وثيقة الالتزام بسرية العمل وعدم إفشاء المعلومات

 

مقدمة:

تلتزم مؤسسة التنمية المستدامة بتسيير عملها وفقًا لجميع ما هو مطبق من قوانين ولوائح تنظيمية لحماية البيانات وبما يتسق مع أعلى معايير السلوك الأخلاقي.

تحدد هذه السياسة فيما يلي السلوكيات المتوقعة من موظفي مؤسسة التنمية المستدامة والأطراف الثالثة فيما يتعلق بجمع أي بيانات شخصية تخص أحد المتعاملين مع مؤسسة التنمية المستدامة (أي الشخص صاحب البيانات)، واستخدامها، والاحتفاظ بها، ونقلها، والكشف عنها، وتدميرها، وخرقها.

البيانات الشخصية هي أي معلومات (بما في ذلك الآراء والنوايا) التي تتصل بشخص طبيعي محدد الهوية أو من الممكن تحديد هويته. هذه البيانات خاضعة للوائح تنظيمية خاصة وضمانات قانونية محددة ، والتي تفرض قيودًا على الكيفية التي من الممكن أن تتبعها المؤسسة لمعالجة البيانات الشخصية. قد يعرّض عدم الامتثال لهذه السياسات موظف مؤسسة التنمية المستدامة للشكاوى والمسائلة، أو للإجراءات التنظيمية، أو للغرامات، أو لكل ما سبق.

القيادة في مؤسسة التنمية المستدامة ملتزمة التزامًا كاملًا بضمان مواصلة تنفيذ هذه السياسة بفعالية وتتوقع من جميع موظفي مؤسسة التنمية المستدامة مشاركتهم لها نفس هذا القدر من الالتزام. سيؤخذ أي خرق لهذه السياسة على محمل الجد وقد ينتج عنه إجراء تأديبي وفقًا لسياسات الموارد البشرية والإجراءات المعمول بها في مؤسسة التنمية المستدامة.

 

التعريفات:

الموظف

وتعني: كل فرد يعمل بدوام جزئي أو دوام كامل لدى مؤسسة التنمية المستدامة بموجب عقد التوظيف، سواءً كان هذا العقد شفهيًا أو كتابيًا، صريحًا أو ضمنيًا، وله حقوق وعليه واجبات معينة ومعترف بها. بما في ذلك الموظفين المؤقتين والمتعاقدين المستقلين.

بيانات مؤسسة التنمية المستدامة او عملائها

وتعني: أياً من أو كافة البيانات بما في ذلك البيانات الشخصية للمستفيدين او الموظفين مثل الاسم وتاريخ الميلاد ورقم الهوية الشخصية أو رقم جواز السفر، وبيانات الاستدلال البيولوجي مثل بصمات الأصابع وأرقام الهواتف الجوالة، وعناوين البريد الإلكتروني، وتفاصيل المشاريع أياً كانت طبيعتها أو شكلها أو وسيلتها، بالإضافة إلى كافة النصوص أو الصوتيات أو البرامج أو الصور أو الملفات المقدمة إلى الموظف من قبل أو بالنيابة عن مؤسسة التنمية المستدامة و/أو عملائها من خلال استخدام مؤسسة التنمية المستدامة و/أو عملائها للبرنامج أو أي شيء يتعلق بالبرنامج بما في ذلك المعلومات سواءً كانت شفهية أو مكتوبة (بما في ذلك الإلكترونية) من تأليف أو صياغة مؤسسة التنمية المستدامة و/أو عملائها بأي شكلٍ كان، وكافة المعلومات الناشئة عن أي معالجة على الحاسوب أو عملية تشغيل أو معالجة إلكترونية لأية معلومات من تأليف أو صياغة مؤسسة التنمية المستدامة و/أو عملائها و مستفيديها أو مبرمجيها بأي شكلٍ كان، وذلك في دورة استخدام أو تكوين البرنامج. وتتضمن بيانات مؤسسة التنمية المستدامة او مستفيديها على وجه التحديد، على سبيل المثال لا الحصر: 1) أياً من أو كل الاعتمادات الصادرة إلى مؤسسة التنمية المستدامة من العميل، والسجلات المتعلقة باستخدام مؤسسة التنمية المستدامة للبرنامج والخدمات وإدارة حسابات العميل وغير ذلك من معلومات مؤسسة التنمية المستدامة و، 2) أياً من أو كل الاعتمادات والمعلومات الخاصة بحسابات العميل، وأياً من وكافة السجلات المرسلة والمستلمة و/ أو التي صدرت بمعرفة أو لصالح عملائها، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، أ) كافة المحتويات بالبريد الإلكتروني، والترويسات، والمرفقات، و/ أو ب) أية معلومات لتعريف الشخصية أو معلومات مالية أو أية معلومات أخرى تخص العميل او المستفيد أو طرف ثالث، التي يخضع استخدامها أو إفشاؤها للقوانين المعمول بها، وفي كل ما سبق، أن تكون تلك المعلومات مدرجة بهذه السجلات أو أي سجلات أخرى أو أي سجلات تخص الموظف .

