياً: أنواع العمل عن بعد 4

ثالثاً: اهداف العمل عن بعد 4

رابعاً: نطاق التطبيق: 5

خامساً: الإطار الزمني لتطبيق العمل عن بعد للمؤسسة في ظل الظروف الطارئة 5

سادساً: معايير اختيار الوظائف الملائمة للعمل عن بعد 5

سابعاً: آلية التطبيق: 6

ثامناً: التزامات الإدارة التي تطبق العمل عن بعد 8

تاسعاً: التزامات الموظف الذي يعمل عن بعد 8

عاشراً: الضوابط العامة للعمل عن بعد 9

حادي عشر: التزامات الإدارات/ المكاتب / الفروع وموظفيها في حالات الطوارئ والأزمات وانتشار الاوبئة 10

ثاني عشر: جدول المهام والمسؤوليات المرتبطة بالعمل عن بعد في ظل الظروف الطارئة 12

 

المقدمة:

نظرا للظروف الطارئة والاستثنائية وحرصاً من مؤسسة التنمية المستدامة على سلامة موظفيها تم اعتماد تطبيق العمل عن بعد لبعض الفئات الوظيفية الموضحة في الإدارات/ المكاتب / الفروع وفق هذا الدليل (وما يحدد منها مستقبلا) من اجل المحافظة على سلامتهم والحد من انتشار الأوبئة والامراض في مؤسسة التنمية المستدامة .

وعليه ولغايات تمكين كافة الإدارات/ المكاتب / الفروع من سلامة تطبيق القرار المشار اليه مع ضمان استمرارية تأدية الاعمال وتقديم كافة الخدمات المطلوبة منها في ظل الظروف الطارئة وفق الأصول فقد قامت الإدارة العليا لمؤسسة التنمية بإعداد هذا الدليل الذي يهدف الى تزويد الإدارات/ المكاتب / الفروع بالأليات اللازمة لتطبيق العمل عن بعد لديها في ظل الظروف الطارئة من خلال استخدام الأنظمة الذكية والإلكترونية المعتمدة في مؤسسة التنمية المستدامة او تلك الخاصة بالإدارة .

حيث يتضمن هذا الدليل الإجراءات والمهام والخطوات اللازم اتخاذها من قبل الإدارات/ المكاتب / الفروع عند تطبيق العمل عن بعد في ظل الظروف الطارئة.

مع الإشارة الى ان إدارة المؤسسة قامت باتخاذ الخطوات اللازمة التي تمكن الإدارات/ المكاتب / الفروع من خلال نظام «ERP» من توثيق الحضور والانصراف الكترونيا لفئات الموظفين التي تعمل عن بعد وذلك من خلال خاصية“ Checkin“ على ذات النظام وفق الالية الالكترونية التي يتم تعميمها على تلك الإدارات/ المكاتب / الفروع بهذا الشأن من اجل ضمان قيام الموظفين بتأدية المهام المطلوبة منهم عن بعد على الوجه المطلوب.

اولًا: مفهوم العمل عن بعد

1.   يقصد بالعمل عن بعد ـ كأحد خيارات العمل البديلة التي تضمن استمرار تأدية الأعمال وتقديم الخدمات ـ بانه العمل الذي يتم تأديته بعيداً عن المكتب بشكل دائم أو جزئي أو حسب الطلب حيث يكون الاتصال ما بين الموظف وجهة عمله إلكترونياً أي من خلال استخدام الأنظمة الذكية والإلكترونية في مؤسسة التنمية المستدامة مع التزام الموظف وجهة عملة بالتوجيهات الصادرة من الإدارات/ المكاتب / الفروع المختصة بهذا الشأن في الحالات الطارئة التي تتطلب تأدية الاعمال من خارج مقر العمل عوضاً عن التواجد كلياً او جزئياً في مكاتب العمل ولا يعني العمل عن بعد وفق هذا المفهوم بانة منح أي نوع من أنواع الاجازات المصرح بها.

