خطة استمرارية الأعمال

في الطوارئ

 

(خطة إحترازية لتسيير أعمال مؤسسة التنمية المستدامة – في ظل مخاطر إنتشار فيروس كورونا Covid-19)

 

مؤسسة التنمية المستدامة

 

 

مارس 2020م

 

 

فهرس المحتويات

أولاً: المُقدمة: 3

 أولويات ومسؤوليات مؤسسة التنمية المستدامة: 3

أولويات ومسؤوليات المؤسسة عند حدوث حالات الطوارئ: 4

ثانياً: الهدف من الخطة: 5

ثالثاً: بدء ومُدة التنفيذ: 5

رابعاً: الترتيبات: 6

خامساً: مراحل خطة عمل الطوارئ: 9

المرحلة الأولى للعمل عن بعد (العمل عن بعد بشكل جزئي): 9

المرحلة الثانية للعمل عن بعد (العمل عن بعد بشكل كامل): 12

المرحلة الثالثة استعادة الأعمال. 14

سادساً: السياسات والإمتثال: 16

سابعاً الملاحق: 17

 

 

 

 

 

أولاً: المُقدمة:

نظراً للكارثة الإنسانية التي تُصيب العالم حالياً وتهدد جميع الدول بسبب فيروس كورونا Covid-19 , بدأت جميع الدول والحكومات والمؤسسات والقطاعات بوضع خطط وإجراءات لمنع انتشار الفيروس والحفاظ الحد الأدنى من قوائم وجداول الأعمال بتحديد الأدوار والمسؤوليات وتفاصيل تنفيذ الأعمال خلال فترات الطوارئ. وبالرغم من انه لم يتم الإعلان من السلطات في اليمن والمنظمات والوكالات الدولية ذات الصلة عن وجود أي إصابة بكورونا حتى الآن، لكن خطر تفشي الفيروس ما زال قائماً بعد وصوله إلى دول الجوار، رغم إغلاق المنافذ وتعليق الرحلات الجوية.

وعليه فقد قامت مؤسسة التنمية المستدامة بتطوير خطة استمرارية العمل للحد من انقطاع خدماتها في أوقات الكوارث والأزمات والتوترات الأمنية وانتشار الأوبئة . والخطة تحدد ما ينبغي أن يتم فعله في حال عدم التمكن من القيام بأنشطة الأعمال الاعتيادية وذلك بسبب حدث معطل مثل انتشار الأمراض والأوبئة الكوارث الطبيعية التي تعيق وتمنع قدرة المنتسبين للوصول لمبنى المؤسسة ومعداتها أو فقدان نسبة كبيرة من الموظفين لممارسة مهامهم.

تقدم هذه الخطة المعلومات اللازمة في ظل انتشار وباء فيروس كورونا وطرق الاستجابة له والحفاظ على استمرارية الأنشطة الضرورية / الأساسية وتوفير القدرة الى العمليات الطبيعية.

 

·      أولويات ومسؤوليات مؤسسة التنمية المستدامة:

 

يعد الوضع الانساني في اليمن كارثي و في تدهور سريع. ومن ثم ، فإن مؤسسة التنمية المستدامة تدرك أن الاستجابة الإنسانية ضرورية للحفاظ على تركيزها الاستراتيجي على توفير الخدمات المباشرة والمساعدة المنقذة للحياة وحماية المجتمعات الضعيفة.

و في الواقع ، تستند أنشطة المشروعات التي تقترحها وتنفذها مؤسسة التنمية المستدامة إلى أهدافها الأساسية مع التركيز بشكل رئيسي على تحقيق رؤيتها ورسالتها نحو التنمية المستدامة على المدى الطويل. يركز هدف مؤسسة التنمية المستدامة لعام 2020 وحتى 2022م على :

1.    مساعدة وحماية السكان المتأثرين بالنزاع ، وبالتالي فإن جهود المؤسسة تضمن تحقيق جميع المشروعات لأهدافها والوصول الى المخرجات المتوقعة للمجتمعات المستضعفة المستهدفة.

2.    تعزيز التمكين الاقتصادي وسبل العيش ،

3.    تعزيز فرص التعليم للجميع وإتاحة الفرص لهم.

4.    المساهمة في بناء السلام والحوكمة الجيدة لتهيئة بيئة آمنة ومواتية وصحية تستند إلى مبادئ حقوق الإنسان.

5.    تتطلع جميع الجهات الفاعلة الرئيسية في مشاريع مؤسسة التنمية المستدامة أن يصل العمل الإنساني الفعال المبدئي إلى من هم في أمس الحاجة إليها وتلتزم مؤسسة التنمية المستدامة بضرورة أن تستند خططها إلى الأدلة والقدرة الفعلية.

6.    تضمن مؤسسة التنمية المستدامة أن يركز تخطيط البرامج وإدارتها على المساءلة والشفافية وفعالية التكلفة خلال دورة حياة المشروع.