الطرف الثالث

وتعني: أي شركة / مورد/ جهة حكومية /غير حكومية/خارجية تجري معها مؤسسة التنمية المستدامة الأعمال وتكون أيضًا مصرح لها، بموجب السلطة المباشرة على مؤسسة التنمية المستدامة، بمعالجة البيانات التي لدى المؤسسة عن أصحاب البيانات، والموظفين، والموردين، ومقدمي الخدمات، والمتعاقدين وما إلى ذلك.

المساس بالبيانات

وتعني: أي اطلاع أو إفصاح أو استخدام أو حصول مؤكد أو محتمل وقوعه أو مشتبه في وقوعه وغير مصرح به على بيانات مؤسسة التنمية المستدامة او عملائها المحفوظة على الحواسيب وذلك بطريقة تهدد أمن وسرية وأمانة بيانات مؤسسة التنمية المستدامة او عملائها أو قدرة مؤسسة التنمية المستدامة أو المستخدمين النهائيين على الاطلاع على بيانات المؤسسة او احد مستفيديها او عملائها.

1.      

2.     ملكية البيانات وحمايتها.

 

‌أ-      يقر الموظف [1]أن كافة بيانات مؤسسة التنمية المستدامة او عملائها [2]التي قام الموظف باستلامها او تجميعها أو معالجتها أو تخزينها أو تسلمها بأي صيغة او شكل على سبيل المثال لا الحصر (ملف اكسل , ويب , اكسس , تقارير الميدان او تقارير المشاريع التي تم تنفيذها ) او بموجب منصبة الوظيفي خاصة بالمؤسسة، بالإضافة إلى أن كافة الحقوق (المتضمنة حقوق الملكية الفكرية وحقوق الملكية)، وسند / وسندات الملكية وفوائد سندات الملكية لا بد أن تكون ملكية حصرية للمؤسسة وللموظف رخصة محدودة وغير حصرية للاطلاع على بيانات المؤسسة او عملائها واستخدامها بموجب وظيفته بمفرده لأغراض استيفاء التزاماته،

 

‌ب-    لا يكون للموظف أي حق، سواء كان صريح أو ضمني، اطلاع الغير على بيانات مؤسسة التنمية المستدامة او عملائها أو محتوى هذه البيانات.

 

‌ج-    يجب على الموظف:

1.         التعامل مع بيانات مؤسسة التنمية المستدامة او عملائها على أنها سرية للغاية.

2.         فصل بيانات مؤسسة التنمية المستدامة او عملائها عن أي بيانات أخرى إلى أقصى حد ممكن،

3.         استخدام بيانات مؤسسة التنمية المستدامة او عملائها او المستفيدين من خدماتها فقط لأداء واجباته بموجب وظيفته وكذا بهدف المنفعة الخالصة لمؤسسة التنمية المستدامة و/ او عملائها و/أو المستخدمين النهائيين، وعليه أيضاً أن يسلم مشروع البيانات لمؤسسة التنمية المستدامة باعتبارها الجهة المعتمدة والمنوطة بحماية قاعدة البيانات.

4.         ألا يفشي أو ينقل او يناقش بيانات مؤسسة التنمية المستدامة او عملائها أو محتوى هذه البيانات إلى / او مع أي شخص أو جهة.

5.         وضع التدابير الكفيلة بمنع الأشخاص الذين يحق لهم استخدام أحد أنظمة المعالجة من الوصول إلى بيانات خارج نطاق احتياجاتهم والتصريحات الخاصة بهم.

6.         التأكد من وجود وضع التدابير اللازمة لضمان أنه لا يمكن قراءة البيانات في أثناء نقلها بطريق إلكتروني أو نسخها أو تعديلها أو حذفها دون تصريح.

7.         التأكد أن البيانات محمية ضد التدمير غير المرغوب فيه أو الفقد.

8.         التأكد من عدم الاحتفاظ بالبيانات لمدة أطول مما هو ضروري وتسليمها الى مدير الإدارة مباشرة فور الانتهاء من معالجتها والتأكد من عدم وجود أي نسخة محفوظة سواء الكترونية او منسوخة او مطبوعة.

‌د-      يقر الموظف انه لن يستخدم أياً من بيانات المؤسسة او عملائها لصالحه أو أي طرف ثالث، كما أنه لن يشترك في عملية "تنقيب عن البيانات" لأيٍ من بيانات المؤسسة او عملائها أو الاتصالات التي تجريها أو تتلقاها المؤسسة أو أي من المستخدمين النهائيين، سواء كان ذلك بطريقة آلية أو بتدخل بشري، باستثناء الحالات المعتمدة صراحةً وكتابةً من إدارة المؤسسة.

