"دليل سياسات وإجراءات صرف بدل السفر الداخلي والخارجي لمهمات العمل الرسمية والتدريب لمؤسسة التنمية المستدامة “

يناير 2021

 

◄  فهرس المحتويات

◄ أولاً المقدمة 3

◄ ثانياً الأهداف 3

◄ ثالثاً: التسمية ونطاق السريان والتعاريف 4

◄ رابعاً: أحكام وضوابط صرف النفقات المتعلقة بمهام العمل الرسمي أو التدريب 4

أولا أحكام وضوابط عامة: 4

ثانياُ :أحكام وضوابط خاصة: 5

ضوابط صرف النفقات المتعلقة بمهام العمل الرسمي داخل الجمهورية: 5

ضوابط صرف النفقات المتعلقة بمهام العمل الرسمي خارج الجمهورية: 6

ضوابط صرف النفقات المتعلقة بمهام التدريب: 6

◄ خامسا: إجراءات التكليف بمهام العمل الرسمي أو التدريب 7

أ‌. الخطوات المطلوبة لإجراءات ما قبل الذهاب إلى المهمة: 7

ب‌. الخطوات لإجراءات ما بعد العودة من المهمة: 8…….…..……..………………….………………………….……

◄ ملحق (ا) 9

◄ النماذج 10

 

 

 

 

أولاً المقدمة

تعرف المهمة بأنها سفر الموظف/الموظفة من مقر عمله إلى جهة أخرى سواءً داخل اليمن أو خارجها وذلك لإنجاز مهمة عمل محددة والتي تكون في العادة:

-        التفاوض مع الجهات التي تتعامل معها مؤسسة التنمية المستدامة.

-        استكمال بعض الأعمال لدى الجهات التي تتعامل معها مؤسسة التنمية المستدامة او المتعهدين،

-        مهام أخرى يكلف بها الموظف من إدارة مؤسسة التنمية المستدامة.

 

وبناءً على ذلك سوف يتم التطرق في هذا الدليل إلى السياسات والضوابط والإجراءات التي يجب اتباعها في إدارة مهمات العمل الرسمية .

◄ ثانياً الأهداف

يهدف هذا الدليل إلى ما يلي:

1.     تنظيم إجراءات سفر موظفي مؤسسة التنمية المستدامة في المهمات الرسمية داخل البلاد وخارجها وأسس صرف البدلات المتعلقة بهذه المهمات.

2.     وضع الضوابط للمهمات الرسمية عند التكليف بمهام العمل الرسمية أو التدريب.

3.     التوضيح للمكلف أو المتدرب بالمزايا التي يحصلون عليها عند تكليفهم بأعمال أخرى بالإضافة لمهامهم.

◄ ثالثاً: التسمية ونطاق السريان والتعاريف

1-     يسمى هذا الدليل بـ (دليل سياسات وإجراءات صرف بدل السفر الداخلي والخارجي لمهمات العمل الرسمية والتدريب).

2-     يسري هذه الدليل على:

‌أ.       كافة موظفي مؤسسة التنمية المستدامة الرسميين

‌ب.    الموظفين المعينين فيها بعقد قصير الأجل

‌ج.     عقد تقديم خدمات مباشرة.

‌د.      موظفي طرف ثالث معتمد ميزانيته من قبل المانح.

3-     لأغراض تطبيق هذا الدليل تكون للألفاظ والعبارات التالية المعاني المبينة قرين كل منها ما لم يدل سياق النص على معنى أخر:

الموظف : الموظف المكلف بالسفر من مقر عملة الدائم الى أي محافظة أخرى داخل الجمهورية أو خارجها ، ويكلف الموظف بقرار من (المدير التنفيذي / مدير المشروع) بالسفر داخل الجمهورية لأداء مهمة عمل رسمية أو مهمة تدريب ويكلف من رئيس المؤسسة بالسفر خارج الجمهورية لأداء مهمة عمل رسمية أو مهمة تدريب.

مهمة العمل الرسمي: عمل محدد يكلف به الموظف منفردا أو ضمن فريق من مقر عملة الى جهة أخرى في محافظة أخرى داخل أو خارج الجمهورية لاستكمال بعض الاعمال لدى الجهات التي تتعامل معها المؤسسة أو لتحقيق غرض أو منفعة محددة لصالحها.

مهمة التدريب: أيفاد الموظف منفردا أو ضمن فريق للمشاركة في دورة أو برنامج أو نشاط تدريبي معين في محافظة أخرى داخل أو خارج الجمهورية لتنمية مهارته ومعارفه الشخصية بهدف تحسين أدائه الوظيفي.