7.    لدى مؤسسة التنمية المستدامة مشاريع تنفذ و قيد التوسع في كل من أمانة العاصمة ، صنعاء ، حجة ، الحديدة ، عدن ، ذمار ، البيضاء ، إب ولحج. تتولى مؤسسة التنمية المستدامة سلسلة من الإجراءات لبناء شراكات وتعزيز العلاقات مع السلطات المحلية والقطاع الخاص والمنظمات غير الحكومية والمنظمات الإقليمية والدولية.

 

.

 

أولويات ومسؤوليات المؤسسة عند حدوث حالات الطوارئ:

 

 

 

 

 

ثانياً: الهدف من الخطة:

·       تنظيم اعمال مؤسسة التنمية المستدامة اثناء فترة طوارئ الإحترازيه للتصدي لفيروس كورونا Covid-19.

·       تحديد أولويات العمل في حال الكوارث والمخاطر واثارها على خدمات المؤسسة.

·       توضيح الإجراءات التي سوف يتم اتخاذها في جميع مراحل الخطة.

·       مساعدة الموظف وأفراد المجتمع على البقاء آمنين وفي صحة جيدة أثناء حدوث حالة طوارئ والتعافي منها سريعًا.

 

 

ثالثاً: بدء ومُدة التنفيذ:

·       يتم البدء بتنفيذ خطة طوارئ – وباء فيروس كورونا ابتداء من 29 من مارس 2020.

·       مدة الخطة 14 يوم قابلة للتمديد – وفقاً لمعلومات وتوصيات السلطات الرسمية ومنظمة الصحة العالمية.

·       يتم انهاء الخطة وإعادة تعافي وفقاً لبيان رسمي إضافة الى تأكيد رسمي من السلطات الرسمية ومنظمة الصحة العالمية بزوال الخطر.

 

 

 

 

 

 

 

 

رابعاً: الترتيبات:

·      بناء على التعليمات الاحترازية لعدم انتشار فيروس "كورونا"، التي تلقتها المؤسسة من قبل (الأمانة العامة للمجلس الأعلى لإدارة وتنسيق الشئون الإنسانية والتعاون الدولي) وكذلك السلطات المحلية وتوصيات منظمة الصحة العالمية، وحرصاً من إدارة المؤسسة للإستجابة العملية للإجراءات الإحترازيه ولإستمرارية تنفيذ الأنشطة الإنسانية اثناء هذه المرحلة فقد أقر مجلس إدارة المؤسسة الترتيبات التالية:

ü     دخول المؤسسة مرحلة العمل الطارئ وتفعيل سياسة العمل عن بعد بمرحلتيه بناء ً على المستجدات والتداعيات وذلك بهدف تمكين الموظفين من إمكانية انجاز الأعمال والمهام من مقر إقامتهم، إلا في حالات الضرورة القصوى:

- مرحلة أولى: العمل عن بعد بشكل جزئي.

- مرحلة ثانية: العمل عن بعد بشكل كامل (أثناء الحضر).

- مرحلة الثالثة: خطة الاستعادة للأعمال (بعد انتهاء الخطر).

 

ü     تشكيل لجنة الطوارئ العليا لتسيير أعمال المؤسسة خلال فترة الطوارئ الحالية على أن تبداء أعمالها ابتداء من بدء تنفيذ هذه الخطة (الفقرة الثالثة) كالتالي:

·       لجنة الطوارئ العليا (الفريق الرئيسي):

 

·       الأدوار والمسؤوليات

 

 

ü     الغاء جميع الاجتماعات في كافة الفروع والمكاتب التابعة لمؤسسة التنمية المستدامة وإستبدال طريقة الإجتماعات التقليدية بطرق الإجتماع عبر الصوت او الفيديو والإستعانة بإدارة تكنولوجيا المعلومات بتوفير أدوات وتكنولوجيا الإجتماعات عن بعد.

ü     الغاء جميع مهام وتكاليف السفر وجميع الورش والتدريبات المخطط لها وكذلك أي أنشطة يتخللها اجتماع او لقاءات مباشرة مع أشخاص وكذلك الحد من التنقلات والنزول الميدانية بين المحافظات إلا للضرورة القصوى تخضع تلك الحالات الضرورية للإجراءات المفروضة والمتبعة من وزارة الصحة والجانب الأمني.

ü     على جميع مدراء الإدارات والمشاريع تحديد مجموعات العمل خلال الفترة والتناوب خلال مرحلة العمل عن بعد الأولى وكذلك الثانية وارسالها للموارد البشرية، مرفق الجدول للأشخاص ومسمياتهم ومعلومات التواصل معهم.

ü     يقوم مدراء الإدارات والمشاريع والإدارة المالية بالرفع للإدارة عن الأنشطة التي سيتم ايقافها على مستوى كل مشروع، نظراً لطبيعتها وللوضع واقتراح اليات وأساليب امنه للتنفيذ ان أمكن، وكذلك توثيق كل ما سبق بمراسلات مع المانحين والجهات المختصة لمعرفة وتوثيق حجم وتفاصيل تأثر مشاريع المؤسسة خلال فترة تنفيذ هذه الخطة.

ü     يقوم مدراء الإدارات والمشاريع بمتابعة إنجاز الأعمال والتقارير خلال مراحل العمل عن بعد والرفع بتقارير التخصصية للجنة الطوارئ.