‌ه-      تحتفظ مؤسسة التنمية المستدامة بحقها في استخدام صلاحياتها للاطلاع والاستعادة لأي بيانات (أي من البيانات المحفوظة في البنية التحتية الخاصة بالموظف المتعلقة بالخدمات) في أي وقتٍ كان بتقديرها وحدها.

‌و-     يتأكد الموظف باستمرار انه ينفذ ويصون ويستخدم البنية التحتية الإدارية والفنية والشخصية والإجرائية والأمنية، بالإضافة إلى المرافق والأدوات والتقنيات والممارسات وغير ذلك من التدابير (يُشار إليها مجتمعة باسم "التدابير الوقائية")، بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، تشفير البيانات، وكشف التسلل، وأساليب الإبلاغ التي تعد ضرورية وكافية للآتي:

1)         حماية سرية وأمانة كافة بيانات مؤسسة التنمية المستدامة او عملائها المحفوظة والمخزنة والمعالجة و/ أو منقولة بطريقة إلكترونية،

2)         حماية كافة بيانات مؤسسة التنمية المستدامة او عملائها من الاطلاع أو التلف أو الاستخدام أو التعديل أو الإفصاح غير المصرح به.

‌ز-     تحتفظ مؤسسة التنمية المستدامة بحقها حصرياً في تعيين الحدود الجغرافية والموقع الخاص بالمرافق التي قد يتم فيها نقل وتخزين ومعالجة بيانات مؤسسة التنمية المستدامة او عملائها. لا يحق للموظف نقل أو بطريقة أخرى معالجة البيانات أو تغيير موقع المرافق المخزنة فيها بيانات مؤسسة التنمية المستدامة او عملائها دون سابق موافقة مكتوبة من المؤسسة.

 

3.     المساس بالبيانات.

1.     في حالة أي واقعة مساس بالبيانات، يبلغ الموظف / أو الطرف الثالث إدارة المؤسسة على الفور عند اكتشاف الموظف هذا المساس بالبيانات، ويحدد في إبلاغه:

أ‌.       طبيعة ومصدر هذه الواقعة،

ب‌.    طبيعة ونوع بيانات مؤسسة التنمية المستدامة او عملائها المقحمة في الواقعة،

ت‌.    الشخص أو الجهة المسؤولة عن المساس بالبيانات إذا كان ذلك معلوماً،

ث‌.    الإجراءات المتخذة أو المقترح اتخاذها من قبل الموظف للحد من أي أثر ضار لواقعة المساس بالبيانات هذه.

ج‌.     الإجراءات المتخذة أو المقترح اتخاذها من قبل الموظف لتصحيح أو جبر أو إصلاح الانتهاك أو منع وقوع مساس ببيانات مشابهة في المستقبل. ويبقي الموظف المؤسسة على اطلاع معقول بسير تنفيذ هذه الإجراءات التصحيحية والتخفيفية.

2.     يتعاون الموظف أو/ الطرف الثالث، تعاوناً وثيقاً مع مؤسسة التنمية المستدامة للتحري وجبر، و/ أو الرد على أي مساس بالبيانات. وإذا لم يقم الموظف أو الطرف الثالث (وهو يستطيع) على نحو يرضي مؤسسة التنمية المستدامة بشكل معقول، حل أي مساس بالبيانات فيحق لمؤسسة التنمية المستدامة أن تنهي التعاقد معه بأثر فوري.

3.     لا يحق للموظف أن يقدم إشعاراً بشأن أي مساس بالبيانات مباشرةً إلى أي جهة حكومية أو أي طرف ثالث، او للاثنين معا دون الحصول على تصريح كتابي سابق من المؤسسة.

 

4.     الإفشاء الإجباري.

1.     إذا كان إفشاء أي من بيانات المؤسسة او عملائها إجبارياً (سواء جاء بطريقة مباشرة أو غير مباشرة) بموجب حكم ملزم قانوناً أو أي صك قانوني أخر صادر عن أي جهة حكومية يكون لها سلطة قضائية على الموظف / الطرف الثالث أو البيانات التي يحتفظ بها أو يعالجها فعلى من اضطر لذلك محاولة اتخاذ الخطوات التالية قبل إفشاء بيانات المؤسسة او عملائها او المستفيدين من خدماتها:

أ‌.       إبلاغ إدارة المؤسسة على الفور بهذا الإفشاء الإجباري وأحكام هذا الإفشاء وتزويد المؤسسة بظروف الموظف القانونية فيما يتعلق بأن هذا الإفشاء وانه يعد ملزماً قانوناً للمؤسسة وأن الإجراءات القانونية التي اتخذت او ستتخذ صحيحة وكافية.