ثانياً: أنواع العمل عن بعد

ينقسم العمل عن بعد الى الأنواع التالية:

1.   العمل عن بعد بشكل جزئي: حيث يمكن للموظف بناء على طلب جهة عمله تقسيم وقت عمله بين مقر العمل الرئيسي ومكان العمل عن بعد بنسب متساوية أو مختلفة وقد يكون ذلك ساعات في اليوم أو أياما في الاسبوع أو الشهر.

2.   العمل عن بعد بشكل كامل: وهي الوظائف التي يمكن تأديتها بشكل كامل من خارج مقر العمل الرسمي.

ثالثاً: اهداف العمل عن بعد

يهدف تطبيق العمل عن بعد الى التالي:

1.     توفير خيارات عمل متعددة للموظفين وخاصة في حالات الطوارئ وانتشار الأوبئة والاجراءات الاحترازية.

2.     مراعاة الظروف المحيطة وضمان استمرارية الأعمال تحت مختلف الظروف وخصوصا الطارئة.

3.     ضمان استمرار تقديم الخدمات الإنسانية وتنفيذ المشاريع في ظل الظروف الطارئة.

رابعاً: نطاق التطبيق:

1.     يطبق هذا الدليل على كافة العاملين  في المؤسسة.

2.     لا يجوز للإدارات/ المكاتب / الفروع وفق الإطار الزمني المحدد ضمن البند خامسا من هذا الدليل تطبيق “العمل عن بعد”  وفقا لما تقتضيه مصلحة العمل وطبيعة الوظائف ونوعية الخدمات المقدمة من قبلها على الفئات المبينة ادناه من الموظفين التابعين لها وهم:

أ‌.           الحوامل (بموجب تقرير طبي يثبت ذلك)

ب‌.        المصابين بأمراض مزمنة وحالات ضعف المناعة وأعراض تنفسية (بموجب تقرير طبي يثبت ذلك)

‌ج.    الموظفين من الفئة العمرية فوق ال ٦٠ عاما. 

3.     يتم تطبيق هذا الدليل على موظفي المشاريع مع الحرص على عدم مخالفته لسياسة المانحين وعقوده و/ او نوعية العمل.

4.     تستثنى عقود الخدمات التي تدار من خلال التعاقد الخارجي من نطاق تطبيق هذا الدليل. وتقرر الإدارات/ المكاتب / الفروع اليات تنفيذ هذه العقود وبما يخدم مصلحة الإدارة ولا يتعارض مع الموظفين في ظل الظروف الطارئة .

خامساً: الإطار الزمني لتطبيق العمل عن بعد للمؤسسة في ظل الظروف الطارئة

يبدأ تطبيق “العمل عن بعد في الإدارات/ المكاتب / الفروع في ظل الظروف الطارئة وفقا للأطر الزمنية التي تحددها الإدارة العليا لمؤسسة التنمية المستدامة، شريطة ان لا يخل تطبيق العمل عن بعد بالمسؤوليات والمهام المناطة بها قانوناً.

سادساً: معايير اختيار الوظائف الملائمة للعمل عن بعد

1.     تحدد الإدارات/ المكاتب / الفروع الوظائف الملائمة للعمل عن بعد وفقا للمعايير الاسترشادية التالية:

أ‌.            أن تكون الوظائف ذات طبيعة قابلة للتجزئة

ب‌.         أن تكون الوظائف قابلة للأتمتة

ج‌-    أن تتطلب الوظائف مدخلات محددة يتم التعامل معها وفق أنظمة إلكترونية

د‌-      أية معايير أخرى تقررها الإدارة بالتنسيق مع الإدارة العليا لمؤسسة التنمية المستدامة

3.   ويجوز لإدارة المؤسسة في ظل الظروف الطارئة تطبيق العمل عن بعد على الفئات الوظيفية المعنية بالرغم من عدم توافر كل او بعض الشروط الواردة في البند 1 أعلاه .