 

خامساً: مراحل خطة عمل الطوارئ:

المرحلة الأولى للعمل عن بعد (العمل عن بعد بشكل جزئي):

-        تعريف المرحلة: وهي مرحلة تقليص عدد الموظفين المتواجدين في اماكن العمل في المؤسسة الى ما يقارب 80%.

-        البدء بتنفيذ المرحلة: إبتداء من 29 من مارس 2020.

-        دواعي الدخول في المرحلة: إجراءات إحترازية لتفشي وباء فيروس الكورونا.

-        فترة المرحلة: الى حين يتطلب الأمر الدخول في المرحلة الثانية (مرحلة الحضر) وذلك بناء على تقارير الجهات المختصة والرسمية.

-        ساعات العمل اليومية: ساعات العمل المعتمده للمرحلة الأولى للتواجد في أماكن العمل لفريق الطوارئ ولجنة الطوارئ هي 6 ساعات عمل (من الساعة التاسعة صباحاً حتى الثالثة عصراً). وكذلك لجميع الموظفين العاملين من المنازل عن بعد الإلتزام بالعمل خلال هذه الفترة وأن يكونوا متاحين ومتوفرين خلال ساعات العمل اليومية لخطة الطوارئ وهي كذلك من الساعة التاسعة صباحاً – حتى الثالثة عصراً. وعلى مدراء الإدارات الحرص على التواصل الدائم ومتابعة الإنجاز والإلتزام.

-        فريق الطوارئ في المؤسسة خلال المرحلة الاولى:

المركز الرئيسي

 

·       طاقم العمل في الفروع:

 

 

-        متطلبات ومسؤوليات التنفيذ:

 

 

المرحلة الثانية للعمل عن بعد (العمل عن بعد بشكل كامل):

 

-        تعريف المرحلة: وهي مرحلة العمل الكامل للموظفين من أماكن سكنهم. سيعمل جميع منتسبي المؤسسة بالعمل من المنزل وفي حالة تم طلب الاستجابة فعلى الموظف التجاوب سواء اكان العمل من البيت او نزول ميداني.

-        البدء بتنفيذ المرحلة: عند اعلان الجهات الرسمية تطبيق منع التجول.

-        دواعي الدخول في المرحلة: تسيير أعمال المؤسسة اثناء مرحلة طوارئ تفشي فيروس الكورونا.

-        فترة المرحلة: الى حين انتهاء فترة الطوارئ وذلك بناء على تقارير الجهات المختصة والرسمية.

-        ساعات العمل اليومية: ساعات العمل المعتمده للمرحلة الثانية للمتواجدين في أماكن سكنهم بنظام العمل عن بعد هي 6 ساعات عمل (من الساعة العاشرة صباحاً حتى الرابعة عصراً). وعلى مدراء الإدارات الحرص على التواصل الدائم ومتابعة الإنجاز والإلتزام.

 

-        فريق الطوارئ في المؤسسة خلال فترة الحجر ومنع التجوال:

 

 

-        متطلبات ومسؤوليات التنفيذ للمرحلة الثانية (اثناء حضر التجول):

 

المرحلة الثالثة استعادة الأعمال

-        تعريف المرحلة: وهي مرحلة العمل الكامل للموظفين وعودتهم لمزواله مهامهم في أماكن عملهم.

-        البدء بتنفيذ المرحلة: عند اعلان الجهات الرسمية إزالة الخطر.

-        دواعي الدخول في المرحلة: تسيير وتعافي أعمال المؤسسة بعد مرحلة طوارئ تفشي فيروس الكورونا.

-        فترة المرحلة: الى حين انتهاء فترة الحظر وذلك بناء على تقارير الجهات المختصة والرسمية.

-        ساعات العمل اليومية: ساعات العمل المعتمدة للمرحلة الثالثة ساعات العمل القانونية او ما يتم اعتماده من رئيس المؤسسة.

وفي الوقت الراهن فساعات الدوام هي 8 ساعات عمل (من الساعة الثامنة صباحاً حتى الرابعة عصراً). وعلى مدراء الإدارات الحرص على التواصل الدائم ومتابعة الإنجاز والالتزام.

 

v    خطوات الاستعادة للأعمال :

 

 

 

سادساً: السياسات والإمتثال:

ü     مواعيد الدوام وساعات العمل.

ü     مدونة السلوك الخاصة بالمؤسسة.

ü     السرية وحماية البيانات.

ü     سياسة العمل عن بعد المقترحة.

ü     مدونة استخدام الأيميل.

ü     قواعد وتعليمات السلامة والصحة.

 

 

 

 

سابعاً الملاحق:

 

 

ملحق رقم (1):

جدول بأسماء الموظفين الذين تم رفعهم من قبل مدراء الإدارات للدوام خلال المرحلة الأولى (تقليص عدد الموظفين – الدوام عن بعد الجزئي):

فريق الحماية والتعليم:

 

 

خطة العمل الطارئة والخاصة بتنفيذ انشطة مشروع النازحين

 

خطة العمل الطارئة والخاصة بتنفيذ انشطة المشروع ودوام فريق العمل التابع له