ب‌.    التشاور مع إدارة المؤسسة بشأن رد الموظف على هذا الطلب أو الأمر وذلك عند طلب تزويد مؤسسة التنمية المستدامة بنسخة حقيقية وصحيحة وكاملة من رد الموظف على هذا الطلب أو الأمر.

ت‌.    إبلاغ الجهة الحكومية بحصانة بيانات مؤسسة التنمية المستدامة او عملائها بموجب الاتفاقية العامة -ان وجدت- وقانون الجمعيات والمؤسسات الاهلية.

ث‌.    بذل قصارى جهده لإعادة توجيه تلك الجهة الحكومية لتطلب هذا الإفشاء مباشرةً من مؤسسة التنمية المستدامة أو، على الأقل، تعطي لمؤسسة التنمية المستدامة الفرصة لتوضيح موقفها لهذه الجهة الحكومية.

ج‌.     ان الحصول على تمديد لوقت الإفشاء عن بيانات مؤسسة التنمية المستدامة او عملائها يكفي للسماح لمؤسسة التنمية المستدامة بالحصول على أمر وقائي أو اتخاذ الإجراءات اللازمة الأخرى التي قد تراها مؤسسة التنمية المستدامة ملائمة للحفاظ على امتيازاتها وحصاناتها.

2.     يستمر الموظف في التشاور مع مؤسسة التنمية المستدامة واطلاعها على المستجدات الخاصة بالإفشاء والاستخدام اللاحق لبيانات مؤسسة التنمية المستدامة او عملائها او احد المستفيدين من خدماتها، بما في ذلك الاتصالات مع الجهات الحكومية فيما يخص بيانات المؤسسة او عملائها والتشاور مع المؤسسة قبل اتخاذ أي خطوات في هذا الصدد. وإذا كان الموظف ممنوع بموجب القانون من إبلاغ المؤسسة بشأن الإفشاء الذي طلبته الجهة الحكومية فيلتزم الموظف أيضاً باتخاذ الإجراءات المفروضة كما يجب عليه أن يبلغ المؤسسة في الحال بشأن انقضاء أو إنهاء أو رفع أو تعديل هذا المنع.

3.     بالإضافة إلى حقوق الإنهاء، يحق لمؤسسة التنمية المستدامة إنهاء عمل هذا الموظف بأثر فوري عند تسليم إشعار كتابي إذا انتهك الموظف أياً من الأحكام الواردة في هذه الوثيقة.

 

 

نقل البيانات في حالة انتهاء العمل أو انقضاءه.

أ‌.       عند انقضاء مدة العمل أو إنهائها، يسلم الموظف، كافة بيانات المؤسسة او بيانات عملائها او المستفيدين من خدماتها في صيغة أصلية مقروءة، ومتى كان ذلك ممكناً، يسعى لكي يحذف حذفاً آمناً كافة بيانات المؤسسة او عملائها المتعلقة بهذه النسخة من اجهزته وخوادمه وشبكاته وأنظمته، إذا لم يكن حذف هذه البيانات ممكناً فعلى الموظف أن يخطر المؤسسة بعدم قدرته على حذف البيانات مبيناً التفاصيل التي أثرت في البيانات وأين توجد هذه البيانات. يستمر الموظف في حماية بيانات المؤسسة او عملائها ويحافظ على سريتها. ويقدم لها دليلاً كتابياً وافياً بالمعلومات المنقولة أو المحذوفة.

ب‌.    على الموظف أن يضمن: 1) أن هذا النقل لبيانات المؤسسة او عملائها يتم باستخدام مرافق وأساليب وصيغ متوافقة ومتكاملة مع الأنظمة ذات الصلة في المؤسسة 2.) أن تتمتع مؤسسة التنمية المستدامة بحرية كافية للاطلاع على البيانات خلال مدة النقل كاملةً. ويتخذ الموظف كافة الإجراءات اللازمة (بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، العمل على نحو وثيق مع من يخلف الموظف) لتحقيق نقل ناجح وفعال وكفء لبيانات مؤسسة التنمية المستدامة او عملائها ونقل الخدمة بأقل قدر ممكن من التعطيل أو العرقلة لمؤسسة التنمية المستدامة أو المستخدمين النهائيين.

 

الاقرار الشخصي:

 

اؤكد أني قرأت وفهمت وسألتزم بما جاء في وثيقة الالتزام بسرية العمل طوال فتره عملي وارتباطي وتمثيلي لمؤسسه التنمية المستدامة وأدرك ان مخالفه اي مما ورد اعلاه يمكن ان يؤدى الى اتخاذ الإجراءات التأديبية ضدي فوراً والتي قد تصل إلى الفصل.

 

الاسم: __________________________

 

المسمى الوظيفي: __________________________

 

 

التوقيع: __________________________

 

 

التاريخ : ________________________