سابعاً: آلية التطبيق:

على الإدارات/ المكاتب / الفروع وضع الضوابط والآليات الخاصة بتطبيق العمل عن بعد لضمان المحافظة على الكفاءة والإنتاجية على ان تلتزم الإدارات/ المكاتب / الفروع بالتنسيق مع الإدارة التقنية لتوفير ما يلزم من خدمات البنية التحتية والتطبيقات اللازمة لتطبيق العمل عن بعد بما يضمن أمن وسرية المعلومات ومعايير الامن الالكتروني التي تحددها الإدارة التقنية ومؤسسة التنمية المستدامة.

كما يتعين على الإدارات/ المكاتب / الفروع مراعاة الضوابط والمعايير الاسترشادية التالية عند تطبيق العمل عن بعد:

1.   تكييف متطلبات العمل عن بعد بما يتلاءم وطبيعة الأعمال والكوادر الوظيفية والفئات والحالات الصحية المعنية بالتطبيق مع التأكيد على أهمية عدم الاخلال بالواجبات والمسؤوليات المناطة بتلك الإدارات/ المكاتب / الفروع قانوناً

2.   على الإدارة التأكد من جاهزية توفير خدماتها للمستفيدين او المانحين وأنها متاحة

3.   التركيز على تشجيع كافة المتعاملين من الاستفادة من الخدمات الذكية كخيار أساسي كبديل عن الزيارات الشخصية لمقر العمل.

4.   استخدام كافة الوسائط التقنية والتأكد من توفير التجهيزات التقنية لكافة العاملين لديها مثل: ، ZOOM أو أية وسائل أخرى تحددها مؤسسة التنمية المستدامة.

5.   أن توفر التجهيزات التقنية لعقد الاجتماعات الدورية ومتابعة الإنجاز الكترونيا وللوصول الى الأنظمة الالكترونية الرئيسة والفرعية الخاصة بتأدية الاعمال في الإدارة كــ(ERP ), واتمام أداء المهام والمسؤوليات المناط بهم ومتابعة الإنجاز

6.   ان يتم استخدام وسائل التواصل المتوفرة من قبل فرق العمل الميدانية ضمن الإدارة بحيث يستطيع الأعضاء معرفة آخر المستجدات من خلال مجموعات العمل الخاصة للإدارة، ، مجموعة الواتس آب للإدارة ، التيليجرام،   الخ.

7.   متابعة تطبيق العمل عن بعد وتوثيق الإنجاز من خلال:

أ‌.       قياس الإنتاجية للموظفين الذين يعملون عن بعد

ب‌.     التأكد من جودة ودقة المخرجات

‌ج.  تحديد الأطر الزمنية لتقديم الخدمات وتنفيذ المهام وتسليم المشاريع

‌د.   الالتزام بتطبيق معايير الامن الالكتروني عند استخدام مختلف وسائل التقنية في تطبيق نظام العمل عن بعد

‌ه.  اية ضوابط أخرى تراها المؤسسة مناسبة بهذا الشأن.

وفي جميع الأحوال تختص الإدارة العليا لمؤسسة التنمية المستدامة  بتفسير كافة اللوائح والنظم المتعلقة بالموارد البشرية في المؤسسة بما فيها هذا الدليل، وعلى جميع الإدارات/ المكاتب / الفروع الرجوع الى الإدارة العليا في كافة المسائل التي تعترضها عند تطبيق احكام هذا الدليل وما يصدر لاحقا بهذا الشأن)

ثامناً: التزامات الإدارة التي تطبق العمل عن بعد

تلتزم الإدارة بضرورة التأكد من توفر العناصر التالية:

4.   التأكد من توفر الدعم التقني اللازم لإنجاز العمل عن بعد من خلال استخدام الأنظمة الذكية والإلكترونية في مؤسسة التنمية المستدامة او تلك الخاصة بالإدارة.