بدل السفر: مبلغ مالي يمنح للموظف المكلف في مهمة عمل رسمية أو مهمة تدريب لمواجهة نفقات السكن والغذاء لقيامة بالمهمة.

الاستضافة الكاملة: تحمل كافة نفقات الموظف المكلف للقيام بتنفيذ مهمة سفر أو مهمة التدريب.

الاستضافة الجزئية: تحمل جزء من نفقات الموظف المكلف للقيام بتنفيذ مهمة سفر أو مهمة التدريب.

◄ رابعاً: أحكام وضوابط صرف النفقات المتعلقة بمهام العمل الرسمي أو التدريب

أولا أحكام وضوابط عامة:

1-     يعتبر الموظف في مهمة رسمية أذا تم تكليفه من قبل إدارة المؤسسة او إدارة المشروع للقيام بإحدى المهام الرسمية أو التدريبية.

2-     يعتبر الموظف في مهمة رسمية ولا يعتمد بدل سفر في حالة كان عقده يتضمن النزول الى فروع المؤسسة او مواقع تنفيذ الأنشطة في المحافظات لأجل متابعة الاعمال او الاشراف عليها ويستحق فقط بدل انتقال في حال عدم توفير وسيلة مواصلات له من قبل المؤسسة بشرط ان يكون هناك مخصصات في موازنة المشروع.

3-     تؤمن المؤسسة جميع المتطلبات الخاصة بتنفيذ مهمات العمل الرسمي أو التدريب سواء داخل الجمهورية أو خارجها على سبيل الذكر (وسائل النقل، التأشيرات، تصاريح السفر، رسوم الدورات التدريبية ... الخ).

4-     لا تلتزم المؤسسة بأي نفقات للسفر لا يوجد لها بند في موازنة المشاريع او المؤسسة.

5-     وجود رصيد في المخصصات المعتمدة في موازنة المؤسسة أو موازنة المشاريع لمواجهة صرف هذه النفقات المتعلقة بتنفيذ المهام الرسمية أو التدريبية.

6-     تصرف المبالغ المتعلقة بنفقات تنفيذ مهام العمل الرسمي أو التدريب بنفس عملة الموازنة المعتمدة.

7-     تبدأ المهمة من تاريخ يوم السفر وتنتهي في تاريخ يوم الوصول من السفر.

8-     إذا تم تكليف الموظف في مهمة عمل رسمية داخل أو خارج الجمهورية في ضيافة إحدى الجهات المحلية أو الدولية أو المنظمات الأجنبية استضافه كاملة خفض بدل السفر المستحق بنسبة (75%) أما في حالة كانت الاستضافة جزئية خفض بدل السفر المستحق بنسبة (50%) عما هو مقرر.

9-     في حالة اصطحاب الموظف عائلته عند السفر بمهمة عمل رسمية أو تدريبية يكون ذلك على حسابه الخاص.

10-  يتم صرف ما نسبته 80% من أجمالي بدل السفر المستحق للموظف الموفد في مهمة عمل رسمي أو تدريبي قبل السفر ويتم صرف ما نسبته 20% من أجمالي بدل السفر عند العودة من مهمة العمل الرسمي او التدريبي بعد الرفع النهائي لتقرير مهمه السفر، كما يجوز صرف مبلغ بدل السفر كامل 100 % أذا قام الموظف بتنفيذ مهمة العمل الرسمي أو تدريبي التي تم تكليفه بها قبل صرف الدفعة الأولى وتم تقديم كافة الوثائق المطلوبة لصرف بدل السفر.

11-  تصرف المبالغ الخاصة ببدل التنقل كاملة قبل سفر الموظف الموفد بمهمة عمل رسمي وذلك عند صرف الدفعة الأولى من بدل السفر والموضحة في الملحق(أ).

 

 

12-  يتوجب على الموظف فور عودته من مهمة العمل الرسمي أو التدريبي إعداد تقرير مفصل عن المهمة التي أرسل إليها ورفعه للإدارات المعنية خلال فترة لا تتجاوز عشرة أيام متتالية من تاريخ انتهاء مهمة السفر ماعدا إذا كان التقرير طارئ فيتم اعداد التقرير والتصفية خلال ثلاثة أيام من تاريخ العودة كحد اقصى" مالم يتحمل الموظف كافة تكاليف بدل السفر المنصرف له ويتم استقطاعها من راتبه للشهر التالي.