5.   تحديد آلية قياس الكفاءة مع تحديد معايير وآليات وأطر زمنية قياسية لكل نشاط ومخرج يتم اختياره

6.   ضمان توفر بيئة تكنولوجية آمنة عند استخدام التقنيات الرقمية والالكترونية المرتبطة بالعمل من خلال مراعاة الضوابط المتعلقة بالحفاظ على خصوصية وسرية بيانات الإدارة ،وتقنين الصلاحيات الخاصة بالدخول على الأنظمة لإنجاز العمل عن بعد.

7.   الالتزام بمتابعة الموظفين الذين يعملون عن بعد الكترونيا من اجل التأكد من التزامهم بساعات العمل عن بعد وتأدية أداءهم وإنجازهم ومخرجات العمل وأية جوانب أخرى تقررها الإدارة.

تاسعاً: التزامات الموظف الذي يعمل عن بعد

ان الموظف الذي يعمل عن بعد يخضع لجميع قوانين وأنظمة الموارد البشرية المعتمدة في مؤسسة التنمية المستدامة وجهة عملة كما على الموظف أن يتعهد بالالتزام بما يلي:

أ‌.       تسليم العمل في الأوقات القياسية المحددة والرد على كافة المكالمات ورسائل البريد الالكتروني سواء من رؤسائه أو زملائه في العمل.

ب‌.     الالتزام بالحضور إلى مقر العمل الأصلي في حالة استدعائه للقاءات والاجتماعات والمشاركات الرسمية في ضوء الجدول المعد لذلك.

‌ج.  أخذ الموافقة المسبقة على العمل عن بعد من ادارته.

‌د.   التزام الموظف بأخلاقيات العمل المعتمدة في إدارته مع المحافظة على سرية المعلومات والوثائق والمستندات واستغلال وقت العمل عن بعد في إنجاز المهام الوظيفية المطلوبة منه بالإضافة الى الالتزام بمعاير السلوك المهني واخلاقيات الوظيفة العامة.

8.   التزام الموظف بتقديم تقرير يومي عن إنجازاته ومستوى انتاجيته في العمل عن بعد.[F1] [AA2] 

عاشراً: الضوابط العامة للعمل عن بعد

1.   تقرر إدارة مؤسسة التنمية المستدامة ساعات العمل عن بعد وفقا لمصلحة العمل فيها وبما لا يخل بالمسؤوليات المناطة بالإدارة قانونا.

2.   يجب ان لا يؤثر تطبيق العمل عن بعد على عدم تواجد حد أدني من الموظفين في الإدارة إذا اقتضت مصلحة العمل ذلك ووفقا لما تقرره الإدارة.

3.   يجوز أن تكون فترة العمل عن بعد مختلفة عن فترة العمل الرسمية للإدارة اذا اقتضت الظروف الطارئة ومصلحة العمل ذلك.

4.   لا يستحق الموظف عن بعد أي تعويض عن العمل الاضافي في حالة عمله لساعات أطول من تلك المقررة رسمياً.

5.   يحق للمؤسسة تطبيق العمل عن بعد بشكل اجباري على أي موظف يندرج ضمن فئات الموظفين المبينة سابقا ضمن الاطر الزمنية  المحددة.

6.   تطبق على الموظف الذي يعمل عن بعد جميع قوانين وأنظمة الموارد البشرية المعمول بها لدى مؤسسة التنمية المستدامة وجهة عملة.

7.   يخضع الموظف الذي يعمل عن بعد لأحكام نظام إدارة الأداء المعتمد لموظفي مؤسسة التنمية المستدامة.

8.   يجب على الموظف التأكد من تجهيز بيئة عمل مناسبة في مكان عمله عن بعد بحيث تتوافر فيها مقومات النجاح وتساعد على تعزيز الإنتاجية وجودة الإنجاز وتراعى متطلبات الأمن والسلامة المهنية.

9.   على الموظف الذي يعمل عن بعد الالتزام بأية اشتراطات او ضوابط أخرى تحددها المؤسسة.

حادي عشر: التزامات الإدارات/ المكاتب / الفروع وموظفيها في حالات الطوارئ والأزمات وانتشار الاوبئة

1.     على كافة الإدارات/ المكاتب / الفروع أهمية توعية موظفيها بشأن الإجراءات المعلنة من المؤسسة فيما يتعلق بالسفر وما قد يترتب على ذلك من الإجراءات الصحية من قبل مؤسسة التنمية المستدامة، من حيث ضرورة خضوع أي شخص يعود من أي من الدول (التي تحددها سلطات الدولة) للحجر الصحي فور عودته لأرض الوطن. من أي من منافذ الدولة الجوية او البرية او البحرية وللمدة التي تقررها السلطات المختصة.

2.     على كافة الموظفين الامتناع عن السفر إلا في حالات الضرورة القصوى وإلى أجل غير مسمى، شريطة إبلاغ المؤسسة عن السفر والوجهة إذا كانت في الحالات الطارئة.

3.     يقصد بالحجر الصحي الذي يفرض على الموظف عند عودته من السفر خارج الدولة ويمنعه من مزاولة عملة بانه الحجر الصحي الذي تقرره السلطات المختصة بالدولة بهذا الشأن على الموظف.

4.     تتبع الإجراءات التالية في حال اعلنت السلطات المختصة بالدولة لأسباب طارئة عن قائمه الدول المحظور السفر (او المحافظات) اليها بسبب ظهور الأوبئة فيها وان العائدين منها سوف يتم اتخاذ الاجراءات الاحترازية بحقهم من حيث ضرورة إجراء الفحص او الحجر الصحي حيث قام الموظف بالسفر اليها لسبب غير قاهر (بعد اعلان ادخال تلك الدولة (او المحافظات) ضمن القائمة وليس قبل الإعلان) فانه في حال عودته والحجر عليه صحيا ولم تقبل إدارته عذره في السفر  بحيث تخصم  فتره الحجر الصحي التي قضاها الموظف في هذه الحالة من رصيد إجازة الموظف السنوية إن كان له رصيد وإن لم يكن له رصيد فتعتبر بدون راتب.

5.     اذا  كان سفر الموظف (لسبب قاهر كوفاة احد الوالدين او السفر في مهمة رسمية ...الخ ) فعندها تطبق على فترة الحجر الصحي التي تفرضها مؤسسة التنمية المستدامة على الموظف احكام الاجازة المرضية المنصوص عليها في  اللائحة لتنفيذية في مؤسسة التنمية المستدامة.

6.     على كافة الإدارات/ المكاتب / الفروع اخذ الخطوات التي من شأنها دعم الموظفين في الالتزام بالنصائح الارشادية الخاصة بالوقاية والنظافة والتأكد من توافر الاشتراطات الصحية الملائمة وفقا لطبيعة عمل الإدارة،

7.     على كافة الإدارات/ المكاتب / الفروع الالتزام بتعقيم وتطهير المرافق والأماكن العامة والمشتركة في جهات العمل وذلك وفق إرشادات النظافة والتعقيم والصحة العامة وبموجب الاشتراطات الصادرة من الإدارات/ المكاتب / الفروع المختصة وبشكل دوري

8.     على كافة الإدارات/ المكاتب / الفروع نشر وتوعية الموظفين والعملاء واطلاعهم بشكل مستمر على جميع المستجدات المتعلقة بالتدابير والإجراءات الاحترازية وذلك من خلال استخدام الوسائل التقنية المتاحة (كرسائل معينة خاصة بشرح ذلك على وسائل التواصل الاجتماعي الرسمية للإدارة او على الصفحات الإلكترونية الداخلية للمؤسسة حسب الحاجة)

9.     على كافة الإدارات/ المكاتب / الفروع الالتزام بكافة التدابير والإجراءات الاحترازية الصادرة بشكل دوري عن الإدارة العليا بالمؤسسة.

10. يجب على الموظفين اتباع الإجراءات والتدابير الصحية الصادرة عن وزارة الصحة والجهات الرسمية ووقاية المجتمع فيما يختص بإجراءات الوقاية عند الإحساس بأية أعراض مشابهة لمرض فيروس كورونا، وكذلك الإفصاح عن حالات السفر والمخالطة ان وجدت.