13-  يعامل كلا من أعضاء مجلس الأمناء وموظفي الجهات الرقابية الخارجية التي على المؤسسة بنفس معاملة رئيس المؤسسة عند تكليفهم في مهمة عمل رسمية وبموجب تكليف من قبل رئيس المؤسسة وتصرف مستحقاتهم كامله قبل السفر.

14-  في الحالات العملية والمتعلقة بمهام السفر والتي ما لم يرد به نص في هذه الدليل يتم الرفع بها من قبل أدارة الموارد البشرية الى المدير التنفيذي مع توضيح أسباب عدم أمكانية تطبيق هذا الدليل وعمل مقترح لمعالجة هذه الحالات والعمل به بعد موافقة المدير التنفيذي وتعميد رئيس المؤسسة.

15-  أدارة الموارد البشرية هي المعنية في تنفيذ ومراقبة أحكام هذه الدليل تحت إشراف مباشر من قبل المدير التنفيذي.

ثانياُ: أحكام وضوابط خاصة:

ضوابط صرف النفقات المتعلقة بمهام العمل الرسمي داخل الجمهورية:

1-     يحدد قيمة بدل السفر الداخلي الموحد للموظفين باستثناء رئيس المؤسسة ونوع عملة الموازنة وبحسب الاتي:

 

2-     تخفض قيمة بدل السفر الداخلي اليومي المستحق للموظف الموفد في مهمة عمل رسمي بمقدار) 25%) عن ما هو مقرر إذا زادت المهمة عن عشرة أيام متتالية ويعمل بالقيمة المخفضة اعتبارا من اليوم التالي لانقضاء اليوم العاشر على ألا تتجاوز المدة الإجمالية للمهمة خمسة عشر يوم بأي حال من الأحوال.

3-     في حالة التكليف لمهمة عمل الى محافظة أخرى وليوم واحد فقط ولا تستدعي المهمة المبيت يستحق الموظف بدل سفر بواقع 30% من قيمة بدل السفر المقرر لذلك اليوم.

4-     في حال التكليف لمهمة عمل في إحدى المديريات التابعة لنفس المحافظة واستدعت المهمة المبيت في المديرية يستحق الموظف30% من بدل السفر وفق ما هو معتمد للمهمات في المحافظات وفي حال عدم المبيت لا يستحق الموظف أي بدل سفر.

5-     تقوم المؤسسة بتوفير وسيلة نقل لنقل الموظف الموفد في مهمة عمل رسمي الى مركز المحافظة التي فيها المهمة وبإحدى الطرق الاتية:

أ‌-       استئجار سيارة على حساب المؤسسة لنقل الموظف من مركز المحافظة التي فيها مقر عمله الى مركز المحافظة التي فيها المهمة والعودة.

ب‌-    قطع تذكر سفر عبر إحدى شركات النقل البري من مركز المحافظة التي فيها مقر عمله الى مركز المحافظة التي فيها المهمة والعودة.

ت‌-    قطع تذكر سفر (درجة سياحية) عبر إحدى شركات الطيران من مركز المحافظة التي فيها مقر عمله الى مركز المحافظة التي فيها المهمة والعودة.

ث‌-    صرف مبلغ نقدي مقطوع بحسب عملة موازنة المشروع والموضحة في الملحق (أ):

6-     في حالة كانت طبيعة المهمة المكلف بها الموظف تتطلب التنقل بين مديريات المحافظة المختلفة تقوم المؤسسة بتوفير وسيلة نقل للموظف بإحدى الطرق الاتية:

أ‌-       توفير سيارة من سيارات فرع المؤسسة في المحافظة أن وجدت.

ب‌-    استئجار سيارة على حساب المؤسسة لنقل الموظف من مركز المحافظة الى المديرية التي فيها المهمة والعودة.

ت‌-    صرف مبلغ نقدي مقطوع بحسب عملة موازنة المشروع وبحسب الاتي:

 

 

ضوابط صرف النفقات المتعلقة بمهام العمل الرسمي خارج الجمهورية:

1-     يعتبر الموظف الموفد إلى خارج الجمهورية في مهمة عمل رسمي إذا توافرت الشروط الآتية:

-        أن الهدف من السفر لتحقيق منفعة لصالح المؤسسة.

-        أن تكون المهمة بناءً على تكليف رسمي من رئيس المؤسسة او من ينوبه .

2-     يمنح الموظف الموفد في مهمة عمل رسمي إلى إحدى الدول العربية أو الأجنبية بدل سفر عن كل ليلة يقضيها في البلد الذي يقصده لأداء المهمة.

3-     تحدد قيمة بدل السفر الخارجي بحسب الجدول الاتي:

 

 

4-     يحتسب استحقاق بدل السفر الخارجي بحسب المدة الفعلية للمهمة وبما لا يتجاوز سبعة أيام فقط كحد أقصى مضافاً إليها يومين المحددة للتنقل والسفر.

5-     تتحمل المؤسسة قيمة تذكرة سفر للموظف الموفد في مهمة عمل رسمي خارج الجمهورية وذلك عبر إحدى شركات الطيران وبحسب النوع المحدد في جدول بدل السفر.

6-     تقوم المؤسسة بتأمين تذاكر السفر، وذلك على أساس أقصر وأوفر خط مباشر بين مقر العمل ومكان المهمة، ويمكن تغيير خط السير أو خطوط الطيران أو فئة التذكرة وذلك وفق الأسعار التفضيلية التي تحصل عليها مؤسسة التنمية المستدامة من الوكالات السياحية على ألا يترتب على مؤسسة التنمية المستدامة أية مصاريف إضافية.

7-     في حالة عدم توفر خط سير مباشر إلى مكان المهمة تقوم مؤسسة التنمية المستدامة بصرف تذكرة للموظف إلى أقرب مطار من مقر المهمة، كما تعوضه عن التكاليف الفعلية التي يتكبدها إلى مكان المهمة مقابل ما يثبت ذلك.

8-     تتحمل المؤسسة تكاليف التنقلات الداخلية للموظف الموفد في مهمة عمل رسمي خارج الجمهورية (من المطار الى الفندق والعودة ومن الفندق الى المقر التي فيها المهمة وتصرف بعد عودة الموظف من مهمة العمل بشرط أرفاق ما يؤكد صرف مبلغ التنقلات.

ضوابط صرف النفقات المتعلقة بمهام التدريب:

1-     يعتبر الموظف في مهمة رسمية خلال فترة مشاركته في أي دورة تدريبية أو برنامج أو نشاط تدريبي معين في محافظة أخرى داخل الجمهورية أو خارج الجمهورية لتنمية مهارته ومعارفه الشخصية بهدف تحسين أداؤه لوظيفته.

2-     أن تكون المهمة بناءً على تكليف رسمي من رئيس المؤسسة او المدير التنفيذي لمهام التدريب داخل الجمهورية، ومن رئيس المؤسسة لمهام التدريب خارج الجمهورية.

3-     يتم احتساب بدل السفر المستحق للموظف الموفد للتدريب داخل الجمهورية أو خارجها وفق الإجراءات والمبالغ المعتمد للموظف الموفد بمهمة عمل رسمي داخل الجمهورية أو خارجها مع مراعاة ما يلي:

أ‌-       إذا كانت مدة التدريب عشرة أيام فأقل يمنح الموفد للتدريب نفس بدل السفر اليومي للموفد في مهمة عمل رسمي.

ب‌-    إذا كانت مهمة التدريب داخل الجمهورية وزادت مدة التدريب عن عشرة أيام ولغاية شهر تخفض قيمة بدل السفر بنسبة (50%) من القيمة المقررة لبدل السفر المقر للموفد في مهمة عمل رسمي اعتبار من اليوم التالي لانقضاء الأيام العشر الاولى، أما أذا كانت مهمة التدريب خارج الجمهورية وزادت مدة التدريب عن عشرة أيام ولغاية شهر فان الموفد يستحق مبلغ مقطوع كبدل سفر بواقع (1,500$) ألف وخمسمائة دولار أمريكي.

ت‌-    إذا كانت مدة التدريب تزيد عن شهر فيتم تشكيل لجنة برئاسة رئيس المؤسسة لتحديد مبلغ بدل السفر والتكاليف الأخرى بحسب أمكانية وقدرة المؤسسة المالية.

 

 

◄ خامساً: إجراءات التكليف بمهام العمل الرسمي أو التدريب

أ‌.       الخطوات المطلوبة لإجراءات ما قبل الذهاب إلى المهمة:

 

 

 

 

 

 

 

 

ب‌.   الخطوات لإجراءات ما بعد العودة من المهمة:

 

المرفقات:

 

·      ملحق (أ) احتساب تذاكر السفر بين المحافظات

·      نموذج طلب مهمه سفر (في النظام)

·      نموذج تقرير مهمة سفر (في النظام)

 

 

 

 

 

 

◄ ملحق (أ)

 

جدول مستحقات بدل الانتقال النقدي