 

ثاني عشر: جدول المهام والمسؤوليات المرتبطة بالعمل عن بعد في ظل الظروف الطارئة

 

المسؤوليات والمهام

الإدارة

·       الاشراف على تطبيق الإطار العام للعمل عن بعد في ظل الظروف الطارئة.

·       إيجاد الاليات لبعض الوظائف للعمل عن بعد.

· nbsp;      ضمان عدم تأثر تأدية المهام وتقديم الخدمات بتطبيق العمل عن بعد.

·       توفير الدعم اللازم لإنجاز المهام التي تقرر الإدارة تطبيق العمل عن بعد بشأنها.

·       تشكيل فرق عمل للحالات الطارئة.

الإدارة العليا في

المؤسسة

·       اصدار ونشر دليل العمل عن بعد لمختلف الإدارات التابعة للمؤسسة.

·       متابعة كافة التقارير الدورية واليومية الواردة من الرؤساء المباشرين بشأن العمل عن بعد واتخاذ ما يلزم.

·       متابعة مدى التزام الرؤساء المباشرين بالضوابط الواردة في هذا الدليل.

·       العمل على تقديم كافة أوجه الدعم المطلوبة للرؤساء المباشرين بهذا الخصوص.

إدارة الموارد البشرية

·       التأكد من جاهزية وفاعلية الانظمة والشبكات الالكترونية التي يتطلبها العمل عن بعد.

·       ضمان الاستخدام الأمثل للأنظمة التقنية من قبل الموظفين المستهدفين من العمل عن بعد.

·       تقديم الدعم الفني للإدارات/ المكاتب / الفروع من خلال توفير الأجهزة المطلوبة لتطبيق العمل عن بعد.

·       مسؤولية الاشراف التام على أمن المعلومات وحسن الاستخدام من قبل المعنيين.

·       توفير خط ساخن للتواصل في الحالات الطارئة

إدارة تقنية المعلومات

 

 

المسؤوليات والمهام

الإدارة

الاجتماع اليومي او الدوري مع رئيس المؤسسة عبر برنامج الزووم في تمام الساعة الواحدة والنصف.

   اعتماد جدول وخطة العمل اليومية للموظف والتأكد من كفايتها لتغطية الوقت المطلوب        .

   متابعة أداء الموظف بشكل يومي وتقديم كافة أوجه الدعم والتوعية والارشاد والتوجيه الاشرافي.

 إبلاغ الموظف بأية لقاءات واجتماعات تتطلب حضوره والمشاركة فيها.

   التأكد من ان تطبيق العمل عن بعد لا يؤدي الى الاخلال بمصلحة العمل.

   المساهمة في توفير مستلزمات إنجاز العمل للموظف الذي يعمل عن بعد كلما دعت الحاجة لذلك.

   رفع التقارير الدورية عن أداء الموظفين الذين يعملون عن بعد للإدارة العليا.

مدير الإدارة او

الرئيس المباشر

·       انجاز الاعمال والمهام المطلوب منه تحقيقها من خلال العمل عن بعد على الوجه الأمثل.

·       المحافظة على مستوى عال من الانتاجية وجودة الاداء خلال فترة تطبيق العمل عن بعد.

·       الالتزام بجدول العمل المقرر والتأكد من العمل وفقا لما تحدده جهة عمله واثبات مواعيد بدء وانتهاء العمل عن طريق النظام الالكتروني وفق الالية المعتمدة.

·       ضمان سهولة التواصل والتفاعل مع المسؤول وجميع الموظفين المعنيين لإنجاز الاعمال.

·       الالتزام بالتواجد في مقر العمل لحضور الاجتماعات واللقاءات والفعاليات عند الطلب.

·       إعداد تقارير الانجاز اليومية ورفعها الى الرئيس المباشر بشكل الكتروني.

·       المحافظة على سرية المعلومات والبيانات وضمان سلامة الموارد المادية التي بعهدته.

الموظف